Auf dieser Seite (9)
- Einsatzliste mit namentlicher Aufstellung
- Karten für temporäre Mitarbeiter aus einem eigenen Pool
- Das Ausweisbüro weist die Karte zu, der Empfang gibt sie aus
- Kartenrückgabe am letzten Tag der Arbeiten
- Tageslimit für temporäre Mitarbeiter
- Fremdfirmenmitarbeiter auf der Evakuierungsliste
- Was die Fremdfirmenerfassung nicht leistet
- Häufige Fragen zur Fremdfirmenerfassung
- Einsatzlisten in der Vorführung
Montag, sechs Uhr morgens, vor dem Tor stehen zwölf Leute einer Montagefirma. Der Vorarbeiter hat die Liste in einer E-Mail, die Pforte hat ein Heft, und der Leiter der Instandhaltung ist noch unterwegs. Meist endet das damit, dass jemand die Namen mit dem Kugelschreiber abschreibt und die ganze Gruppe auf Treu und Glauben hereinlässt, weil die Arbeiten um sieben beginnen sollen. Nach einer Woche kann niemand sagen, wie viele Leute dieser Firma gestern in der Halle waren.
Einsatzliste mit namentlicher Aufstellung
Eine Einsatzliste in TraxSystem enthält die Firma, den Zeitraum von–bis, das Zielobjekt und die namentliche Liste der Personen. Die Firma wird aus dem Organisationsverzeichnis der Zutrittskontrolle gewählt, demselben, das auch Empfang und Zufahrtskontrolle nutzen.
Die Personenliste kommt selten in einer bequemen Form. Häufiger ist es ein Ausschnitt aus einer E-Mail oder eine Tabelle, die jeder auf seine Weise ausgefüllt hat; die Eingabe geht deshalb auf drei Wegen: von Hand, durch Einfügen aus der Zwischenablage oder per Import aus Excel. Das Einfügen kommt mit Text zurecht, in dem Geburtsdatum und Ausweisnummer in derselben Zeile wie der Name stehen. Für die Firma gibt es eine fertige Tabellenvorlage. Ihre Spalten entsprechen dem, was Ihre Installation verlangt, also gibt es darin keine Felder, die ohnehin niemand prüft.
Welche Angaben Pflicht sind, legt die Konfiguration fest. Ein Werk verlangt das Geburtsdatum, ein anderes die Ausweisnummer, ein drittes die polnische Personenkennziffer PESEL. Die PESEL wird maskiert gespeichert; sichtbar bleiben nur die Stellen, die bei der Einführung festgelegt wurden.
Karten für temporäre Mitarbeiter aus einem eigenen Pool
Karten für Fremdfirmen liegen in einem anderen Pool als Besucherkarten. Diese Trennung ist buchhalterisch und praktisch sinnvoll: Eine Besucherkarte kommt nach einer Stunde zurück, die Karte eines temporären Mitarbeiters bleibt während des zweiwöchigen Umbaus bei ihm, und wer beides mischt, hat um neun Uhr morgens einen leeren Pool am Empfang.
Die Berechtigungen eines temporären Mitarbeiters ergeben sich aus der Karte. Die Zutrittsrolle hängt an einer bestimmten Karte und geht mit ihr auf den Menschen über; der Trupp bekommt also genau die Durchgänge, die der Vertrag vorsieht. Eine Karte gehört zu jedem Zeitpunkt einer Person, und das System lässt nicht zu, sie ein zweites Mal auszugeben. Wer auf der Liste steht, aber keine Karte hat, kommt nicht hinein, denn am Tor werden Eintritte nicht von Hand bestätigt.
Das Ausweisbüro weist die Karte zu, der Empfang gibt sie aus
Liste anlegen und Karte ausgeben sind in den meisten Werken Aufgaben zweier Personen an zwei verschiedenen Schreibtischen, deshalb trennt TraxSystem diese Schritte auch in den Daten. Das Ausweisbüro weist die Karte zu: Es nimmt sie aus dem Pool und reserviert sie für einen bestimmten Menschen. Der Empfang händigt sie aus, wenn dieser Mensch am Schalter steht, und erst mit der Ausgabe beginnt die Karte, Durchgänge zu öffnen.
