Personenbezogene Daten und Datensicherheit

TraxSystem ist nicht „von sich aus DSGVO-konform“, und niemand kann das an Stelle des Verantwortlichen versprechen. Ob die Verarbeitung den Vorgaben entspricht, hängt davon ab, wie das System konfiguriert wird und welche Aufbewahrungsfristen der Verantwortliche festlegt. Wir liefern die Mechanismen, die dafür nötig sind: Aufbewahrungsregeln, Anonymisierung, Audit und eingeschränkte Sichtbarkeit.

Welche personenbezogenen Daten TraxSystem verarbeitet

Schon seiner Aufgabe nach verarbeitet TraxSystem Daten der Personen, die auf das Gelände fahren oder es betreten: Fahrer, Besucher, Mitarbeiter und Fremdfirmenmitarbeiter. Dazu gehören Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Ausweisnummer, Telefonnummer, Firmenname und das Bild des gescannten Dokuments, bei der Zeiterfassung außerdem Anwesenheitsdaten. Hinzu kommen Fotos und kurze Videoclips der Kameras, die bei Einfahrt, Ausfahrt und an Zutrittskontrollpunkten gespeichert werden; darauf sind das Fahrzeug, das Kennzeichen und oft auch eine Person zu sehen.

Anwesenheitsdaten von Mitarbeitern haben in der Datenschutz-Folgenabschätzung ein anderes Gewicht als das Kennzeichen eines Fahrzeugs. In TraxSystem unterliegen sie denselben Aufbewahrungsregeln wie alle übrigen Daten.

Wie lange das System Daten speichert: Aufbewahrung und Anonymisierung

Die Aufbewahrungsregeln in TraxSystem legt der Verantwortliche fest, getrennt nach Datenkategorien, darunter getrennt für Fotos und für Kameraclips (standardmäßig jeweils 60 Tage). Der Löschlauf startet einmal täglich und entfernt Daten, deren Frist abgelaufen ist.

Die Anonymisierung ist unumkehrbar. Sie ersetzt personenbezogene Daten durch Werte, die keine Identifizierung zulassen, und löscht Telefonnummern, statt sie zu ersetzen. Wir weisen vor der Einführung darauf hin, denn anonymisierte Daten lassen sich nicht wiederherstellen.

Dokumentenscans und Anhänge haben eine eigene Aufbewahrungseinstellung, unabhängig von den Textdatensätzen, weil der Scan eines Lieferscheins und der Eintrag zur Einfahrt nicht dieselbe Frist haben müssen.

Die Aufbewahrungsregeln bereinigen keine Datensicherungen, denn die Sicherung ist ein eigener Prozess. Wie mit archivierten Sicherungen umzugehen ist, legt der Verantwortliche fest.

Wer Einsicht in die Daten hat: Berechtigungen, Sichtbarkeitsbereich und Audit

Den Zugriff auf Daten bestimmen in TraxSystem zwei Ebenen: Berechtigungen und Sichtbarkeitsbereich.

Berechtigungen legen fest, was ein Benutzer tun darf. Es gibt 217 davon in 24 Gruppen, und sie werden Rollen zugeordnet. Sie sind bewusst kleinteilig, damit jeder Bediener genau das bekommt, was er braucht.

Der Sichtbarkeitsbereich legt fest, welche Daten ein Benutzer sieht: welche Zielobjekte und welche Zufahrtsarten. Die Regel ist restriktiv: Ohne zugewiesene Rolle gibt es keinen Zugriff auf Daten. Der Sichtbarkeitsbereich gilt auch in Berichten und beim Export, eine heruntergeladene Datei umgeht ihn also nicht.

Das Audit hält jede Änderung mit Benutzerkonto und Zeitpunkt fest. Es beantwortet die Frage des Prüfers „Wer hat diesen Wert geändert?“ und die des Datenschutzbeauftragten „Wer hat diese Daten angesehen?“.

Gibt es einen Auftragsverarbeiter und einen Auftragsverarbeitungsvertrag?

Die Antwort hängt davon ab, wie TraxSystem betrieben wird. Die Software ist in beiden Varianten dieselbe, der Unterschied liegt in den rechtlichen Rollen.

Läuft TraxSystem auf Ihrem Server, verlassen die personenbezogenen Daten der Fahrer Ihre Infrastruktur nicht, und es gibt weder einen Auftragsverarbeiter noch eine Übermittlung in ein Drittland. Für manche Organisationen ist das ein K.-o.-Kriterium, und dann fällt die Wahl leicht.

In der Cloud betreiben wir das System, deshalb ist EROW Auftragsverarbeiter. Wir schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und Verantwortlicher bleiben Sie.

Ob ein Unterauftragsverarbeiter beteiligt ist, hängt von der gewählten Infrastruktur ab. Auf unserer eigenen Infrastruktur gibt es keinen. Auf der Infrastruktur eines externen Anbieters kommt ein Unterauftragsverarbeiter hinzu, den wir im Auftragsverarbeitungsvertrag offenlegen. Klären Sie das, bevor Sie die Unterlagen ausfüllen, denn für dasselbe Produkt ergeben sich dann zwei unterschiedliche datenschutzrechtliche Konstellationen.

Wo die Daten physisch gespeichert werden

Bei der Cloud-Variante von TraxSystem werden die Daten in Polen gespeichert. Es gibt keine Übermittlung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums und keine in Drittländer, Sie brauchen also keine Standardvertragsklauseln.

Läuft TraxSystem auf Ihrem Server, liegen die Daten dort, wo Ihr Server steht.

Einwilligung des Fahrers und Datenschutzhinweise

Der TraxSystem-Kiosk holt beim Fahrer keine Einwilligung zur Datenverarbeitung ein. Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung und den Text der Datenschutzhinweise legt der Verantwortliche fest, also der Betrieb. Soll der Fahrer bestätigen, dass er die Hinweise gelesen hat, kann der Betrieb sie im Modul Erklärungen als Vorlage anlegen und am Kiosk oder am Terminal unterschreiben lassen, mit Übersetzungen in die Sprachen der Fahrer.

Häufige Fragen zu personenbezogenen Daten

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Zum Weiterlesen: Fahrerdaten an der Pforte: Aufbewahrung · Zufahrtsprotokoll: Wer sieht die Daten des Fahrers? · Berechtigungen und Sichtbarkeitsbereich

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