Buchung von Besprechungsräumen und Gästezimmern

Wenn Raumkalender und Zutrittskontrolle getrennt arbeiten

Der Raum ist seit einer Woche gebucht, die Einladungen sind verschickt, alle sind pünktlich da und stehen vor einer verschlossenen Tür, weil nur die Technik eine Karte für diesen Gebäudeflügel hat und die Person mit der Karte gerade in der Halle ist.

Bei einem externen Gast ist die Sache einfacher: Er hat überhaupt keine Karte. Jemand muss ihn abholen, hineinbringen und nach der Besprechung zum Ausgang begleiten. Bei zwei Besprechungen am Tag ist das eine Kleinigkeit, bei zehn ist jemand einen großen Teil des Tages damit beschäftigt, Gäste abzuholen.

Meist gibt es am Standort bereits einen Raumkalender und eine Zutrittskontrolle, nur arbeiten sie als zwei getrennte Systeme, die nichts voneinander wissen.

Raumbuchung mit Türzugang

In TraxSystem ist eine Buchung zugleich ein Kalendereintrag und eine Berechtigung für die Tür. Ein Teilnehmer aus den Stammdaten der Zutrittskontrolle kommt mit seiner eigenen Karte hinein, ohne zusätzliche Karte und ohne eigenen Leser: Während der Besprechung funktioniert seine Karte auch an diesem Raum. Ein Gast, der nicht in den Stammdaten steht und von Hand in die Buchung eingetragen wird, bekommt eine PIN.

Das Zutrittsfenster umfasst die Buchungszeit plus die am Raum eingestellten Puffer, etwa eine Viertelstunde davor und danach. Ohne sie stünde der erste Teilnehmer bis zur vollen Stunde vor der Tür.

Eine Buchung entzieht nie etwas. Sie fügt Zutritt für ihre Dauer hinzu und erlischt danach, und wer eine dauerhafte Berechtigung für diese Tür hat, behält sie, unabhängig davon, ob der Raum gerade belegt ist.

Bereichszugänge auf dem Weg zum Raum

Ein Besprechungsraum liegt selten direkt am Haupteingang. Meist geht es durch einen Flur, mit dem Aufzug nach oben oder durch eine Tür zum Stockwerk, und jeder dieser Durchgänge kann verschlossen sein.

Deshalb werden einem Raum in TraxSystem zwei Listen von Durchgängen zugeordnet: die eigenen Türen und die Bereichszugänge auf dem Weg dorthin. Die Buchung öffnet beide für dasselbe Zeitfenster, und beide Berechtigungen erlöschen mit ihm. Würde sie nur die Raumtür öffnen, käme der Teilnehmer mit seiner Karte bis zu einem verschlossenen Flur und bräuchte wieder jemanden, der ihn hereinlässt.

Die Liste der Bereichszugänge wird an jedem Raum einzeln eingestellt; Räume auf derselben Etage wiederholen also dieselben Durchgänge. Eine eigene Bereichsdefinition, an die man nach jedem Umbau der Türen denken müsste, gibt es im System nicht.

Besprechungsmodus und Hotelmodus

Besprechungs- und Schulungsräume werden im Besprechungsmodus gebucht: minutengenau, von Uhrzeit zu Uhrzeit.

Übernachtungszimmer für Gäste, Servicetechniker und Fahrer werden im Hotelmodus gebucht. Eingetragen werden nur An- und Abreisedatum, die Uhrzeiten übernimmt das System aus den Einstellungen des Zimmers: standardmäßig Check-in um 14 Uhr, Check-out um 12 Uhr. Die Zahl der Nächte ergibt sich aus der Differenz der Daten; ein Aufenthalt von Montag bis Donnerstag sind also drei Nächte, auch wenn er siebzig Stunden dauert.

Ein Check-out, der früher liegt als der Check-in, sieht in den Einstellungen wie ein Fehler aus, ist aber Absicht: So sind die Abreise eines Gastes und die Anreise des nächsten am selben Tag zwei getrennte Aufenthalte ohne Terminkollision. Der Zutritt umfasst den ganzen Aufenthalt in einem Fenster, ohne Unterbrechung über Nacht, denn eine Aufteilung in einzelne Nächte würde dem Gast das Zimmer jeden Tag um zwölf Uhr verschließen.

Zufahrt zum Gelände und zum Parkplatz über das Kennzeichen

Eine Buchung in TraxSystem umfasst auch die Zufahrt. Der Teilnehmer gibt sein Kennzeichen an, und dem Raum werden Tore zugeordnet: die Einfahrt auf das Gelände, die Einfahrt zum Parkplatz und die zugehörigen Ausfahrten. Die Kamera liest das Kennzeichen, das System prüft die Buchung und öffnet die Schranke.

Das Zeitfenster für das Fahrzeug ist eigenständig und weiter als das für die Tür: standardmäßig eine Stunde davor und eine Stunde danach, für die Tür eine Viertelstunde. Ein Referent mit einem Vortrag um zwölf kommt um elf, parkt und geht erst dann in den Raum. Eine Viertelstunde ließe ihn vor der geschlossenen Schranke stehen, und ein Stundenfenster an der Tür würde den Raum für jemanden öffnen, der erst am Nachmittag hinein soll.

