Beherbergungsbetrieb ohne besetzte Rezeption

Ein kleiner Beherbergungsbetrieb hat meist eine Person an der Rezeption und einen Satz Schlüssel. Bis 18 Uhr funktioniert alles. Danach beginnen die Anrufe: Der Gast steckt vor der Schranke fest, der Gast weiß nicht, wo er parken soll, der Gast wartet auf jemanden mit dem Schlüssel.

Meist gibt es zwei Lösungen, und beide kosten. Entweder hat jemand bis Mitternacht Dienst, oder die Schranke bleibt offen und der Parkplatz wird öffentlich.

Der dritte Weg besteht darin, dass die Buchung selbst den Zugang vergibt. In TraxSystem erhält der Gast seine Berechtigungen aus der eigenen Buchung, genau für den Zeitraum, den er bezahlt hat, und niemand vom Personal muss sie ihm aushändigen.

Der Aufenthalt des Gastes von der Buchung bis zum Check-out

Die Buchung enthält die Aufenthaltsdaten, die Daten des Gastes und das Kennzeichen seines Autos. Vor der Anreise erhält der Gast eine E-Mail mit allen Informationen (Anfahrt, Fotos, Lageplan, Link zur Karte) und eine SMS mit einer Kurzfassung und dem Zimmercode. Jede Person bekommt eine eigene Nachricht, denn der Code ist das Geheimnis einer einzelnen Person.

An der Einfahrt liest die Kamera das Kennzeichen. TraxSystem prüft, ob eine gültige Buchung für dieses Tor vorliegt, und öffnet die Schranke; genauso funktioniert die Schranke am Parkplatz. Das Zeitfenster für das Fahrzeug ist weiter als für die Türen, standardmäßig eine Stunde davor und eine Stunde danach, denn der Gast kommt früher an, parkt und geht erst dann aufs Zimmer.

Die Zimmertür öffnet der Code aus der SMS. Auf dem Weg dorthin öffnen sich auch die Durchgänge in den Bereich: Treppenhaus, Etage, Aufzug, Tür zur Terrasse.

Nach dem Check-out, mit einer kurzen Zeitreserve, funktioniert der Code nicht mehr, und das Kennzeichen öffnet die Schranke nicht mehr. Es muss nichts eingesammelt oder gelöscht werden, denn nichts wurde dauerhaft vergeben.

Die Hotelnacht so gezählt wie an der Rezeption

Ein Hotelzimmer arbeitet in TraxSystem im Übernachtungsmodus. Eingegeben werden An- und Abreisedatum, die Uhrzeiten kommen aus den Einstellungen des Raumes: meist Check-in um 14 Uhr, Check-out um 12 Uhr. Die Zahl der Nächte ergibt sich aus der Differenz der Daten, ein Aufenthalt von Freitag bis Sonntag sind also zwei Nächte.

Die Check-out-Zeit liegt vor der Check-in-Zeit, und das ist so gewollt: Abreise eines Gastes und Anreise des nächsten am selben Tag sind damit zwei getrennte Aufenthalte ohne Terminkonflikt. Der Gästewechsel ist in einem solchen Betrieb Alltag, und der Kalender muss ihn verstehen.

Der Zugang deckt den ganzen Aufenthalt in einem Zeitfenster ab, ohne Unterbrechung über Nacht. Würde man ihn in einzelne Nächte aufteilen, wäre das Zimmer für den Gast jeden Tag ab Mittag gesperrt.

Das Kennzeichen des Gastes gilt nur für die Dauer des Aufenthalts

Das bei der Buchung angegebene Kennzeichen landet nicht in der Fahrzeugkartei. Es bleibt weder ein Eintrag, der aufgeräumt werden muss, noch eine Berechtigung, die jemand vergisst. Nach dem Check-out ist dasselbe Auto für das System genauso unbekannt wie vor der Anreise.

TraxSystem prüft die Buchung erst dann, wenn weder die Fahrzeugkartei noch eine Fahrzeuggruppe das Fahrzeug erkannt hat. Die Durchfahrt eines Mitarbeiters oder Lieferanten fängt die Buchung also nicht ab; sie übernimmt die Durchfahrt, die bisher mit der Meldung „Fahrzeug unbekannt“ endete.

Was TraxSystem in einem Beherbergungsbetrieb nicht tut

TraxSystem verkauft keine Übernachtungen und ist kein Hotelverwaltungssystem: Es hat keine Zimmerpreise, keine Abrechnung, keine Rechnungen, keine Buchungskanäle und keine Buchungsmaschine auf Ihrer Website. Es führt Aufenthalt und Zugang, der Verkauf bleibt, wo er jetzt ist.

Es ersetzt auch keine Hotelschlösser, wenn Sie schon welche haben. Es arbeitet mit der Zutrittskontrolle an Lesern zusammen, und wenn in den Türen Kartenschlösser eines eigenen Systems sitzen, ist die Integration damit ein eigenes Gespräch.

Ohne Kamera am Tor öffnet TraxSystem die Schranke nicht per Kennzeichen, denn die Kennzeichenerkennung braucht eine Kamera. Es lässt auch keinen Gast herein, der kein Kennzeichen angegeben hat, und errät dieses Kennzeichen nicht; ein solcher Gast fährt nach den bisherigen Regeln ein. Ebenso prüft es nicht, ob der Gast tatsächlich übernachtet hat: Sichtbar sind Zutritte und Durchfahrten, nicht aber die Anwesenheit im Zimmer.

Welche Hardware am Standort nötig ist

Für das vollständige Szenario werden gebraucht:

eine Kamera an der Einfahrt, wenn die Schranke per Kennzeichen öffnen soll,
ein Leser mit Tastatur an der Zimmertür, wenn der Gast mit Code eintreten soll,
ein Zutrittscontroller an den Durchgängen in den Bereich,
ein Server bei Ihnen oder in unserer Cloud.

Sie können mit einem kleineren Umfang beginnen: Der Aufenthaltskalender allein funktioniert ohne jede Hardware, und der Code an der Tür funktioniert ohne Kamera am Tor. Was mit den bereits vorhandenen Geräten funktioniert, zeigt die Liste der unterstützten Hardware.

TraxSystem im Hotel und in der Pension