Pracownicy firm zewnętrznych na terenie

Poniedziałek, szósta rano, przed bramą stoi dwunastu ludzi z firmy remontowej. Kierownik ekipy ma listę w mailu, portiernia ma zeszyt, a kierownik utrzymania ruchu jest jeszcze w drodze. Zwykle kończy się to tak, że ktoś przepisuje nazwiska długopisem i wpuszcza całą grupę na słowo, bo prace mają ruszyć o siódmej. Po tygodniu nikt nie potrafi odpowiedzieć, ilu ludzi z tej firmy było wczoraj na hali.

Lista prac z imiennym wykazem osób

Lista prac w TraxSystem zawiera firmę, termin od-do, obiekt docelowy i imienny wykaz osób. Firmę wybiera się z kartoteki organizacji kontroli dostępu, tej samej, której używa recepcja i kontrola wjazdów.

Wykaz osób rzadko przychodzi w wygodnej formie. Częściej jest to fragment maila albo arkusz wypełniony po swojemu, więc wpis idzie trzema drogami: ręcznie, wklejką ze schowka albo importem z Excela. Wklejka radzi sobie z tekstem, w którym data urodzenia i numer dokumentu stoją w jednej linii z nazwiskiem. Do wysłania firmie jest gotowy szablon arkusza. Kolumny w nim odpowiadają temu, czego wymaga Twoje wdrożenie, więc nie ma tam pól, których i tak nikt nie sprawdza.

Które dane są obowiązkowe, ustawia konfiguracja. Jeden zakład wymaga daty urodzenia, drugi numeru dokumentu, trzeci numeru PESEL. Numer PESEL zapisuje się zamaskowany, z jawnymi tylko tymi pozycjami, które ustalono przy wdrożeniu.

Karty dla pracowników tymczasowych z osobnej puli

Karty dla firm zewnętrznych są w innej puli niż karty gości. To rozdzielenie ma sens księgowy i praktyczny: karta gościa wraca po godzinie, karta pracownika tymczasowego wisi u niego przez dwa tygodnie remontu, a mieszanie jednego z drugim kończy się pustą pulą w recepcji o dziewiątej rano.

Uprawnienia pracownika tymczasowego wynikają z karty. Rola dostępu jest przypięta do konkretnej karty i wraz z nią przechodzi na człowieka, więc ekipa dostaje dokładnie ten zakres przejść, który przewiduje umowa. Jedna karta należy w danej chwili do jednej osoby i system nie pozwoli wydać jej drugi raz. Osoba z listy bez karty nie wejdzie, bo brama nie potwierdza wejść ręcznie.

Biuro przepustek przydziela kartę, recepcja ją wydaje

Założenie listy i wydanie karty to w większości zakładów zadania dwóch różnych osób przy dwóch różnych biurkach, więc TraxSystem rozdziela te kroki także w danych. Biuro przepustek przydziela kartę: zdejmuje ją z puli i rezerwuje dla konkretnego człowieka. Recepcja wydaje ją do ręki, kiedy ten człowiek staje przy okienku, i dopiero wydanie sprawia, że karta zaczyna otwierać przejścia.

Między przydziałem a odbiorem karta leży w szufladzie recepcji, czasem przez kilka dni. Gdyby działała od razu, każde odbicie taką kartą zapisałoby wejście na nazwisko człowieka, który jej nigdy nie widział, a jego nazwisko trafiłoby na listę obecnych.

Recepcja ma do tego własny ekran, otwierany jednym przyciskiem z obsługi gości. Widać w nim listy obowiązujące dziś, a po wejściu w listę imienny wykaz: kto ma jaką kartę, komu jeszcze nie wydano, kto już ją zdał i kto jest w tej chwili na terenie. Wyszukiwarka po nazwisku przeszukuje wszystkie listy naraz, bo recepcja zaczyna od człowieka stojącego przy okienku. Wydanie zapisuje się z nazwiskiem osoby wydającej, a pomyłkę cofa się jednym przyciskiem, bez angażowania biura.

Poza wydaniem karty recepcja nie zmienia tu nic: list nie zakłada i kart nie przydziela. Od tego jest biuro przepustek, a rozdzielenie ról widać też w uprawnieniach.

