Na tej stronie (5)
Zarządca parku odpowiada za dostęp na teren wspólny: bramy, drogi wewnętrzne, parkingi. Najemca odpowiada za dostęp do swojej powierzchni i za to, kogo tam wpuszcza. Granica biegnie tam, gdzie kończy się teren wspólny, ale rozmywa się w trzech miejscach: przy dostawcach jadących do konkretnego najemcy, przy podwykonawcach pracujących na terenie wspólnym i przy danych osobowych kierowców, które ktoś musi przetwarzać jako administrator.
Te trzy sprawy rozstrzyga się w umowie najmu, zanim dojdzie do pierwszego sporu.
Dostawcy najemców, podwykonawcy i dane kierowców
Dostawca jadący do najemcy wjeżdża przez bramę zarządcy i jedzie drogą zarządcy, ale dostawę realizuje dla najemcy. Kto decyduje o wpuszczeniu? Zwykle zarządca kontroluje wjazd na teren, a najemca decyduje o przyjęciu dostawy. Żeby to działało, awizacja najemcy musi być widoczna na bramie zarządcy, bo inaczej ochrona dzwoni do najemcy przy każdym aucie.
Podwykonawcę na terenie wspólnym, czyli ekipę remontową, serwis urządzeń albo firmę sprzątającą, formalnie wpuszcza zarządca, ale często zamawia go najemca. Jeśli nikt nie ustali, kto prowadzi listę uprawnionych, na terenie zaczynają pracować osoby, o których nikt nie wie.
Trzecia sprawa to dane osobowe kierowców, które zawiera rejestr wjazdów. Kto jest ich administratorem: zarządca, najemca czy obaj? To pytanie zada inspektor ochrony danych któregoś z najemców i lepiej mieć odpowiedź wcześniej.
Co zapisać w umowie najmu o kontroli wjazdu
Umowa najmu powinna rozstrzygać:
- kto prowadzi rejestr wjazdów na teren wspólny i na jakiej podstawie; zwykle zarządca, w celu zapewnienia bezpieczeństwa obiektu,
- kto ma dostęp do danych o ruchu najemcy: najemca do swoich, zarządca do całości, inni najemcy do niczego; tego zapisu najemcy szukają najczęściej,
- kto zgłasza podwykonawców i w jakim trybie, z terminem wyprzedzenia i wskazaniem, kto weryfikuje uprawnienia,
- jak długo przechowuje się dane z rejestru; okres retencji powinien być jeden dla całego obiektu, zamiast ustalanego osobno przez każdego najemcę.
Wspólny system parku czy osobne systemy najemców
Najemcy czasem chcą własnego rozwiązania na swoją część. To rozsądne przy dużej, samodzielnej powierzchni i kosztowne przy kilku mniejszych.
| Wspólny system parku | Osobne systemy najemców | |
|---|---|---|
| Widok całości ruchu | zarządca ma jeden obraz | brak; nikt nie wie, kto jest na terenie |
| Lista ewakuacyjna | obejmuje cały park | rozproszona, przy alarmie nieużyteczna |
| Zakazy wstępu | jedna lista dla obiektu | osoba wyproszona przez A wjeżdża do B |
| Koszt | jedna licencja obiektu | licencja u każdego najemcy |
| Niezależność najemcy | zakres widoczności ograniczony rolą | pełna |
Najczęściej przeważa argument listy ewakuacyjnej: przy alarmie nikt nie będzie składał listy obecnych z trzech systemów należących do trzech firm.
Granice systemu w parku z najemcami
TraxSystem nie ustala odpowiedzialności prawnej i nie zastępuje umowy najmu. Odwzorowuje podział, który został ustalony, i nadaje zakresy widoczności zgodnie z tym, co zapisano. Jeśli umowa milczy, system też nie podpowie.
System nie wymienia list zakazów między obiektami. Zakaz działa w obrębie jednego wdrożenia, więc osoba z zakazem w jednym parku nie jest automatycznie blokowana w innym.
Przy wielu podmiotach na jednym terenie szczególnie ważna jest jeszcze jedna granica: zakaz wstępu nie blokuje szlabanu samodzielnie. System pokazuje ostrzeżenie, a decyzję podejmuje operator.
Pytania i odpowiedzi
Czy najemca może mieć własne karty dostępu w systemie zarządcy?
Tak. Karty wydaje się z puli, a przypisanie do organizacji decyduje o tym, kto widzi historię przejść danej osoby.
Kto płaci za system w parku z najemcami?
Zwykle zarządca, w ramach opłaty eksploatacyjnej. Licencja dotyczy obiektu i nie zależy od liczby firm, a kwotę dla bram i modułów parku policzy konfigurator cennika.
Czy da się zacząć od terenu wspólnego i dołączać najemców stopniowo?
Tak. Dołączenie najemcy wymaga tylko skonfigurowania organizacji i ról, bez rozbudowy systemu. Rozszerzenie zakresu funkcji wymaga natomiast wygenerowania nowej licencji, więc planuje się je w harmonogramie.
Zobacz też: Park magazynowy z najemcami: jak rozdzielić ruch i dane między firmami · Rejestr wjazdów a RODO: kto w firmie może widzieć dane kierowcy · Lista ewakuacyjna: jak mieć ją w trzy minuty