Zwischen Zuweisung und Abholung liegt die Karte in der Schublade des Empfangs, manchmal mehrere Tage. Würde sie sofort funktionieren, würde jede Buchung mit dieser Karte einen Eintritt auf den Namen eines Menschen verbuchen, der sie nie gesehen hat, und sein Name stünde auf der Anwesenheitsliste.
Der Empfang hat dafür einen eigenen Bildschirm, der sich mit einem Klick aus der Besucherverwaltung öffnet. Darin stehen die heute gültigen Listen und, nach dem Öffnen einer Liste, die namentliche Aufstellung: wer welche Karte hat, wem noch keine ausgegeben wurde, wer sie schon zurückgegeben hat und wer gerade auf dem Gelände ist. Die Namenssuche durchsucht alle Listen gleichzeitig, weil der Empfang bei dem Menschen am Schalter anfängt. Die Ausgabe wird mit dem Namen der ausgebenden Person gespeichert, und ein Irrtum lässt sich mit einem Klick zurücknehmen, ohne das Ausweisbüro einzuschalten.
Außer der Kartenausgabe ändert der Empfang hier nichts: Er legt keine Listen an und weist keine Karten zu. Dafür ist das Ausweisbüro da, und die Rollentrennung zeigt sich auch in den Berechtigungen.
Kartenrückgabe am letzten Tag der Arbeiten
Den letzten Tag der Arbeiten behandelt TraxSystem gesondert, denn dann leert sich der Kartenpool unbemerkt: Der Auftrag endet, und die Karte bleibt in der Tasche. An diesem Tag öffnet die Karte den normalen Ausgang nicht mehr und schickt den Menschen zum Rückgabeleser, der die Karte physisch einzieht und sie im System sofort freigibt.
Bleiben die Fälle, in denen die Rückgabe anders läuft: Die Karte wird von Hand abgegeben, geht verloren, oder der Trupp ist hinter jemand anderem hinausgegangen. Dann gibt das Personal die Karte aus der Liste der ausgegebenen Karten frei. Wird die Person, deren Karte freigegeben wird, als anwesend geführt, schließt die Freigabe auch ihren Aufenthalt, und das Bestätigungsfenster zeigt ihren Vor- und Nachnamen. Ohne Karte könnte diese Person den Austritt nicht buchen, und eine Anwesenheit ohne Karte verfälscht die Evakuierungsliste.
Karten von Listen, deren Arbeiten längst beendet sind, gehen nach einer festgelegten Zahl von Karenztagen von selbst in den Pool zurück. Personen, die als anwesend geführt werden, fasst der Automatismus nicht an; ihr Aufenthalt wird nur geschlossen, wenn jemand das bewusst bestätigt.
Tageslimit für temporäre Mitarbeiter
Gilt in Ihrem Werk ein Limit an Tagen, an denen dieselbe Person als temporärer Mitarbeiter arbeiten darf, berechnet TraxSystem es aus den Zeiträumen der Listen, auf denen diese Person steht, auch auf Listen anderer Firmen. Bei der Eintragung in eine weitere Liste zeigt es das Ergebnis, also wie viele Tage übrig sind, und bei Überschreitung sperrt es die Eintragung dieser Person.
Einen Treffer nur über Vor- und Nachnamen, ohne Bestätigung durch ein Ausweisdokument, behandelt das System anders: Es zeigt eine Warnung und rechnet ihn nicht in die Sperre ein, denn ein Michael Schmidt aus zwei verschiedenen Firmen kann zwei verschiedene Personen sein. Die Entscheidung trifft in diesem Fall ein Mensch.
Fremdfirmenmitarbeiter auf der Evakuierungsliste
Jeder Durchgang mit der Karte ändert die Anwesenheit der Person von der Liste und hinterlässt ein Ereignis im Monitor. Personen von den Einsatzlisten erscheinen auf derselben Anwesenheitsliste wie Mitarbeiter, Besucher und Fahrer an der Rampe. Diese Liste nutzt die Evakuierung am Sammelplatz, deshalb gibt es auf die Frage „Wer ist gerade auf dem Gelände?“ eine Antwort.
Ein Aufenthalt, den niemand geschlossen hat, wird nach Überschreiten der maximalen Aufenthaltsdauer automatisch geschlossen. Ohne das würde die Liste nach einem Monat noch einen Trupp zeigen, der mitten im Umbau durch die Seitenpforte gegangen ist.
