Na tej stronie (5)
Rezerwacja sali konferencyjnej z dostępem do drzwi jest jednocześnie uprawnieniem do zamka na czas spotkania: uczestnik wchodzi swoją kartą, a gość bez karty dostaje kod ważny tylko przy tej sali i tylko w terminie rezerwacji. W większości firm kalendarz sal i kontrola dostępu to dwa osobne systemy, które nic o sobie nie wiedzą. Kalendarz mówi, że sala jest zajęta, a kontrola dostępu nie wie, dla kogo. W TraxSystem jedno i drugie łączy moduł Rezerwacja sal i pokoi.
Skutek braku takiego połączenia widać na każdym korytarzu: spotkanie umówione tydzień wcześniej, wszyscy przyszli na czas i stoją pod zamkniętymi drzwiami, bo kartę do tego skrzydła ma dział techniczny.
Otwarta sala, klucz w recepcji i odprowadzanie gości
Najprostsze i najczęstsze obejście to sala otwarta na stałe. Działa, dopóki nie zniknie z niej projektor albo dopóki ktoś nie zajmie jej bez rezerwacji.
Drugie obejście to klucz albo karta uniwersalna, które nosi recepcja, asystentka albo ochrona. Przy dwóch spotkaniach dziennie to drobiazg, przy dziesięciu czyjeś pół etatu, i to osoby, która miała robić coś innego.
Przy gościach spoza firmy zostaje odprowadzanie, bo gość nie ma karty. Ktoś schodzi po niego na portiernię, wprowadza go, a po spotkaniu odprowadza do wyjścia.
Wszystkie trzy sposoby obchodzą ten sam brak: rezerwacja nie ma żadnego przełożenia na zamek.
Rezerwacja jako uprawnienie do drzwi sali
W TraxSystem rezerwacja sali jest wpisem w kalendarzu i jednocześnie uprawnieniem do drzwi na czas spotkania. Uczestnik z kartoteki wchodzi swoją kartą, tą samą, którą wchodzi do budynku. Przez czas trwania rezerwacji karta działa również przy tej sali, a po spotkaniu przestaje.
Gość bez karty dostaje kod, który działa tylko przy tym pomieszczeniu i tylko w terminie tej rezerwacji.
Okno dostępu ustawia się szersze niż samo spotkanie, o kilkanaście minut z każdej strony. Bez tego pierwsza osoba stałaby pod drzwiami do pełnej godziny, a to ten sam problem, który rezerwacja miała rozwiązać.
Drzwi po drodze do sali: korytarz, winda, furtka na piętro
Sale konferencyjne rzadko są przy wejściu głównym. Po drodze jest zwykle korytarz, winda albo furtka na piętro, i każde z tych przejść potrafi być zamknięte.
Jeżeli rezerwacja otwiera tylko drzwi sali, problem przesuwa się o jedno przejście: uczestnik dochodzi kartą do zamkniętego korytarza i tak samo szuka kogoś, kto go wpuści. Dlatego przy pomieszczeniu trzeba wskazać jego własne drzwi i wejścia do strefy po drodze oraz pilnować, żeby uprawnienia do nich gasły razem z rezerwacją i nie zostawały nadane na zawsze.
Czego rezerwacja sali nie rozwiąże
Rezerwacja w TraxSystem nie zastąpi kalendarza firmowego. Spotkanie nie pojawi się samo w Outlooku ani w Google Calendar, a uczestnicy dostają osobne powiadomienie.
Nie wpuści też gościa na teren obiektu. Kod otwiera salę, ale bramy ani recepcji już nie, bo wejście na teren to osobna sprawa i osobny proces.
System nie sprawdzi, czy sala została użyta. Widać odbicia na przejściach, tak jak przy każdych innych drzwiach, ale system nie zwalnia rezerwacji dlatego, że nikt nie przyszedł.
Bez kontrolera przy drzwiach otwieranie nie zadziała. Sala bez kontrolera nadal ma kalendarz i powiadomienia, tylko drzwi zostają na kluczu.
Pytania i odpowiedzi
Czy trzeba wyposażyć wszystkie sale naraz?
Nie. Sale bez kontrolera działają jako planer: kalendarz i powiadomienia bez otwierania drzwi. Kontrolery dokłada się tam, gdzie zamknięte drzwi sprawiają kłopot.
Czy kod gościa da się przekazać dalej?
Tak, fizycznie da się, jak każdy kod. Dlatego kod jest jednorazowo powiązany z rezerwacją i pomieszczeniem, a nie z osobą, i wygasa razem ze spotkaniem. Każdy uczestnik dostaje przy tym własny kod w osobnej wiadomości.
Czy potrzebny jest czytnik z klawiaturą?
Tak, do obsługi kodu gościa; uczestnicy z kartami wchodzą bez niego.
Ile to kosztuje?
Rezerwacja sal i pokoi to moduł dopłacany do bazy, wyceniany liczbą pomieszczeń. Policzysz go razem z resztą zakresu w konfiguratorze cennika.
Zobacz też: Rezerwacja sal i pokoi gościnnych · Pokoje gościnne na terenie zakładu · Uprawnienia a zakres widoczności