Czym jest książka służby ochrony

Książka służby ochrony to chronologiczny zapis przebiegu służby na posterunku: od jej przejęcia, przez zdarzenia i obchody, po przekazanie następnej zmianie. Jest podstawowym dokumentem pracy ochrony, bo odtwarza się z niej, kto pełnił służbę, co się wydarzyło i jakie działania podjęto. W niektórych organizacjach ten sam dokument nazywa się dziennikiem zmiany.

Co zawiera wpis w książce służby

Typowy wpis w książce służby zawiera godzinę zdarzenia albo czynności, osobę pełniącą służbę i rodzaj wpisu: przejęcie służby, obchód, zdarzenie albo przekazanie. Dalej jest opis, co się stało i co zrobiono, a na końcu skutek, czyli powiadomienia, interwencje i podjęte decyzje. Zakres wpisów bywa określony w instrukcji ochrony obiektu albo w umowie z agencją i wtedy jest wiążący.

Po co prowadzi się książkę służby

Książka służby przydaje się przede wszystkim po zdarzeniu. Po włamaniu, szkodzie albo skardze pytanie brzmi „co się wtedy działo”, a bez zapisu zostaje tylko pamięć osób, które akurat były na zmianie.

Książka służby zapewnia też ciągłość między zmianami. Przy przekazaniu służby ginie najwięcej informacji i wpis „brama trzecia nie domyka się od wtorku” jest wart więcej niż rozmowa przy kawie.

Przy ochronie kontraktowej książka jest dowodem, że służba była pełniona, więc na jej podstawie rozlicza się usługę. Z czasem staje się też materiałem do analizy, bo powtarzające się zdarzenia tego samego typu widać dopiero w zestawieniu.

Papierowa czy elektroniczna książka służby

Elektroniczna książka służby jest lepsza od papierowej wtedy, gdy wpisy powstają na bieżąco. Uzupełniana pod koniec zmiany z kartki ma tę samą wadę co papierowa i do tego daje złudzenie precyzji: godzina przy wpisie jest dokładna, ale oznacza chwilę przepisania z kartki.

Książka służby w TraxSystem

W TraxSystem książka służby należy do modułu Ochrona obiektu i jest powiązana z pozostałymi narzędziami posterunku: z meldunkami (potwierdzenie, że pracownik jest bezpieczny), z obchodami (potwierdzenia punktów kontrolnych) i z tablicą ochrony, która pokazuje bieżący obraz obsady. Zdarzenia zarejestrowane przez system, takie jak przejścia, wjazdy i alarmy, są widoczne obok wpisów ręcznych, więc przebieg zmiany da się odtworzyć bez zestawiania dwóch źródeł.

Poważniejsze zdarzenie opisuje się w raporcie incydentu, z którego powstaje plik PDF z opisem, załącznikami i podpisem.

Książka służby, meldunki, obchody i tablica ochrony wchodzą w skład jednego modułu, wycenianego liczbą posterunków, i nie dokupuje się ich osobno. Cenę modułu dla dwóch, czterech albo sześciu posterunków podaje cennik.

Czego elektroniczna książka służby nie zastąpi

TraxSystem nie zastępuje instrukcji ochrony obiektu i nie określa, co ma trafiać do książki służby. To wynika z Twoich procedur i z umowy z agencją.

System nie przechowuje też nagrań z monitoringu wizyjnego. Wpis może odsyłać do nagrania z rejestratora, ale ono zostaje poza systemem; w TraxSystem są zdjęcia i klipy z konkretnych zdarzeń, na przykład z przejścia przez punkt kontroli dostępu.

Książka służby zawiera dane o pracy konkretnych osób, więc okres przechowywania wpisów i krąg osób z dostępem ustal z osobą odpowiedzialną za ochronę danych.

Pytania i odpowiedzi

Zobacz też: Kontrola obchodów: punkty kontrolne bez wiary na słowo · Meldunek posterunku: jak wygląda kontrola pracownika pracującego sam · System dla agencji ochrony obiektu