Zwrot kart w ostatnim dniu prac

Ostatni dzień prac TraxSystem traktuje osobno, bo wtedy pula kart po cichu pustoszeje: umowa się kończy, a karta zostaje w kieszeni. Tego dnia karta przestaje otwierać zwykłe wyjście i kieruje człowieka do czytnika zwrotu kart, który zatrzymuje kartę fizycznie i od razu zwalnia ją w systemie.

Zostają przypadki, w których zwrot idzie inną drogą: karta oddana do ręki, zgubiona, ekipa wyszła za kimś. Wtedy kartę zwalnia obsługa z wykazu wydanych kart. Jeśli osoba, której kartę się zwalnia, figuruje jako obecna, zwolnienie zamyka też jej pobyt, a okno potwierdzenia pokazuje jej imię i nazwisko. Bez karty ta osoba nie odbiłaby wyjścia, a obecność bez karty fałszuje listę ewakuacyjną.

Karty z list, których prace skończyły się dawno, wracają do puli same, po ustalonej liczbie dni karencji. Automat nie rusza osób, które figurują jako obecne; ich pobyt zamyka się tylko wtedy, gdy ktoś świadomie to potwierdzi.

Limit dni pracy pracownika tymczasowego

Jeżeli w Twoim zakładzie obowiązuje limit dni, przez które ta sama osoba może pracować jako pracownik tymczasowy, TraxSystem liczy go z terminów list, na których ta osoba figuruje, także list innych firm. Przy rejestracji na kolejną listę pokazuje wynik: ile dni zostało, a przy przekroczeniu blokuje zapis tej osoby.

Trafienie po samym imieniu i nazwisku, bez potwierdzenia dokumentem, system traktuje inaczej: pokazuje ostrzeżenie i nie wlicza go do blokady, bo Kowalski Jan z dwóch różnych firm bywa dwiema różnymi osobami. Decyzję w takim przypadku podejmuje człowiek.

Pracownicy firm zewnętrznych na liście ewakuacyjnej

Każde przejście kartą zmienia obecność osoby z listy i zostawia zdarzenie w monitorze. Osoby z list widać na tej samej liście obecnych co pracowników, gości i kierowców przy rampie. Z tej listy korzysta zbiórka ewakuacyjna, więc na pytanie „kto jest teraz na terenie” jest jedna odpowiedź.

Pobyt, którego nikt nie zamknął, domyka się automatem po przekroczeniu maksymalnego czasu pobytu. Bez tego lista po miesiącu pokazywałaby ekipę, która wyszła boczną furtką w połowie remontu.

W raportach osoba z listy jest osobnym typem obecności, więc da się zapytać wprost, ile osób danej firmy było na terenie w wybranym okresie i jak długo.

Czego ewidencja firm zewnętrznych nie robi

Ewidencja nie zastępuje umowy ani dokumentacji BHP. System prowadzi ewidencję wejść i wyjść, a badania, uprawnienia i szkolenia stanowiskowe zostają tam, gdzie były. Wyjątkiem jest instruktaż, który można przeprowadzić na terminalu i zaewidencjonować razem z podpisem.

TraxSystem nie wie o zatrudnieniu poza Twoim obiektem. Limit dni liczy się z list prac w tym systemie, więc jeśli ta sama osoba pracuje równolegle u innego zleceniodawcy, system tego nie widzi i nie ma jak zobaczyć.

System nie rozpoznaje ludzi biometrycznie. Tożsamość opiera się na karcie i danych z wykazu, więc podmiana karty między dwiema osobami z tej samej ekipy zostaje poza zasięgiem systemu kartowego.

Bez wydanej karty system nikogo nie wpuści. Tak go zaprojektowano, bo ręczne potwierdzanie wejść na słowo zamienia ewidencję z powrotem w zeszyt. Sam przydział karty w biurze też nie wystarczy: dopóki człowiek nie odbierze karty w recepcji, czytnik jej nie uzna.

Ewidencja nie obejmuje osób, które weszły bez rejestracji. To ograniczenie każdego systemu kartowego, które trzeba uwzględnić, planując zbiórkę.

Najczęstsze pytania o ewidencję firm zewnętrznych

Listy prac na pokazie

Na pokazie przechodzimy pełną ścieżkę na danych demonstracyjnych: wklejenie wykazu z maila, wydanie kart, wejście kartą na czytniku, podgląd w recepcji i zwrot kart po zakończeniu prac. Listy prac są częścią modułu Kontrola dostępu osób, więc kwotę pokaże konfigurator cennika po wybraniu tego modułu.

Umów pokaz