Auf dieser Seite (5)
Zeiterfassung und Zutrittskontrolle in einem System
Zutrittskontrolle und Zeiterfassung stellen in derselben Sekunde dieselbe Frage über denselben Menschen: Wer ist gerade durchgegangen, und in welche Richtung? Historisch haben zwei verschiedene Systeme darauf geantwortet, weil sie von zwei verschiedenen Anbietern kamen, und daher gibt es Standorte, an denen am Eingang zwei Leser nebeneinander hängen.
Neben dem zweiten Satz Hardware bedeutet eine solche Trennung einen monatlichen Abgleich. Die Personalabteilung hat in einem System einen Eintritt um 5:58 Uhr und im anderen um 6:01 Uhr, und jemand muss entscheiden, welcher stimmt.
In TraxSystem entsteht die Zeiterfassung aus dem Durchgangsprotokoll der Zutrittskontrolle. Es ist ein einziger Eintrag, also gibt es nichts abzugleichen.
Arbeitszeitbericht für die Personalabteilung
Der Arbeitszeitbericht in TraxSystem zeigt die Anwesenheitszeiträume eines gewählten Mitarbeiters im gewählten Datumsbereich, auf Grundlage der Buchungen an den Lesern. Jeder Eintritt und Austritt ist darin zu sehen; eine Diskussion über einen fehlenden Tag lässt sich also am Bildschirm klären, anhand der gespeicherten Buchungen.
Die Sammelübersicht liefert Summen für eine Gruppe oder das ganze Werk, mit Export nach Excel und PDF. Die Spaltenüberschriften im Export werden übersetzt, eine Datei für eine ausländische Konzernzentrale muss also nicht abgeschrieben werden.
Arbeitszeitpläne werden separat definiert: Schichtmuster, Schichtgruppen und erweiterte Zeitpläne. Eine Arbeitsschicht kann über Mitternacht gehen; dann wird 00:00 Uhr als 24:00 Uhr des Vortags behandelt, weil die Personalabteilung so rechnet.
Was die Zeiterfassung nicht leistet
Vor dem Gespräch mit der Personalabteilung sollten Sie wissen, dass sich manche Erwartungen an Zeiterfassungssysteme auf Dinge beziehen, die dieses Modul nicht abdeckt. Die Zeiterfassung in TraxSystem rechnet keine Löhne ab: Sie liefert die Zeit und kennt weder Stundensätze noch Zuschläge oder Lohnbestandteile. Urlaub und Abwesenheiten verwaltet sie ebenfalls nicht. Urlaubsantrag, Krankmeldung und Dienstreise sind Sache des Personal- und Lohnabrechnungssystems; TraxSystem zeigt nur, dass es an einem Tag keine Buchungen gab.
Das System ersetzt nicht die Arbeitszeitaufzeichnung, die der Arbeitgeber führt; es ist ihre Datenquelle. Dafür, dass die Aufzeichnung dem geltenden Arbeitsrecht entspricht, ist der Arbeitgeber verantwortlich.
Die Zeiterfassung erkennt Personen nicht biometrisch. Die Identifizierung beruht auf der Karte, eine Karte, die einem Kollegen mitgegeben wird, zählt also als Anwesenheit. Dem wirken die Anti-Passback-Kontrolle und die Richtungsbestimmung über den Typ des Zutrittspunkts entgegen, aber kein kartenbasiertes System löst das vollständig.
Häufige Fragen zur Zeiterfassung
Kommen die Daten in unser Personalsystem?
Der Export nach Excel und PDF funktioniert sofort. Einen direkten Datenaustausch bauen wir über unsere Programmierschnittstelle; einen fertigen Konnektor für ein bestimmtes Personalsystem haben wir nicht und versprechen ihn auch nicht im Angebot.
Brauchen wir eigene Leser für die Zeiterfassung?
Nein. Die Zeiterfassung nutzt dieselben Durchgänge wie die Zutrittskontrolle. Eigene Leser werden meist dann montiert, wenn der Zeitpunkt, zu dem jemand das Gelände betritt, vom Arbeitsbeginn in der Halle getrennt werden muss, und auch das sind dann Punkte im selben System.
Wer sieht wessen Daten?
Nur Personen mit dem entsprechenden Sichtbarkeitsbereich. Anwesenheitsdaten von Mitarbeitern sind personenbezogene Daten und unterliegen denselben Aufbewahrungsregeln wie die übrigen Daten. Sichtbarkeitsbereich und Aufbewahrungsregeln beschreibt die Seite Datensicherheit.
Wird die Nachtschicht richtig berechnet?
Ja. Die Zeitpläne unterstützen Schichten über Mitternacht, und 00:00 Uhr wird dann als 24:00 Uhr des Vortags behandelt.
Verwandte Seiten
ZutrittskontrolleBerichte und ExportDatensicherheit
Zum Weiterlesen: Zeiterfassung und Zutrittskontrolle: die Unterschiede · Berechtigungen und Sichtbarkeitsbereich