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Die Zutrittskontrolle beantwortet die Frage „Darf diese Person hinein?“, die Zeiterfassung die Frage „Wie lange hat diese Person gearbeitet?“. Beide Mechanismen laufen oft über denselben Leser und dieselbe Karte, deshalb werden sie verwechselt. Sie haben aber einen anderen Zweck und unterscheiden sich daher bei den Daten, den Folgen eines Fehlers und den rechtlichen Anforderungen.
Was Zutrittskontrolle und Zeiterfassung unterscheidet
| Zutrittskontrolle | Zeiterfassung | |
|---|---|---|
| Frage | darf diese Person hier hinein | wie lange hat sie gearbeitet |
| Zeitpunkt der Entscheidung | sofort, an der Tür | bei der Abrechnung des Zeitraums |
| Folge eines Fehlers | jemand kommt nicht hinein oder kommt hinein | ein Fehler in der Lohnabrechnung |
| Daten | Durchgangsereignisse | Arbeitszeit, Überstunden, Abwesenheiten |
| Empfänger | Sicherheitsdienst, Administrator | Personalabteilung, Lohnbuchhaltung, Mitarbeiter |
Nicht jeder Durchgang durch eine Tür ist ein Arbeitsbeginn. Ein Mitarbeiter geht eine rauchen, wechselt zwischen Hallen, holt sein Telefon. Die Zutrittskontrolle hält jedes dieser Ereignisse fest, und die Zeiterfassung muss daraus ein sinnvolles Bild des Tages ableiten.
Warum die Zeiterfassung eigene Regeln braucht
Nicht alle Durchgänge sind für die Arbeitszeit relevant. Deshalb muss festgelegt werden, welche Punkte als Kommen und Gehen zählen und welche interner Verkehr sind. Die Ereignisse sind außerdem manchmal unvollständig: Ein Kommen ohne Gehen gibt es jeden Tag. Die Zutrittskontrolle kann das ignorieren, die Arbeitszeitabrechnung nicht.
Die Abrechnung hat zudem eigene Regeln: Rundungen, Toleranzen, Schichtarbeit über Mitternacht und Überstunden. Die Zutrittskontrolle hat keine solche Logik und braucht sie auch nicht.
Die Schicht über Mitternacht ist der klassische Punkt, an dem ein vereinfachter Ansatz scheitert. Eine Schicht von 22:00 bis 06:00 Uhr passt nicht in einen Kalendertag und braucht eine ausdrückliche Regel.
Fragen an den Anbieter eines Zeiterfassungssystems vor dem Kauf
Fragen Sie den Anbieter:
- Lässt sich festlegen, welche Punkte zur Arbeitszeit zählen? Wenn nicht, bekommen Sie Rohereignisse statt einer Abrechnung.
- Wie werden Schichten über Mitternacht behandelt?
- Was passiert mit einem Kommen ohne Gehen? Die Antwort „nichts“ bedeutet, dass das Problem bei der Personalabteilung landet.
- Wer hat Zugriff auf die Arbeitszeitdaten? Das ist ein anderer Empfängerkreis als bei der Zutrittskontrolle, und er sollte sich über Berechtigungen trennen lassen.
Zeiterfassung und Zutrittskontrolle in TraxSystem
In TraxSystem sind Zutrittskontrolle und Zeiterfassung zwei getrennte Module, auch wenn sie dieselben Karten und Leser nutzen. Die Zutrittskontrolle ist für die Entscheidung an der Tür zuständig, die Zeiterfassung rechnet nach dem eingestellten Arbeitszeitmodell und den Schichtplänen ab, auch für Schichten über Mitternacht. Die Berechtigungen sind getrennt, der Zugriff auf Arbeitszeitdaten lässt sich also auf die Personalabteilung beschränken, ohne ihn dem Sicherheitsdienst zu geben.
In der Preisliste sind das zwei Positionen. Das Modul Zutrittskontrolle für Personen hat ein Limit an Lesern, das Modul Zeiterfassung, das die Zutrittskontrolle voraussetzt, ein Limit an Mitarbeitern. Beide Limits wachsen mit der Größe des Basispakets; ein Werk, das beide Module nimmt, zahlt also zwei Positionen und das Basispaket. Beide Module zusammen berechnen Sie auf der Seite Preise.
Zeiterfassung und Lohnabrechnung
Die Zeiterfassung in TraxSystem ist kein Personal- und Lohnabrechnungssystem: Sie verwaltet keine Verträge und keinen Urlaub und berechnet keine Gehälter. Sie liefert die Arbeitszeitaufzeichnung, und die weitere Abrechnung erfolgt in Ihrem HR-System. Biometrie gibt es im System nicht, die Identifikation erfolgt per Karte.
Arbeitszeitdaten sind Mitarbeiterdaten. Umfang, Zweck und Aufbewahrungsdauer sollten Sie mit der Person abstimmen, die für den Datenschutz zuständig ist; in vielen Unternehmen ist dafür auch eine Abstimmung mit der Arbeitnehmervertretung nötig.
Fragen und Antworten
Kann man nur die Zeiterfassung kaufen, ohne Zutrittskontrolle?
Nein. Die Zeiterfassung beruht auf den Ereignissen der Leser, deshalb ist das Modul Zutrittskontrolle Voraussetzung.
Sieht der Mitarbeiter seine Stunden?
Das hängt von den vergebenen Berechtigungen ab, denn damit wird der Sichtbarkeitsbereich festgelegt. Was der Mitarbeiter sieht, entscheidet also die Arbeitsorganisation.
Exportiert das System die Daten in ein Lohnprogramm?
Ja, die Daten lassen sich exportieren. Eine fertige Schnittstelle zu einem bestimmten Personalsystem gibt es nicht, eine Integration ist also ein eigenes Projekt.
Siehe auch: Wie viele Personen sind gerade auf dem Werksgelände? · Zufahrtskontrolle im Produktionswerk: Womit anfangen?