Na tej stronie (6)
Notatka spisana następnego dnia z pamięci nie jest dokumentacją zdarzenia, tylko relacją z niego. Dokumentacja incydentu powstaje na miejscu: z godziną zapisaną przez system, punktem na mapie obiektu, zdjęciami i podpisem osoby zgłaszającej. Notatce z pamięci brakuje godziny, dokładnego miejsca, kolejności zdarzeń i tego, co było widać na miejscu, a czego już nie widać. Przy sporze albo przy zgłoszeniu do ubezpieczyciela ta różnica decyduje.
Notatki powstają następnego dnia z jednego powodu: w chwili zdarzenia nie ma czym ich zrobić.
Co da się zapisać w chwili zdarzenia
Czas zapisuje się jako znacznik systemowy, więc nikt nie wpisuje godziny z pamięci. Miejsce zaznacza się punktem na mapie obiektu zamiast opisu „przy bramie od strony magazynu”. Zdjęcia pokazują stan sprzed uprzątnięcia, którego później nie da się odtworzyć, a opis powstaje, gdy szczegóły są jeszcze świeże. Osoby i pojazdy wybiera się z rejestru, dzięki czemu zgłoszenie jest powiązane z konkretnymi rekordami. Na koniec osoba zgłaszająca składa podpis na urządzeniu.
Najcenniejsze są zdjęcia i pozycja, bo opis da się uzupełnić później, a stanu miejsca sprzed uprzątnięcia już nie.
Dlaczego zdjęcie z prywatnego telefonu nie wystarcza
Zdjęcie zrobione prywatnym telefonem trafia do galerii ochroniarza, a do akt zdarzenia już nie. Nie ma powiązania z incydentem, bywa wysyłane komunikatorem, a gdy ochroniarz zmienia pracę, znika razem z telefonem. Osobnym problemem jest to, że na prywatnym urządzeniu zostają dane z obiektu.
Rejestr incydentów i raport PDF w TraxSystem
W TraxSystem zgłoszony incydent trafia do rejestru z kategorią i statusem. Osoba odpowiedzialna dostaje go do obsługi, a z całości powstaje raport w formacie PDF ze zdjęciami, mapą i podpisem.
Rejestr incydentów ma sens dopiero wtedy, gdy ktoś do niego zagląda. Bez wskazanej osoby i bez przeglądu okresowego zamienia się w archiwum, do którego nikt nie sięga.
Jak ustalić kategorie incydentów przed uruchomieniem
Kategorie incydentów ustala się, zanim rejestr zacznie działać. Przy zbyt drobnym podziale ochroniarz wybiera pierwszą pozycję z listy, a przy zbyt ogólnym wszystko ląduje w kategorii „inne”. Kategoria ma sens wtedy, gdy wiadomo, kto obsługuje zgłoszenia tej kategorii.
Czego rejestr incydentów nie zrobi
TraxSystem nie oceni, czy zdarzenie jest incydentem, bo zgłasza je człowiek. Nie wykryje też zdarzenia sam, ponieważ nie jest systemem monitoringu z analizą obrazu.
System nie zastąpi zgłoszenia do służb ani do ubezpieczyciela: dostarcza dokumentację, ale nie prowadzi obiegu formalnego. Nie rozstrzygnie również odpowiedzialności, bo zbiera fakty i nie wyciąga z nich wniosków.
Pytania i odpowiedzi
Na czym ochroniarz zgłasza incydent?
Na urządzeniu mobilnym, tym samym, na którym potwierdza punkty kontrolne podczas obchodu.
Czy raport da się przekazać ubezpieczycielowi?
Tak, jako plik PDF ze zdjęciami, mapą i podpisem. Czy wystarczy w konkretnym postępowaniu, rozstrzyga ubezpieczyciel.
Czy zdjęcia są objęte retencją?
Tak, jak wszystkie pozostałe dane. Okres przechowywania ustawiasz w polityce retencji.
Czy incydent może zgłosić ktoś spoza ochrony?
Tak, jeśli nadasz mu uprawnienie. Przydaje się to na przykład kierownikom zmian w magazynie.
Czy rejestr incydentów jest osobnym modułem?
Nie. Rejestr incydentów jest częścią modułu Ochrona obiektu, którego cena zależy od liczby posterunków. Stawkę modułu przy wybranej bazie pokazuje konfigurator w cenniku.
Zobacz też: Czym jest książka służby ochrony · Kontrola obchodów: punkty kontrolne bez wiary na słowo · System dla agencji ochrony obiektu