Na tej stronie (5)
Ekipę firmy zewnętrznej wpuszcza się bez zeszytu na podstawie listy prac, czyli imiennego wykazu ludzi przypisanego do umowy z terminem od-do, i kart z osobnej puli, które przestają działać razem z końcem terminu. Pracownicy firm zewnętrznych są najczęstszą luką w ewidencji obecności, bo nie mieszczą się w żadnej z dwóch szuflad, które zakład ma przygotowane: ani w kartotece pracowników, ani wśród gości.
Poniedziałek, szósta rano. Przed bramą stoi dwunastu ludzi z firmy remontowej, prace zaczynają się o siódmej, a kierownik utrzymania ruchu jeszcze nie dojechał. Portiernia ma do wyboru: przepisać nazwiska długopisem albo zadzwonić i wstrzymać ekipę. Wybiera pierwsze, bo drugie oznacza dzień opóźnienia w harmonogramie remontu.
Dlaczego nie działa ani karta pracownika, ani karta gościa
Karta pracownika zakłada kartotekę osobową, umowę i konto w systemie kadrowym. Nikt tego nie zrobi dla ekipy, która przyjeżdża na dwa tygodnie.
Karta gościa jest z kolei zbudowana na inną długość pobytu. Gość przychodzi na spotkanie, oddaje kartę po godzinie, a jego pobyt liczy się w godzinach. Pracownik firmy zewnętrznej trzyma kartę przez dwa tygodnie i wraca nią codziennie. Kiedy obie grupy sięgają do jednej puli, recepcja o dziewiątej rano nie ma czym obsłużyć gości, bo karty leżą w kieszeniach ekipy remontowej.
Zostaje trzecia droga i to ona jest zwykle wybierana: zeszyt, który działa do chwili alarmu ewakuacyjnego.
Lista prac z imiennym wykazem i kartami z osobnej puli
W TraxSystem lista prac opisuje jedną umowę: firma, termin od-do, obiekt i imienny wykaz ludzi. Dostęp wygasa razem z terminem, bez odbierania czegokolwiek ręcznie i bez pamiętania o tym w kalendarzu.
Wykaz rzadko przychodzi w wygodnej formie. Zwykle jest to fragment maila albo arkusz wypełniony po swojemu, więc najważniejsza jest możliwość wklejenia tekstu, w którym data urodzenia stoi w jednej linii z nazwiskiem. Wprowadzenie dwunastoosobowej ekipy zajmuje wtedy tyle, co przepisanie jej do zeszytu, a te dwanaście osób trafia potem na listę obecnych.
Karty dla takich osób idą z osobnej puli i wracają do niej po zakończeniu prac. Uprawnienia niesie karta, więc ekipa dostaje dokładnie ten zakres przejść, który przewiduje umowa: halę, w której pracuje, i nic poza nią.
Biuro przepustek zakłada listę, recepcja wydaje kartę
W większości zakładów listę zakłada biuro przepustek, a kartę fizycznie wydaje recepcja. To dwie różne osoby przy dwóch różnych biurkach i to zwykle one gubią się nawzajem: recepcja nie wie, komu wolno wydać kartę, a biuro nie wie, czy karta już poszła.
Te dwa kroki są rozdzielone także w danych. Przydział rezerwuje kartę dla konkretnego człowieka i zdejmuje ją z puli, ale jeszcze jej nie uruchamia, bo między przydziałem a odbiorem karta leży w szufladzie recepcji, czasem kilka dni. Gdyby działała od razu, każde odbicie zapisałoby wejście na nazwisko człowieka, który jej nigdy nie widział, a jego nazwisko trafiłoby na listę obecnych. Karta zaczyna działać w chwili, gdy recepcja potwierdzi, że wręczyła ją tej osobie.
Recepcja potrzebuje też wglądu w listy obowiązujące dziś, razem ze stanem każdej osoby: jaką ma kartę, czy już ją odebrała, czy zdała i czy jest w tej chwili na terenie. Musi też móc szukać po nazwisku, bo przy okienku stoi człowiek, który nie wie, jak jego firma nazwała kontrakt.
Wgląd nie musi oznaczać prawa do zmiany. Listy dalej prowadzi biuro przepustek i to jest właściwy podział: jedna osoba odpowiada za to, kto ma prawo wejść, druga za to, kto dostał kartę do ręki.
Zwrot kart w ostatnim dniu prac
Prace się kończą, ekipa wyjeżdża, karty zostają w kieszeniach. Po trzech takich kontraktach pula jest pusta, a nikt nie umie powiedzieć, u kogo leżą karty.
Dlatego ostatni dzień prac warto traktować inaczej niż każdy inny: karta może wtedy kierować do czytnika zwrotu kart zamiast otwierać zwykłe wyjście. Reszta przypadków zostaje dla obsługi, bo karta bywa oddana do ręki, zgubiona albo wyniesiona przez kogoś, kto wyszedł za kolegą. Liczy się przy nich jedno: zwolnienie karty osobie, która figuruje jako obecna, musi też zamknąć jej pobyt. Inaczej na liście ewakuacyjnej zostaje człowiek bez karty, którego nikt już nie wypuści przez czytnik, bo nie ma czym odbić.
Czego ewidencja firm zewnętrznych nie rozwiązuje
Ewidencja nie zastępuje dokumentacji. Badania, uprawnienia zawodowe i szkolenia stanowiskowe zostają tam, gdzie były. System odpowiada na pytanie „kto był na terenie i kiedy”, a nie „czy wolno mu było tam pracować”.
Limit dni pracy widzi tylko Twój obiekt. Jeżeli ta sama osoba pracuje równolegle u innego zleceniodawcy, żaden system kontroli dostępu tego nie zobaczy.
Karta nie potwierdza tożsamości. Dwie osoby z jednej ekipy mogą wymienić się kartami i system kartowy tego nie wykryje; to ograniczenie dotyczy w tej samej mierze kart pracowniczych.
Bez wydanej karty nie ma ewidencji. Osoba wpuszczona ręcznie na słowo nie pojawi się na liście obecnych, niezależnie od tego, jak dobrze opisana jest lista prac. Sam przydział karty też jej tam nie wpisze, dopóki człowiek jej nie odbierze.
Zobacz też: Pracownicy firm zewnętrznych na terenie · Kontrola dostępu osób · Czego lista ewakuacyjna nie pokaże