Na tej stronie (5)
Sporo zakładów ma na terenie kilka pokoi noclegowych: dla serwisantów przyjeżdżających na przestój, dla kierowców po pauzie, dla gości z zagranicznej centrali. O tym, kto w nich nocuje, wie zwykle zeszyt na portierni albo arkusz u kadr, bo prawie nikt nie prowadzi ich w systemie. W TraxSystem rezerwacja pokoi gościnnych liczy pobyt w dobach i otwiera drzwi na cały pobyt, a nocujący trafiają do tego samego rejestru co wjazdy i przejścia.
Zeszyt działa zupełnie dobrze do chwili, w której ktoś zapyta, kto nocował w pokoju numer trzy w nocy z wtorku na środę.
Dlaczego arkusz nie radzi sobie z noclegami
Nocleg liczy się w dobach. Pobyt od poniedziałku do czwartku to trzy doby, choć w godzinach wychodzi ich siedemdziesiąt, więc arkusz, który liczy różnicę czasu, będzie się mylił za każdym razem, a osoba prowadząca ewidencję zacznie liczyć w pamięci.
Dzień wymiany gości wygląda w arkuszu jak konflikt. Jeden gość wymeldowuje się w południe, drugi melduje o czternastej. To dwa pobyty, ale w kalendarzu liczonym godzinami widać jeden dzień z dwoma wpisami i przy pierwszej próbie automatyzacji ktoś to zgłasza jako błąd.
Klucz nie ma też terminu ważności. Serwisant, który dostał kartę na trzy dni, ma ją nadal w czerwcu, a kartka „oddał klucz” bywa jedynym śladem.
Pokój gościnny w TraxSystem: rezerwacja w dobach
W TraxSystem pokój noclegowy różni się od sali konferencyjnej tym, że rezerwację mierzy się w dobach. Wpisuje się same daty przyjazdu i wyjazdu, a godziny doklejają się z ustawień pokoju, zwykle zameldowanie o czternastej i wymeldowanie o dwunastej.
Godzina wymeldowania jest wcześniejsza niż godzina zameldowania i tak ma być. Dzięki temu wyjazd jednego gościa i przyjazd następnego tego samego dnia mieszczą się obok siebie zamiast wyglądać na kolizję terminów.
Dostęp do pokoju obejmuje cały pobyt jednym oknem. Gdyby był nadawany osobno na każdą dobę, gość zostawałby przed zamkniętymi drzwiami codziennie w południe. Razem z drzwiami pokoju otwierają się przejścia po drodze: piętro, korytarz, winda, i wszystkie gasną w dniu wymeldowania.
Gość bez karty dostaje kod działający tylko przy tym pokoju i tylko w czasie tego pobytu.
Noclegi w tym samym rejestrze co wjazdy i przejścia
Ewidencja noclegów w TraxSystem jest częścią tego samego rejestru, w którym są wjazdy i przejścia. Na pytanie, kto był na terenie w nocy z wtorku na środę, jest wtedy jedna odpowiedź, obejmująca także osoby, które nie wyjechały wieczorem. Przydaje się to przy ewakuacji, przy kontroli i przy każdej sprawie spornej, w której trzeba odtworzyć, kto gdzie był.
Czego rezerwacja pokoi nie robi
Rezerwacja pokoi w TraxSystem nie jest systemem obsługi hotelu. Nie ma cennika dób, rozliczeń, faktur ani obsługi recepcyjnej. Tryb dobowy jest sposobem mierzenia rezerwacji, a sprzedaż noclegów zostaje poza systemem.
Kod do pokoju nie otwiera bramy: wjazd i wejście na teren obsługuje się osobno. System nie sprawdzi też, czy gość nocował, bo widzi tylko odbicia na przejściach.
Bez kontrolera przy drzwiach zostaje sam kalendarz. Nadal jest użyteczny, bo wiadomo, który pokój jest wolny i kto go zajmuje, ale drzwi otwiera klucz.
Pytania i odpowiedzi
Czy pokoje i sale konferencyjne to jeden moduł?
Tak, to jeden moduł, Rezerwacja sal i pokoi. Pomieszczenia różnią się trybem pracy: sale mierzy się godzinami, pokoje dobami.
Kto zwykle prowadzi taką ewidencję?
Najczęściej recepcja albo administracja obiektu. Ochrona korzysta z niej przy pytaniu, kto jest na terenie po godzinach.
Czy gość dostaje potwierdzenie?
Tak: e-mail z pełną informacją i SMS ze skrótem, osobno dla każdej osoby.
Ile to kosztuje?
Moduł dopłaca się do bazy, a jego cena zależy od liczby pomieszczeń, w której pokoje gościnne liczą się razem z salami. Cenę dla trzech, dziesięciu albo trzydziestu pomieszczeń podaje cennik.
Zobacz też: Rezerwacja sal i pokoi gościnnych · Rezerwacja sali, która sama otwiera drzwi · Ile osób jest na terenie zakładu