In den Berichten ist eine Person von einer Einsatzliste ein eigener Anwesenheitstyp; Sie können also direkt abfragen, wie viele Personen einer bestimmten Firma im gewählten Zeitraum auf dem Gelände waren und wie lange.
Was die Fremdfirmenerfassung nicht leistet
Die Erfassung ersetzt weder den Vertrag noch die Arbeitsschutzdokumentation. Das System erfasst Ein- und Austritte; Untersuchungen, Qualifikationsnachweise und arbeitsplatzbezogene Unterweisungen bleiben, wo sie waren. Die Ausnahme ist die Sicherheitsunterweisung, die sich am Terminal durchführen und mit Unterschrift nachweisen lässt.
TraxSystem weiß nichts über Beschäftigung außerhalb Ihres Standorts. Das Tageslimit wird aus den Einsatzlisten in diesem System berechnet; arbeitet dieselbe Person parallel für einen anderen Auftraggeber, sieht das System das nicht und kann es auch nicht sehen.
Das System erkennt Menschen nicht biometrisch. Die Identität beruht auf der Karte und den Daten aus der Liste; tauschen zwei Personen aus demselben Trupp ihre Karten, liegt das außerhalb der Reichweite eines kartenbasierten Systems.
Ohne ausgegebene Karte lässt das System niemanden herein. So ist es ausgelegt, denn wer Eintritte ungeprüft von Hand bestätigt, macht aus der Erfassung wieder ein Heft. Die Zuweisung im Ausweisbüro allein reicht auch nicht: Solange der Mensch die Karte nicht am Empfang abgeholt hat, erkennt der Leser sie nicht an.
Personen, die ohne Registrierung hereingekommen sind, erfasst sie nicht. Diese Grenze hat jedes kartenbasierte System, und sie muss bei der Planung des Sammelplatzes berücksichtigt werden.
Häufige Fragen zur Fremdfirmenerfassung
Muss jede Person aus dem Trupp eine Karte bekommen?
Ja, wenn sie selbstständig hineingehen soll. Ohne Karte hat der Leser nichts zu erkennen, und am Tor werden Eintritte nicht von Hand bestätigt. Es reichen so viele Karten, wie Personen gleichzeitig auf dem Gelände sind, denn sie gehen nach Abschluss der Arbeiten in den Pool zurück.
Funktioniert die Karte sofort nach der Zuweisung im Ausweisbüro?
Nein. Die Zuweisung reserviert die Karte für eine bestimmte Person und nimmt sie aus dem Pool, Durchgänge öffnet sie aber erst nach der Ausgabe am Empfang. Bis dahin weist der Leser die Buchung ab und schickt den Menschen zur Kartenabholung, und das Tor zeigt ihn unter denen, die heute nicht hineinkommen.
Was, wenn sich die Arbeiten verlängern?
Den Zeitraum der Liste verlängert das Ausweisbüro, und die Karten funktionieren weiter, ohne neue Ausgabe. Vor dem Speichern prüft das System, ob die Verlängerung das Tageslimit einer der Personen auf der Liste überschreitet.
Bekommt die Fremdfirma Zugang zum System?
Nicht in diesem Modus. Die Firma schickt die Liste per E-Mail oder als Tabelle, und Ihr Team gibt sie ein. Einen eigenen Zugang über den Browser haben Spediteure und Zollagenturen; dazu gibt es die Seite Portale für externe Firmen.
Worin unterscheidet sich das von einer Besucherkarte?
Ein Besucher hat einen Aufenthalt, der in Stunden gerechnet wird, und eine Karte aus dem Besucherpool. Eine Person von einer Einsatzliste hat einen Zeitraum in Tagen, einen eigenen Kartenpool und ein Tageslimit. Der Rest des Ablaufs, also Leser, Anwesenheit und Evakuierung, ist derselbe wie in der Zutrittskontrolle.
Einsatzlisten in der Vorführung
In der Vorführung gehen wir den ganzen Ablauf mit Demodaten durch: Liste aus einer E-Mail einfügen, Karten ausgeben, mit der Karte am Leser eintreten, Ansicht am Empfang und Kartenrückgabe nach Abschluss der Arbeiten. Einsatzlisten gehören zum Modul Zutrittskontrolle; den Betrag zeigt der Preiskonfigurator, wenn Sie dieses Modul auswählen.