Na tej stronie (5)
Dokument wagowy, potocznie kwit wagowy, to zapis ważenia, który odpowiada na jedno pytanie: ile ważył ładunek i skąd ta liczba pochodzi. Żeby był wiarygodny, musi zawierać masę brutto (pojazdu z ładunkiem), tarę (masę pustego pojazdu) i wyliczoną z nich masę netto, czyli masę samego ładunku, a do tego identyfikację pojazdu, datę i godzinę obu pomiarów oraz oznaczenie wagi, na której ich dokonano. Dokument bez godzin i bez wskazania wagi jest w sporze bezużyteczny, bo nie da się go z niczym zestawić. W TraxSystem kwit powstaje automatycznie po drugim pomiarze, z masą odczytaną prosto z miernika.
Co musi zawierać dokument wagowy
| Element | Po co |
|---|---|
| Numer dokumentu | jednoznaczne odwołanie w korespondencji i w reklamacji |
| Masa brutto, tara, netto | wszystkie trzy; sama masa netto nie pozwala zweryfikować wyliczenia |
| Data i godzina obu pomiarów | pozwala zestawić kwit z rejestrem wjazdu i z monitoringiem |
| Numer rejestracyjny pojazdu | wiąże dokument z konkretnym transportem |
| Przewoźnik i kierowca | wskazuje, kto odpowiada za ładunek |
| Rodzaj ładunku | bez tego dokument nie mówi, czego dotyczy masa |
| Oznaczenie wagi | przy kilku wagach na obiekcie niezbędne do odtworzenia pomiaru |
| Operator | osoba odpowiedzialna za czynność |
Te pola wynikają z tego, do czego dokument służy w sporze, i nie są wykazem wymagań prawnych. Obowiązki dokumentacyjne przy obrocie konkretnymi towarami (odpady, kruszywa, produkty akcyzowe) wynikają z odrębnych przepisów branżowych; potwierdź je z osobą odpowiedzialną za zgodność w Twojej firmie.
Dlaczego ręcznie wystawiony kwit prowadzi do sporów
Ręczne wystawienie dokumentu wagowego zajmuje chwilę, a kłopoty z nim zaczynają się później. Masa przepisana z wyświetlacza przestaje być masą zmierzoną, bo między wskazaniem miernika a polem w dokumencie stoi człowiek. Odbiorca, który zważy dostawę u siebie i dostanie inną liczbę, ma podstawę do reklamacji, a zakład nie ma czym jej odeprzeć.
Kwit wystawiony po fakcie traci wartość dowodową: dokument uzupełniany „na koniec dnia, z zeszytu” dowodzi tylko tego, że ktoś coś zapamiętał. Papierowego kwitu nie da się też wyszukać. Pytanie o transport sprzed dwóch miesięcy oznacza przejrzenie segregatora, a przy sporze liczą się godziny.
Automatyczne wystawianie usuwa jeden konkretny zarzut: że liczbę na dokumencie wpisał człowiek. Odczyt trafia z miernika prosto do rekordu i nie ma miejsca, w którym ktoś mógłby się pomylić albo coś poprawić.
Automatyczny dokument wagowy w TraxSystem
W TraxSystem dokument wagowy powstaje w trakcie ważenia i nikt nie wystawia go osobno. Przy ważeniu dwuetapowym, czyli pomiarze przy wjeździe i drugim przy wyjeździe, dokument jest gotowy i wydrukowany, kiedy pojazd zjeżdża z wagi po drugim pomiarze. Kopia zostaje w systemie, powiązana z rejestracją wjazdu, kierowcą i dokumentem przewozowym.
Kwit jest zapisany przy wjeździe, którego dotyczy, więc na pytanie „co się działo z tym transportem” jest jedna odpowiedź w jednym miejscu, razem z godziną wjazdu, wyjazdu i ewentualnymi zdarzeniami po drodze.
Dokument wagowy należy do modułu Ważenia, który obejmuje ważenie automatyczne, dwuetapowe i ręczne. Moduł wycenia się liczbą wag, a powyżej limitu największej bazy wycena jest indywidualna. Ile to kosztuje przy jednej wadze, a ile przy trzech, widać w cenniku.
Czego TraxSystem nie robi z dokumentem wagowym
Legalizacji wagi TraxSystem nie zastępuje. Waga podlega przepisom metrologicznym niezależnie od oprogramowania, a system dokumentuje wskazanie miernika i sam nie jest przyrządem pomiarowym.
Nie weryfikuje też automatycznie zgodności masy z dokumentem przewozowym. Pokazuje obie wartości obok siebie, a rozbieżność ocenia operator.
Nie prowadzi rozliczeń handlowych: dokument wagowy nie jest fakturą i system nie generuje na jego podstawie dokumentów sprzedaży.
Pytania i odpowiedzi
Czy wzór dokumentu da się dostosować do naszego?
Tak. Układ i zawartość dokumentu ustala się przy wdrożeniu, w ramach konfiguracji pod proces klienta.
Czy dokument można wysłać kierowcy zamiast drukować?
Sposób przekazania dokumentu kierowcy ustala się przy wdrożeniu. Niezależnie od tego dokument zostaje w systemie w formie elektronicznej i jest dostępny przy rekordzie wjazdu.
Ile czasu przechowywane są dokumenty wagowe?
Tyle, ile ustali administrator danych w polityce retencji. System ma mechanizmy retencji i anonimizacji, a terminy ustala klient.
Zobacz też: Ważenie dwuetapowe: masa towaru bez ręcznego odejmowania · Dane kierowców na portierni: ile je przechowywać i co usuwać