Das Kennzeichen aus der Buchung landet nicht in den Fahrzeugstammdaten, denn es ist eine einmalige Zufahrt eines Gastes. Nach der Ausfahrt bleibt kein Eintrag zum Aufräumen und keine Berechtigung, die jemand vergisst.

Die Buchung prüft das System ganz zuletzt. Zuerst sucht es das Fahrzeug in den Stammdaten, dann in den Fahrzeuggruppen, und erst wenn nichts es erkannt hat, schaut es in die Buchungen. Das Modul fängt also keine fremde Durchfahrt ab und bearbeitet nur die, die bisher mit der Meldung „Fahrzeug unbekannt“ endeten.

Eine gültige Konfiguration ist auch ein Raum ohne eigene Türen, aber mit zugeordneten Toren: ein Raum ohne elektronisches Schloss in einem Gebäude, zu dem man hineinfahren muss.

PIN für Gäste und Benachrichtigungen für Teilnehmer

Ein externer Gast hat keine Karte und bekommt deshalb eine PIN. Der Code funktioniert nur an diesem Raum und nur im Zeitraum dieser Buchung; danach öffnet er nichts mehr.

Das System wertet einen Code erst dann als PIN, wenn er zu keiner Karte passt, denn eine Nummer, die jemandes Karte ist, soll eine Karte bleiben. Für die PIN-Eingabe braucht es einen Leser mit Tastatur.

Jeder Teilnehmer bekommt eine eigene Nachricht, denn sie enthält die PIN, und die PIN ist das Geheimnis einer Person. Die E-Mail enthält alle Informationen: Anfahrt, Fotos des Raums, Etagenplan und Link zur Karte. Die SMS ist die Kurzfassung: was, wo, wann, Code und Link. Ändern sich Termin oder Raum, bekommen die Teilnehmer eine Änderungsmitteilung, und wird die Buchung storniert, eine Absage.

Tablet am Besprechungsraum

Am Raum kann ein Tablet mit dem Plan dieses einen Raums hängen: was gerade läuft und was heute noch kommt. Optional lässt sich über das Tablet die Tür mit einer am Bildschirm eingegebenen PIN öffnen.

Die Tablet-Seite funktioniert ohne Anmeldung, denn im Flur ist niemand, der sich anmelden könnte. Das Geheimnis ist die Adresse der Seite selbst, die sich mit einem Klick in den Raumeinstellungen austauschen lässt. Deshalb zeigt das Tablet nichts außer dem Plan dieses Raums: keine PINs, keine Telefonnummern und keine Namen von Gästen. Wird das Öffnen verweigert, erscheint eine allgemeine Meldung, denn eine Unterscheidung zwischen „falscher Code“ und „Code außerhalb des Zeitraums“ würde einem Fremden verraten, dass er die richtigen Ziffern getroffen hat.

Raumbuchungskalender ohne Controller an der Tür

Ein Raum ohne zugeordnete Durchgänge arbeitet in TraxSystem als Planer: Kalender, Benachrichtigungen und Auslastungsbericht funktionieren, die Tür öffnet das System aber nicht. So sieht es bei den meisten Besprechungsräumen aus, und das ist ein vollwertiger Betriebsmodus. Sie können also mit dem Kalender allein beginnen und Controller dort ergänzen, wo sie gebraucht werden.

Was die Raumbuchung nicht leistet

Die Raumbuchung ersetzt nicht den Unternehmenskalender und synchronisiert sich weder mit Outlook noch mit Google Calendar. Die Teilnehmer bekommen E-Mail und SMS, aber die Besprechung erscheint nicht von selbst in ihrem dienstlichen Kalender.

TraxSystem ist kein Hotelverwaltungssystem. Es verwaltet Aufenthalt und Zutritt (Zimmer, Parkplatz, Tor), verkauft aber keine Übernachtungen: Es gibt keine Zimmerpreise pro Nacht, keine Abrechnung, keine Rechnungen, keine Buchungskanäle und keine Buchungsmaschine für die Website des Hauses. Mehr zum Einsatz in Hotel und Pension.

Die PIN öffnet kein Tor. Der Code funktioniert an der Raumtür, für die Zufahrt sind Kennzeichen und zugeordnete Tore zuständig. Hat ein Raum keine zugeordneten Tore, wird der Zugang zum Gelände separat geregelt, über die Zutrittskontrolle oder die Besucheranmeldung.

Das System errät kein Kennzeichen: Ohne angegebenes Kennzeichen fährt das Fahrzeug nach den bisherigen Regeln ein, und die Buchung bewegt keine Schranke. An einem Tor ohne Kamera zur Kennzeichenerkennung öffnet es die Schranke ebenfalls nicht.

Die Buchung entzieht keine Berechtigungen, die jemand bereits hat. Catering und Technik verwaltet sie nicht, denn die Raumausstattung ist eine Beschreibung und lässt sich nicht separat buchen. Anwesenheit überwacht sie ebenfalls nicht: Sie prüft nicht, ob ein gebuchter Raum genutzt wurde oder wer darin war, und zeigt die Buchungen an den Durchgängen genauso wie an jeder anderen Tür.

Fragen zur Raumbuchung

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