Na tej stronie (5)
Przypomnienie o przeglądzie samochodu firmowego działa, gdy termin jest zapisany przy pojeździe, a powiadomienie trafia z wyprzedzeniem do konkretnej osoby. Terminy pilnowane w arkuszu sprawdzają się tylko dopóty, dopóki ktoś do niego zagląda, a zwykle zagląda wtedy, gdy jest już za późno. Przeterminowane badanie techniczne wychodzi przy kontroli drogowej albo przy likwidacji szkody i wtedy kosztuje wielokrotnie więcej niż samo badanie. W TraxSystem terminy i przypomnienia prowadzi moduł Flota.
Jakie terminy prowadzić dla floty
| Termin | Uwaga |
|---|---|
| Badanie techniczne | najczęstsza przyczyna problemu przy kontroli |
| Ubezpieczenie OC i AC | dwa różne terminy, często u dwóch ubezpieczycieli |
| Przegląd serwisowy | zwykle liczony przebiegiem, nie datą |
| Wymiana opon | sezonowo; łatwo przeoczyć przy większej flocie |
| Umowa leasingu lub najmu | koniec umowy wymaga decyzji z wyprzedzeniem |
| Gaśnica, apteczka | drobiazg, który wychodzi przy kontroli |
Przegląd serwisowy różni się od pozostałych terminów, bo wyznacza go przebieg. Przypomnienie oparte wyłącznie na dacie nie zadziała przy pojeździe, który zrobił w tym roku pięć razy więcej kilometrów niż zwykle.
Terminy i przypomnienia należą w TraxSystem do modułu Flota, który wycenia się liczbą pojazdów, a limit rośnie razem z rozmiarem bazy. Ceny dla floty do dziesięciu, trzydziestu i stu pojazdów są w cenniku.
Jak ustawić przypomnienia, żeby ktoś na nie reagował
Wyprzedzenie trzeba dopasować do terminu. Przy badaniu technicznym wystarczą dwa tygodnie, przy końcu leasingu potrzeba dwóch miesięcy, bo trzeba podjąć decyzję. Jedno globalne „przypomnij 7 dni wcześniej” sprawdza się źle.
Przypomnienie powinno mieć imiennego adresata. Wysłane „do administracji” nie ma właściciela, a wysłane do konkretnej osoby ma. Jeśli po nim nic się nie zmieniło, trzeba je powtórzyć, bo pojedyncze przypomnienie ginie w skrzynce.
Całość trzyma się na jednej zasadzie: alerty tylko o tym, co wymaga działania. Skrzynka zasypana powiadomieniami przestaje być czytana w ciągu dwóch tygodni i wtedy przeterminowane badanie wraca mimo działającego systemu.
Termin badania widoczny przy wydaniu pojazdu
Terminy zapisane przy pojeździe najbardziej przydają się w chwili wydania: osoba wydająca widzi, że termin badania upływa za trzy dni, zanim wręczy kluczyki na wyjazd tygodniowy.
TraxSystem nie zablokuje wydania pojazdu z nieaktualnym badaniem. Pokaże informację, a decyzja należy do człowieka, tak jak w pozostałych obszarach systemu: automatyczna blokada zatrzymałaby wyjazd z powodu literówki w dacie.
Czego przypomnienia o przeglądach nie zrobią
TraxSystem nie umówi wizyty w stacji kontroli ani u serwisu: przypomina, a dzwoni człowiek. Nie pobierze też terminów z zewnętrznych baz. Daty wprowadza się przy pojeździe raz, przy wdrożeniu, i potem aktualizuje po każdym przeglądzie.
Przebiegu system nie odczyta automatycznie. Stan licznika wpisuje się przy wydaniu i zwrocie, bo system nie łączy się z pojazdem.
Nie gwarantuje również dostarczenia powiadomienia. Odnotowuje wysłanie e-maila lub SMS-a, ale nie jego odebranie, więc przy terminie krytycznym dobrze mieć drugi kanał.
Pytania i odpowiedzi
Czy przypomnienia idą SMS-em czy e-mailem?
Jednym i drugim. Wysyłka SMS wymaga skonfigurowanej bramki, a koszt wiadomości jest po Twojej stronie i nie wchodzi w cenę licencji.
Czy da się zobaczyć wszystkie zbliżające się terminy w jednym miejscu?
Tak, w zestawieniu terminów dla całej floty z filtrem okresu.
Czy mechanizm obejmuje wózki widłowe i sprzęt?
Moduł jest przeznaczony dla pojazdów. Czy obejmie inny sprzęt, zależy od tego, czy zakres pól odpowiada Twoim potrzebom, a sprawdza się to w analizie przedwdrożeniowej.
Zobacz też: Ewidencja samochodów służbowych: kto miał pojazd w piątek