Na tej stronie (6)
Na pytanie, kto miał samochód służbowy w danym dniu, odpowiada rejestr wydań i zwrotów, w którym każde wydanie ma osobę, czas i stan pojazdu. Bez takiego rejestru zostaje odtwarzanie z pamięci i kalendarza, czyli najczęściej brak odpowiedzi. Pytanie pada zwykle w najgorszym momencie: po mandacie z fotoradaru, po szkodzie parkingowej albo po tym, jak ktoś oddał auto z pustym bakiem i rysą. W TraxSystem rejestr wydań i zwrotów samochodów służbowych prowadzi moduł Flota.
Co musi zawierać rejestr wydań pojazdów
| Element | Po co |
|---|---|
| Kto pobrał | odpowiedź na pytanie, kto miał pojazd |
| Kiedy pobrał i zwrócił | pozwala przypisać zdarzenie do właściwej osoby |
| Stan licznika | przebieg na osobę, podstawa rozliczeń |
| Stan paliwa lub baterii | ujawnia oddanie pojazdu pustego |
| Uwagi i uszkodzenia | rysa zgłoszona przy zwrocie to inna sprawa niż rysa znaleziona tydzień później |
Najważniejszy w rejestrze jest moment zwrotu. Wydanie każdy odnotuje, bo bez tego nie dostanie kluczyków, a zwrot bywa pomijany, choć to od niego zależy, czy dane do czegokolwiek się nadają.
Oświadczenia podpisywane przy wydaniu i zwrocie
Część spraw najlepiej zbierać jako oświadczenie podpisane przy wydaniu albo zwrocie: potwierdzenie stanu pojazdu, zgodę na zasady użytkowania, zgłoszenie uszkodzenia. Podpis składa się na ekranie, a dokument zostaje w systemie razem z datą. Nie ma wtedy osobnego obiegu papieru, a przy szkodzie liczy się to, czy dokument w ogóle da się znaleźć.
Ewidencję wydań prowadzi moduł Flota, wyceniany liczbą pojazdów, z limitem rosnącym razem z rozmiarem bazy. Podpisy przy wydaniu i zwrocie obsługuje osobny moduł Oświadczenia. Ile kosztują oba przy Twojej flocie, policzysz w konfiguratorze cennika.
Alerty floty: paliwo, przeglądy i niezwrócony pojazd
W ewidencji samochodów służbowych przydają się trzy alerty:
- o spadku poziomu paliwa albo baterii pod ustalony próg,
- o zbliżającym się przeglądzie albo badaniu technicznym,
- o pojeździe niezwróconym po ustalonym czasie.
Alert o paliwie ma się uruchamiać raz, w chwili spadku pod próg. Jeśli uruchamia go każdy niski odczyt, pojazd stojący z pustym bakiem generuje alert co godzinę i po dniu nikt na to nie patrzy. Przypomnienie o przeglądzie zwraca się przy pierwszym uniknięciu jazdy na przeterminowanym badaniu.
Ewidencja przebiegu a rozliczenia podatkowe
TraxSystem prowadzi ewidencję wydań, zwrotów i stanów licznika. Czy taka ewidencja spełnia wymogi konkretnego rozliczenia podatkowego, zwłaszcza pełnego odliczenia VAT od pojazdów wykorzystywanych wyłącznie służbowo, zależy od tego, jakie dane są wprowadzane i jak, więc to pytanie do Twojej księgowości.
System dostarcza rejestr, a jego zgodność z wymogami podatkowymi ocenia księgowość. Nie twierdzimy, że TraxSystem „załatwia kilometrówkę”.
Czego TraxSystem nie zrobi w ewidencji floty
TraxSystem nie jest systemem GPS ani telematyką floty. Nie śledzi trasy pojazdu poza terenem i nie zbiera danych z magistrali pojazdu, bo jest rejestrem wydań i zwrotów.
Nie odczyta też sam stanu licznika. Wpisuje go człowiek przy wydaniu i zwrocie, więc dane są tak dobre jak dyscyplina wpisywania. Mandatu nie przypisze automatycznie: poda, kto miał pojazd w danym czasie, a przypisanie i dalsze kroki należą do Ciebie.
Nie zastępuje też systemu kadrowego: nie prowadzi rozliczeń pracowniczych ani ryczałtów.
Dane o tym, kto i kiedy prowadził pojazd, są danymi o pracowniku. Cel, zakres i okres ich przechowywania uzgodnij z osobą odpowiedzialną za ochronę danych.
Pytania i odpowiedzi
Czy pracownik może pobrać pojazd sam, bez udziału administracji?
Tak, jeśli tak skonfigurujesz proces, z podpisem oświadczenia przy pobraniu. Ma to sens przy większej flocie, bo przy pięciu autach zwykle prościej wydawać je przez jedną osobę.
Czy da się zarezerwować pojazd z wyprzedzeniem?
Tak, rezerwacja pojazdów jest obsługiwana. Jej zakres zależy od konfiguracji i ustala się go przy wdrożeniu, bo praktyka bywa różna w każdej firmie.
Czy widać historię jednego pojazdu?
Tak: kto go pobierał, kiedy, z jakim przebiegiem i z jakimi uwagami.
Zobacz też: Przypomnienia o przeglądach pojazdów firmowych · Kontrola czasu pobytu pojazdu na terenie