Dane osobowe i bezpieczeństwo

TraxSystem nie jest „zgodny z RODO” sam z siebie i nikt nie może tego obiecać za administratora danych. Zgodność zależy od tego, jak system zostanie skonfigurowany i jakie terminy retencji ustali administrator. Dostarczamy mechanizmy potrzebne do zgodności: retencję, anonimizację, audyt i ograniczenie widoczności.

Jakie dane osobowe przetwarza TraxSystem

Z natury swojego działania TraxSystem przetwarza dane osób, które wjeżdżają i wchodzą na teren: kierowców, gości, pracowników i pracowników firm zewnętrznych. Zakres obejmuje imię i nazwisko, datę urodzenia, numer dokumentu, numer telefonu, nazwę firmy i obraz dokumentu ze skanu, a przy rejestracji czasu pracy również dane o obecności. Do tego dochodzą zdjęcia i krótkie klipy wideo z kamer, zapisywane przy wjeździe, wyjeździe i przejściach przez punkty kontroli dostępu; widać na nich pojazd, tablicę rejestracyjną, a często także osobę.

Dane o obecności pracownika mają przy ocenie skutków inną wagę niż numer rejestracyjny pojazdu. W TraxSystem podlegają tym samym mechanizmom retencji co pozostałe dane.

Jak długo system przechowuje dane: retencja i anonimizacja

Reguły retencji w TraxSystem ustala administrator danych, osobno dla poszczególnych kategorii, w tym osobno dla zdjęć i dla klipów z kamer (domyślnie po 60 dni). Mechanizm retencji uruchamia się raz dziennie i usuwa dane, których termin minął.

Anonimizacja jest nieodwracalna. Zastępuje dane osobowe wartościami, które nie pozwalają na identyfikację, a numery telefonów usuwa zamiast je zastępować. Uprzedzamy o tym przed wdrożeniem, bo zanonimizowanych danych nie da się odtworzyć.

Skany dokumentów i załączniki mają osobną konfigurację retencji, niezależną od rekordów tekstowych, bo obraz dokumentu dostawy i wpis o wjeździe nie muszą mieć tego samego terminu.

Retencja nie czyści kopii zapasowych, bo kopia jest osobną procedurą. Politykę wobec archiwów kopii ustala administrator.

Kto ma wgląd w dane: uprawnienia, zakres widoczności i audyt

Dostęp do danych w TraxSystem wyznaczają dwie warstwy: uprawnienia i zakres widoczności.

Uprawnienia określają, co użytkownik może zrobić. Jest ich 217 w 24 grupach i przypisuje się je do ról. Są celowo drobne, więc operator dostaje dokładnie tyle, ile potrzebuje.

Zakres widoczności określa, jakie dane użytkownik widzi: które obiekty docelowe i typy wjazdu. Reguła jest zaporowa: brak przypisanej roli oznacza brak dostępu do danych. Zakres obowiązuje również w raportach i w eksporcie, więc pobranie pliku go nie omija.

Audyt zapisuje ślad zmiany razem z kontem użytkownika i czasem. Odpowiada na pytanie audytora „kto zmienił tę wartość” i na pytanie inspektora „kto oglądał te dane”.

Czy występuje podmiot przetwarzający i umowa powierzenia

Odpowiedź zależy od wariantu wdrożenia TraxSystem. Oprogramowanie jest w obu wariantach takie samo, a różnica dotyczy ról prawnych.

Przy wdrożeniu na Twoim serwerze dane osobowe kierowców nie opuszczają Twojej infrastruktury i nie ma ani podmiotu przetwarzającego, ani transferu do państwa trzeciego. Dla części organizacji jest to warunek zaporowy i wtedy wybór jest prosty.

Przy wdrożeniu w chmurze system hostujemy my, więc EROW występuje jako podmiot przetwarzający. Podpisujemy umowę powierzenia, a Ty pozostajesz administratorem danych.

Od wyboru infrastruktury zależy odpowiedź na pytanie o podpowierzenie. Na naszej infrastrukturze podprocesor nie występuje. Na infrastrukturze zewnętrznego dostawcy pojawia się podprocesor, którego ujawniamy w umowie powierzenia. Ustal to przed wypełnieniem dokumentów, bo ten sam produkt ma wtedy dwa różne profile zgodności.

Gdzie fizycznie są przechowywane dane

Przy wdrożeniu TraxSystem w chmurze dane są przechowywane w Polsce. Nie ma transferu poza Europejski Obszar Gospodarczy ani do państw trzecich, więc nie trzeba sięgać po standardowe klauzule umowne.

Przy wdrożeniu na Twoim serwerze dane są tam, gdzie stoi Twój serwer.

Zgoda kierowcy i klauzula informacyjna

Kiosk TraxSystem nie zbiera od kierowcy zgody na przetwarzanie danych. Podstawę prawną przetwarzania i treść klauzuli informacyjnej ustala administrator danych, czyli zakład. Jeżeli zakład chce, żeby kierowca potwierdził zapoznanie się z klauzulą, może ją przygotować jako szablon w module Oświadczenia i dać do podpisu w kiosku albo na terminalu, z tłumaczeniami na języki kierowców.

Najczęstsze pytania o dane osobowe

Powiązane

Architektura i modele wdrożeniaRaporty i zakres widocznościLicencja i wsparcieCennikPolityka prywatności

Do poczytania: Dane kierowców na portierni: retencja · Rejestr wjazdów: kto widzi dane kierowcy · Uprawnienia a zakres widoczności

Umów pokazNapisz do nas