Rezerwacja sal konferencyjnych i pokoi gościnnych

Kiedy kalendarz sal i kontrola dostępu działają osobno

Sala jest zarezerwowana od tygodnia, zaproszenia rozesłane, wszyscy przyszli na czas i stoją pod zamkniętymi drzwiami, bo kartę do tego skrzydła ma tylko dział techniczny, a osoba, która ją ma, jest akurat na hali.

Z gościem z zewnątrz sprawa jest prostsza: gość w ogóle nie ma karty. Ktoś musi po niego zejść, wprowadzić go, a po spotkaniu odprowadzić do wyjścia. Przy dwóch spotkaniach dziennie to drobiazg, przy dziesięciu ktoś chodzi po gości przez dużą część dnia.

Na obiekcie zwykle jest już i kalendarz sal, i kontrola dostępu, tylko działają jako dwa osobne systemy, które nic o sobie nie wiedzą.

Rezerwacja sali z dostępem do drzwi

W TraxSystem rezerwacja jest jednocześnie wpisem w kalendarzu i uprawnieniem do drzwi. Uczestnik z kartoteki kontroli dostępu wchodzi swoją kartą, bez dodatkowej karty i osobnego czytnika: przez czas trwania spotkania jego karta działa również przy tej sali. Gość spoza kartoteki, wpisany do rezerwacji ręcznie, dostaje PIN.

Okno dostępu obejmuje czas rezerwacji powiększony o marginesy ustawione przy pomieszczeniu, kilkanaście minut przed i po. Bez nich pierwszy uczestnik stałby pod drzwiami do pełnej godziny.

Rezerwacja nigdy niczego nie odbiera. Dokłada dostęp na czas trwania i po nim gaśnie, a osoba, która ma stałe uprawnienie do tych drzwi, zachowuje je niezależnie od tego, czy sala jest akurat zajęta.

Wejścia do strefy po drodze do sali

Sala konferencyjna rzadko stoi przy wejściu głównym. Zwykle trzeba przejść przez korytarz, wjechać windą albo minąć furtkę na piętro, a każde z tych przejść może być zamknięte.

Dlatego do pomieszczenia przypisuje się w TraxSystem dwie listy przejść: własne drzwi i wejścia do strefy po drodze. Rezerwacja otwiera jedne i drugie na to samo okno czasu i oba uprawnienia gasną razem z nim. Gdyby otwierała tylko drzwi sali, uczestnik dochodziłby z kartą do zamkniętego korytarza i znowu potrzebowałby kogoś, kto go wpuści.

Listę wejść do strefy ustawia się przy każdym pomieszczeniu osobno, więc pokoje z jednego piętra powtarzają te same przejścia. W systemie nie ma osobnej definicji strefy, o której trzeba by pamiętać po każdym przestawieniu drzwi.

Tryb spotkań i tryb hotelowy

Sale konferencyjne i szkoleniowe rezerwuje się w trybie spotkań: co do minuty, od godziny do godziny.

Pokoje noclegowe dla gości, serwisantów i kierowców rezerwuje się w trybie hotelowym. Wpisuje się same daty przyjazdu i wyjazdu, a godziny system bierze z ustawień pomieszczenia: domyślnie zameldowanie o czternastej, wymeldowanie o dwunastej. Liczba dób wynika z różnicy dat, więc pobyt od poniedziałku do czwartku to trzy doby, choć trwa siedemdziesiąt godzin.

Wymeldowanie wcześniejsze niż zameldowanie wygląda w ustawieniach na błąd, ale jest zamierzone: dzięki niemu wyjazd jednego gościa i przyjazd następnego tego samego dnia to dwa osobne pobyty bez kolizji terminów. Dostęp obejmuje cały pobyt jednym oknem, bez przerw na noc, bo podział na osobne doby zamykałby gościowi pokój codziennie w południe.

Wjazd na teren i parking po tablicy rejestracyjnej

Rezerwacja w TraxSystem obejmuje też wjazd. Uczestnik podaje numer rejestracyjny, a do pomieszczenia przypisuje się bramy: wjazd na teren, wjazd na parking i odpowiadające im wyjazdy. Kamera czyta tablicę, system sprawdza rezerwację i podnosi szlaban.

Widełki czasowe dla pojazdu są osobne i szersze niż dla drzwi: domyślnie godzina przed i godzina po, a dla drzwi kwadrans. Prelegent z wystąpieniem o dwunastej przyjeżdża o jedenastej, parkuje i dopiero potem idzie na salę. Kwadrans zostawiłby go przed opuszczonym szlabanem, a godzinne widełki przy drzwiach otwierałyby salę komuś, kto ma tam wejść po południu.

Tablica z rezerwacji nie trafia do kartoteki pojazdów, bo to jednorazowy wjazd gościa. Po wyjeździe nie zostaje wpis do posprzątania ani uprawnienie, o którym ktoś zapomni.

