System dla agencji ochrony obiektu: co jest naprawdę potrzebne

System dla agencji ochrony obiektu musi uwzględniać to, że agencja pracuje na cudzym obiekcie, cudzym sprzęcie i cudzych danych. Pracownik agencji potrzebuje dostępu do tego, co jest niezbędne do pełnienia służby, i do niczego więcej, a koordynator agencji potrzebuje widoku obsady, zestawień dla klienta i śladu decyzji. Zakres dostępu ustala się przed uruchomieniem systemu, bo poprawianie go po pierwszym incydencie przychodzi za późno.

Posterunek: obraz bieżący, zdarzenia, obchody i meldunki

Na posterunku pracownikowi agencji potrzebny jest bieżący obraz obiektu: kto jest na terenie, jakie pojazdy wjechały i co się dzieje na bramach, na jednym ekranie zamiast w czterech aplikacjach. Musi też móc zapisać zdarzenie od razu, na miejscu, zamiast odtwarzać je pod koniec zmiany z kartki.

Do tego dochodzi potwierdzanie obchodów w punktach kontrolnych, ze zdjęciami tam, gdzie są wymagane, i przekazanie zmiany z zapisem tego, co następna osoba powinna wiedzieć. Jeśli pracownik jest na posterunku sam, najważniejsze z całej listy są meldunki, czyli cykliczne potwierdzenia, że jest w porządku.

Koordynator agencji: obsada, zestawienia i ślad decyzji

Koordynator agencji musi widzieć obsadę: kto jest na którym posterunku i kto się nie zameldował. Klientowi przekazuje zestawienia obchodów, zdarzeń i przebiegu służby za wybrany okres, bo to one potwierdzają wykonanie usługi. Trzecia rzecz to ślad decyzji: kto wpuścił pojazd bez awizacji, kto zdjął zakaz, kto zamknął zdarzenie.

Co widzi agencja, a co tylko zleceniodawca

Przy wdrożeniu na obiekcie obsługiwanym przez agencję najważniejsze pytanie brzmi: które dane widzi agencja, a które tylko zleceniodawca. Odpowiedź zapisuje się na piśmie i zwykle wygląda tak:

TraxSystem ma 217 uprawnień w 24 grupach, więc taki podział da się odwzorować dokładnie, bez jednego przełącznika „agencja tak/nie”.

Kto jest administratorem danych: właściciel obiektu czy agencja

Rolę administratora danych trzeba ustalić przed uruchomieniem systemu. Zwykle administratorem jest właściciel obiektu, a agencja przetwarza dane na jego zlecenie, co wymaga umowy powierzenia. Bywa też inaczej, zależnie od konstrukcji kontraktu.

Na piśmie ustala się:

• kto jest administratorem, a kto podmiotem przetwarzającym,
• jaki zakres danych przetwarza agencja,
• co się dzieje z dostępami po zakończeniu kontraktu,
• kto odpowiada za usunięcie danych z urządzeń agencji.

Ostatni punkt bywa pomijany, choć właśnie o nim ktoś na pewno przypomni sobie w dniu rozwiązania umowy.

Kto płaci za system i co z licencją po zmianie agencji

Na obiekcie obsługiwanym przez agencję system składa się z bazy, której wielkość zależy od liczby bram i stanowisk (sesji jednoczesnych), oraz z modułu Ochrona obiektu, wycenianego liczbą posterunków. Moduł obejmuje meldunki, obchody, książkę służby i tablicę ochrony. Kwotę dla takiego zestawu policzysz w konfiguratorze cennika; sprzęt wycenia się osobno, poza licencją.

Kto płaci, agencja czy właściciel obiektu, zależy od kontraktu. Warto to rozstrzygnąć razem z pytaniem, co się dzieje z licencją po zmianie agencji.

Czego TraxSystem nie robi na obiekcie z agencją

TraxSystem nie zastąpi instrukcji ochrony obiektu i nie określi, co ma być w niej zapisane. Nie układa też grafików pracy agencji: pokazuje obsadę posterunków w kontekście służby, ale nie jest systemem układania grafików ani rozliczania wynagrodzeń.

System nie zastępuje rejestratora monitoringu, bo z kamer zapisuje tylko zdjęcia i klipy ze zdarzeń, i nie rozpoznaje twarzy. Nie wymienia też danych między obiektami. Każdy obiekt to osobna instancja z osobnymi danymi, więc zakaz wstępu wpisany na jednym obiekcie nie przenosi się na inny.

Pytania i odpowiedzi

Zobacz też: Praca samotna na obiekcie: obowiązki pracodawcy i jak ich dopilnować · Czym jest książka służby ochrony · Kontrola obchodów: punkty kontrolne bez wiary na słowo · Kto odpowiada za kontrolę wjazdu w parku magazynowym