Na tej stronie (5)
Żeby odpowiedzieć, ile osób jest teraz na terenie zakładu, potrzebny jest jeden rejestr, w którym każde wejście ma swoje wyjście, i to dla wszystkich: pracowników, gości, podwykonawców i kierowców. W wielu zakładach takiego rejestru nie ma. Pracownicy odbijają karty na czytnikach, goście wpisują się do zeszytu, kierowcy są w rejestrze wjazdów, a podwykonawcy bywają nigdzie, więc zamiast jednej odpowiedzi jest kilka cząstkowych, których nikt nie zsumuje na czas. Wychodzi to na jaw zwykle wtedy, gdy pytanie pada w trakcie alarmu, kontroli albo po wypadku.
Dlaczego lista obecnych rozjeżdża się z rzeczywistością
Lista obecnych najczęściej traci wiarygodność przez nierejestrowane wyjścia. Wejście odnotowuje każdy, bo inaczej nie wejdzie. Wychodzi się za to często bramą, która akurat stoi otwarta, albo za kimś. Rejestr pokazuje wtedy osoby, których na terenie już nie ma, i po tygodniu przestaje być używany, bo wiadomo, że kłamie. Dlatego naprawę listy zaczyna się od tego, którędy ludzie wychodzą.
Druga przyczyna leży w organizacji. Pracownik, gość, podwykonawca i kierowca to cztery różne procesy prowadzone w czterech różnych miejscach, choć fizycznie wszyscy stoją na tym samym placu. Zeszytu z kolei nie da się przeszukać: żeby odczytać z niego, kto jest teraz, trzeba przewrócić kilka stron i odjąć tych, którzy już wyszli, o ile ktoś zapisał, że wyszli.
Co musi być w jednym rejestrze
| Kategoria | Skąd wejście | Skąd wyjście |
|---|---|---|
| Pracownik | czytnik na przejściu | czytnik na przejściu |
| Gość | recepcja, karta z puli | zwrot karty |
| Podwykonawca | lista organizacji, karta czasowa | czytnik albo zwrot karty |
| Kierowca | rejestracja wjazdu, kiosk | rejestracja wyjazdu |
W TraxSystem wszystkie cztery kategorie trafiają do tej samej listy obecnych na terenie, więc nikt nie musi łączyć czterech zestawień w jedno. Rejestr wjazdów pojazdów jest w bazie systemu, a obecność pracowników, gości i podwykonawców wymaga modułu Kontrola dostępu osób, którego limit czytników rośnie razem z rozmiarem bazy. Taki zestaw wycenisz w konfiguratorze cennika, a czytniki i kołowrotki są osobną pozycją, jak cały sprzęt.
Wyjście bramą dla pojazdów, niezwrócona karta i pobyt po godzinach
Osoba, która wychodzi bramą dla pojazdów, nie odbija karty przy wyjściu. Organizacyjnie pomaga wskazanie przejść wyjściowych, technicznie czytnik po stronie wyjściowej. Kołowrotek ma dwa czytniki, po jednym na każdy kierunek, więc kierunek przejścia wynika z czytnika, którym odbito kartę.
Gość, który wychodzi bez zwrotu karty, zostawia po sobie sygnał. Wydana i niezwrócona karta z puli oznacza, że albo ta osoba nadal jest na terenie, albo karta zaginęła, i obie rzeczy trzeba wyjaśnić.
Zdarza się też, że ktoś zostaje po godzinach. Automat zakańczania pobytu zamyka pobyty dłuższe niż ustalony próg, dzięki czemu w rejestrze nie wiszą osoby, które wyszły trzy dni temu.
Czego TraxSystem nie wie o osobach na terenie
Lista obejmuje wyłącznie osoby zarejestrowane w systemie. Ktoś, kto wszedł przez dziurę w płocie albo za kimś, na liście nie będzie. Tego ograniczenia nie usunie żadne oprogramowanie i trzeba o nim mówić wprost, zwłaszcza gdy lista ma służyć do ewakuacji.
TraxSystem nie lokalizuje osób na terenie. Wie, że ktoś jest, a jeśli wejścia do stref prowadzą przez czytniki, także w której strefie był przy ostatnim przejściu, ale nie wie, gdzie dokładnie stoi. Lokalizator w systemie dotyczy wyłącznie pojazdów. System nie rozpoznaje też twarzy. Identyfikacja odbywa się przez kartę i dane osobowe, a biometria nie jest podstawą dostępu.
Pytania i odpowiedzi
Czy da się mieć listę obecnych bez czytników?
Częściowo. Kierowców i gości można zarejestrować bez czytnika, na bramie i w recepcji. Pracownicy bez czytników wymagaliby ręcznego odnotowywania wejść i wyjść, a takie odnotowywanie na dłuższą metę się nie utrzymuje.
Czy lista uwzględnia osoby z firm zewnętrznych?
Tak, przez listy podwykonawców przypisane do organizacji. Karta z puli tymczasowej działa przez określony czas.
Jak szybko da się uzyskać listę obecnych?
Od razu. Lista jest widokiem aktualizowanym na bieżąco i nie trzeba jej generować ani zamawiać jako raportu, więc da się z niej skorzystać w sytuacji, w której liczą się minuty.
Zobacz też: Lista ewakuacyjna: jak mieć ją w trzy minuty · Rejestr wjazdów a RODO: kto w firmie może widzieć dane kierowcy · RCP a kontrola dostępu: czym się różnią