Awizacje w arkuszu: co się psuje przy dwudziestu dostawach dziennie

Arkusz do planowania dostaw, na przykład w Excelu, wystarcza, dopóki dostaw jest kilka dziennie, a plan prowadzi jedna osoba. Przy dwudziestu dostawach plan zaczyna się rozjeżdżać z tym, co dzieje się przed bramą: arkusz nie wie o pojeździe, który już przyjechał, nie pilnuje dwóch rezerwacji na tę samą rampę i nie powiadamia przewoźnika ani kierowcy o zmianie. Do tego porzucone rezerwacje zostają w nim do końca dnia, a historia obsługi znika przy pierwszym nadpisaniu pliku.

Arkusz nie wie o pojeździe, który już przyjechał

Plan mówi, że dostawa jest o dziesiątej. Pojazd stoi przed bramą od ósmej trzydzieści, a magazyn dowiaduje się o tym telefonem z portierni. Arkusz nie ma skąd tego wiedzieć, bo nikt nie wpisuje do niego przyjazdów.

Różnica dotyczy planu i stanu. Arkusz prowadzi sam plan, a system awizacji trzyma jedno i drugie w tym samym miejscu, bo wjazd powstaje na bramie z rezerwacji i pozostaje z nią powiązany.

Dwie rezerwacje na tę samą rampę o tej samej godzinie

Rezerwacja w arkuszu jest wpisem w komórce. Nic nie przeszkadza dwóm osobom wpisać dwóch dostaw na tę samą rampę o tej samej godzinie, zwłaszcza gdy pracują na kopii pliku. Konflikt wychodzi rano na rampie, kiedy rozwiązać go można już tylko kolejką.

Zmiana rampy nie dociera do kierowcy

Przesunięcie dostawy z rampy trzy na rampę pięć to w arkuszu jedna poprawka, a poza nim dwa telefony: do przewoźnika i do kierowcy. Pierwszy zwykle ktoś wykonuje, drugi zwykle nie. Stąd najczęściej bierze się kierowca stojący pod złą rampą, choć każdy w tym łańcuchu zrobił swoje i nikt nie czuje się winny.

Nikt nie odpowiada za porzucone rezerwacje

Dostawa, która nie przyjechała, zostaje w arkuszu do końca dnia i blokuje okno. Kasuje ją ten, kto zauważy, czyli często nikt, więc po dwóch tygodniach harmonogram jest pełny, a rampy stoją puste.

Historia obsługi znika przy nadpisaniu pliku

Pytanie „ile trwał rozładunek w zeszłym miesiącu” wymaga danych, których arkusz nie zbiera, bo służy do planowania i przebiegu dostaw nie zapisuje. Wersja z zeszłego tygodnia bywa nadpisana, a ta z zeszłego miesiąca leży w pliku z datą w nazwie.

Kiedy arkusz do planowania dostaw wystarcza

Narzędzia, które działa, nie trzeba wymieniać. Arkusz wystarcza, gdy wszystkie cztery warunki są spełnione naraz:

1. dostaw jest najwyżej kilka dziennie,
2. plan prowadzi jedna osoba i ta sama osoba odbiera telefony,
3. przewoźnicy są stali i jest ich kilku,
4. nikt nie pyta o historię obsługi.

Kiedy któryś warunek przestaje obowiązywać, arkusz nadal działa, ale zabiera czas gdzie indziej: przy telefonie i przy bramie.

Czego nie naprawi przejście z arkusza na system

System awizacji nie zwiększy liczby ramp. Kiedy dostaw jest więcej, niż obiekt fizycznie zmieści, harmonogram to ujawni, ale problemu nie usunie. Nie wymusi też punktualności na przewoźniku: pokaże, kto się nie stawił, a rozmowę z przewoźnikiem prowadzisz Ty.

Decyzji organizacyjnych system nie podejmie za zakład. Obsługa dostaw bez awizacji dopiero po awizowanych to Twoja zasada, a w systemie się jej nie ustawia.

Pytania i odpowiedzi

Zobacz też: Jak zorganizować okna czasowe na rampach · Telefony „o której mam być”: jak przestać je odbierać · Porzucone awizacje: jak nie blokować rampy pojazdem, który nie przyjedzie