Rezerwację system sprawdza na samym końcu. Najpierw szuka pojazdu w kartotece, potem w grupach pojazdów, i dopiero gdy nic go nie rozpoznało, patrzy na rezerwacje. Moduł nie przechwytuje więc niczyjego przejazdu i obsługuje tylko te, które dotąd kończyły się komunikatem „pojazd nieznany”.

Poprawną konfiguracją jest też pomieszczenie bez własnych drzwi, ale z przypisanymi bramami: sala bez elektronicznego zamka w budynku, do którego trzeba wjechać.

PIN dla gościa i powiadomienia dla uczestników

Gość spoza firmy nie ma karty, więc dostaje kod PIN. Kod działa wyłącznie przy tym pomieszczeniu i wyłącznie w terminie tej rezerwacji, a po jej zakończeniu niczego już nie otwiera.

System rozpoznaje kod dopiero wtedy, gdy nie pasuje do żadnej karty, bo numer, który jest czyjąś kartą, ma pozostać kartą. Do wpisania PIN-u potrzebny jest czytnik z klawiaturą.

Każdy uczestnik dostaje osobną wiadomość, bo w treści jest PIN, a PIN jest sekretem jednej osoby. E-mail zawiera pełną informację: dojazd, zdjęcia sali, plan piętra i link do mapy. SMS jest skrótem: co, gdzie, kiedy, kod i link. Po zmianie terminu albo pomieszczenia uczestnicy dostają powiadomienie o zmianie, a po odwołaniu rezerwacji powiadomienie o odwołaniu.

Tablet przy sali konferencyjnej

Przy sali może wisieć tablet z planem tego jednego pomieszczenia: co trwa teraz i co jeszcze dziś będzie. Opcjonalnie tablet pozwala otworzyć drzwi PIN-em wpisanym na ekranie.

Strona tabletu działa bez logowania, bo w korytarzu nie ma komu się na nim logować. Sekretem jest sam adres strony, który wymienia się jednym przyciskiem w ustawieniach pomieszczenia. Dlatego tablet nie pokazuje niczego poza planem tej sali: żadnych PIN-ów, telefonów ani nazwisk gości. Przy odmowie otwarcia wyświetla ogólny komunikat, bo rozróżnianie „zły kod” od „kod po terminie” podpowiadałoby obcemu, że trafił w cyfry.

Kalendarz rezerwacji sal bez kontrolera przy drzwiach

Pomieszczenie, do którego nie przypisano żadnych przejść, działa w TraxSystem jako planer: kalendarz, powiadomienia i raport wykorzystania działają, ale drzwi system nie otwiera. Tak wygląda większość sal konferencyjnych i jest to pełnoprawny tryb pracy. Można więc zacząć od samego kalendarza, a kontrolery dołożyć tam, gdzie są potrzebne.

Czego rezerwacja sal i pokoi nie robi

Rezerwacja nie zastępuje kalendarza firmowego i nie synchronizuje się z Outlookiem ani z Google Calendar. Uczestnicy dostają e-mail i SMS, ale spotkanie nie pojawi się samo w ich kalendarzu służbowym.

TraxSystem nie jest systemem obsługi hotelu. Prowadzi pobyt i dostęp (pomieszczenie, parking, bramę), ale nie sprzedaje noclegów: nie ma cennika dób, rozliczeń, faktur, kanałów rezerwacyjnych ani silnika rezerwacji na stronie obiektu. Więcej o zastosowaniu w hotelu i pensjonacie.

PIN nie otwiera bramy. Kod działa przy drzwiach pomieszczenia, a za wjazd odpowiadają tablica rejestracyjna i przypisane bramy. Jeżeli pomieszczenie nie ma przypisanych bram, wejście na teren załatwia się osobno, przez kontrolę dostępu albo rejestrację gościa.

System nie zgadnie numeru rejestracyjnego: bez podanej tablicy pojazd wjeżdża na dotychczasowych zasadach, a rezerwacja nie rusza szlabanem. Nie otworzy też szlabanu na bramie, na której nie ma kamery rozpoznającej tablice.

Rezerwacja nie odbiera uprawnień, które ktoś już ma. Nie zarządza cateringiem ani sprzętem, bo wyposażenie sali jest opisem i nie da się go zarezerwować osobno. Nie pilnuje też obecności: nie sprawdza, czy zarezerwowana sala została użyta ani kto w niej był, i pokazuje odbicia na przejściach tak samo jak przy każdych innych drzwiach.

Pytania o rezerwację sal i pokoi

Powiązane

Kontrola dostępuRozpoznawanie tablic rejestracyjnychHotel i pensjonatRaportyUrządzeniaPełna lista możliwości

Do poczytania: Rezerwacja sali, która sama otwiera drzwi · Pokoje gościnne na terenie zakładu · Pensjonat bez recepcji na dyżurze

Umów pokazNapisz do nas