Na tej stronie (6)
Od zwykłego zgłoszenia dostawy awizacja różni się tym, że jest wiążąca w czasie. Zgłoszenie mówi „przyjedziemy w środę”, a awizacja „środa, 10:30, rampa 4”.
Co zawiera awizacja
Awizacja zawiera zwykle:
- termin, czyli datę i godzinę okna czasowego,
- miejsce obsługi: rampę, bramę albo punkt obsługi,
- numery rejestracyjne ciągnika i naczepy,
- dane kierowcy potrzebne do wpuszczenia go na teren,
- przewoźnika, czyli firmę odpowiedzialną za transport,
- rodzaj operacji: załadunek, rozładunek albo obsługę specjalną,
- numer zamówienia lub dokumentu, który wiąże dostawę z procesem zakupowym.
Zakres bywa szerszy, na przykład o dokumenty albo skany, jeśli zakład egzekwuje je przed wjazdem.
Kto tworzy awizację
Awizację zakłada się na trzy sposoby i zwykle kilka z nich działa obok siebie.
Przewoźnik może ją założyć sam, w portalu: firma transportowa loguje się i wybiera wolne okno. Praca schodzi wtedy z działu logistyki do firmy, która wie najwięcej o pojeździe i kierowcy.
Awizację wprowadza też pracownik zakładu, zwykle z działu zakupów albo logistyki, po ustaleniu terminu. Bez tej drogi nie da się obsłużyć przewoźników, którzy z portalu nie skorzystają.
Trzecia droga to awizacje tworzone automatycznie z zamówień w systemie nadrzędnym, na przykład w ERP. Wymaga to integracji, czyli osobnego projektu.
Do czego służy awizacja dostaw
Awizacje rozkładają ruch w czasie. Bez nich wszyscy przyjeżdżają rano, więc o siódmej rampy są zakorkowane, a po południu stoją puste. Pojazd z terminem nie musi stać pod płotem od świtu, dzięki czemu kolejka przed bramą się skraca, a magazyn wie, ile dostaw i kiedy przyjedzie, czyli ilu ludzi potrzebuje na zmianie.
Po każdej awizacji zostaje też zapis: czy przewoźnik się stawił, czy zmieścił się w oknie i ile trwała obsługa.
Awizacja, okno czasowe, YMS i booking
Okno czasowe (ang. time slot) to przedział czasu, na który awizacja jest zarezerwowana, więc awizacja zajmuje okno. System YMS (yard management system) to pojęcie szersze: obejmuje zarządzanie całym ruchem na terenie zakładu, a awizacje są jednym z jego elementów. Booking to angielski odpowiednik awizacji, spotykany w firmach międzynarodowych.
Słowo „awizacja” bywa też używane w znaczeniu „powiadomienie o dostawie”, bez rezerwacji terminu. Na początku rozmowy trzeba więc ustalić, o które znaczenie chodzi.
Awizacja w TraxSystem
W TraxSystem awizacja jest rezerwacją okna na konkretnej rampie, a czas przygotowania przed dostawą i po niej wlicza się do rezerwacji. Przewoźnik zakłada ją w portalu przewoźnika, a kierowca melduje przyjazd w kiosku na bramie i dostaje SMS ze zgodą na wjazd. Awizację, na którą nikt się nie stawił, system po ustalonym czasie oznacza jako porzuconą i zwalnia rampę.
TraxSystem nie blokuje wjazdu pojazdu bez awizacji: pokazuje operatorowi, że rezerwacji nie ma, i to on decyduje o wpuszczeniu. Nie jest też systemem magazynowym (WMS): awizacja planuje wjazd i rampę, a zawartości naczepy ani stanów magazynowych nie obejmuje.
Za awizacje odpowiada moduł Awizacje i magazyn, dokupowany do bazy systemu i wyceniany liczbą ramp. Limit rośnie z rozmiarem bazy: do 2 ramp w bazie Start, do 6 w bazie Standard i do 20 w bazie Rozszerzony. Kwoty dla każdego wariantu są w cenniku TraxSystem.
Pytania i odpowiedzi
Czy awizacja jest obowiązkowa?
Zależy od zakładu. Większość obiektów wprowadza zasadę, że dostawę bez awizacji obsługuje się po wszystkich awizowanych, bez formalnego zakazu wjazdu.
Czy awizację da się zmienić po utworzeniu?
Tak, w zakresie ustalonym przez zakład. Zmiana terminu albo rampy powinna trafić także do kierowcy, najlepiej SMS-em.
Ile wcześniej trzeba awizować?
Zwykle od jednego dnia do kilku godzin przed dostawą, a wymagane wyprzedzenie ustala zakład.
Zobacz też: Czym jest okno czasowe na rampie · Co to jest system YMS (yard management system) · Ile kosztuje system awizacji dostaw