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Berichte mit automatischem E-Mail-Versand
In vielen Werken sieht das Berichtswesen so aus: Jeden Monat erstellt jemand dieselbe Übersicht und verschickt sie per E-Mail. Einen halben Tag lang überträgt er Daten in eine Tabelle, und einen weiteren halben Tag beantwortet er Fragen, warum die Zahlen anders sind als im letzten Monat.
Einen automatischen Bericht legt man in TraxSystem einmal fest: Datenumfang, Format, Uhrzeit und Empfängerliste. Danach kommt er von selbst, mit Anhang als PDF und XLSX, und niemand muss ihn vorbereiten.
Der Versand einer Nachricht mit Anhängen dauert zehn bis zwanzig Sekunden pro Nachricht. Bei zehn Empfängern spielt das keine Rolle, bei zweihundert schon; die Versandzeit für einen großen Schwung legt man deshalb schon bei der Einrichtung fest.
Fertige Auswertungen: Zufahrtsstatistik, Personenereignisse, Anwesenheit
Die Zufahrtsstatistik zeigt den Verkehr eines Zeitraums, aufgeteilt nach Zufahrtsarten, Spediteuren und Toren. Sie landet am häufigsten in der Besprechung, weil sie die Frage nach der Auslastung des Standorts beantwortet, ohne dass jemand das System erklären muss.
Zum Ereignisbericht für eine einzelne Person greift man in Streitfällen: wann jemand gekommen ist, wann er gegangen ist, durch welchen Durchgang und ob die Buchung angenommen wurde.
Dazu kommen Auswertungen zu Anwesenheit, Verwiegungen, Kontrollgängen, Stichprobenkontrollen und Bahnverkehr, jede mit Export und der Möglichkeit des automatischen Versands.
Die übergreifende Suche durchsucht alle Daten auf einmal. Wer ein Kennzeichen oder einen Namen eingibt, findet alles, was damit zusammenhängt: Zufahrten, Durchgänge, Dokumente, Verwiegungen, Vorfälle.
Der Sichtbarkeitsbereich gilt auch beim Export
Berechtigungen legen fest, was ein Benutzer tun darf. Der Sichtbarkeitsbereich legt fest, welche Daten er sieht, und hat zwei Dimensionen: Zielobjekte und Zufahrtsarten. Die Regel ist restriktiv, ein Benutzer ohne zugewiesene Rolle sieht also keinerlei Daten.
In TraxSystem gilt der Sichtbarkeitsbereich auch in Berichten und im Export. Eine nach Excel heruntergeladene Datei enthält genau das, was der Benutzer auf dem Bildschirm sieht; über den Export kommt also niemand an Daten, die er nicht sehen soll. In Logistikparks und an Standorten, die von externen Firmen betreut werden, ist das unverzichtbar.
Die Spaltenüberschriften im Export werden zusammen mit der Oberfläche übersetzt, und bei einer Datei für die Zentrale im Ausland muss niemand die Spalten umbenennen.
Was die Berichte nicht leisten
Die Berichte in TraxSystem sind weder ein Analysewerkzeug noch ein Data Warehouse. Sie liefern fertige Auswertungen und Export, bauen aber keine freien Abfragen und keine OLAP-Würfel. Gibt es im Unternehmen ein Analysewerkzeug, ist es der richtige Weg, ihm die Daten zu übergeben.
Sie berechnen auch keine Finanzkennzahlen: Das System kennt keine Preise, Sätze oder Kosten und kann deshalb weder die Kosten eines Stillstands noch den Wert einer Ladung berechnen. Den Sichtbarkeitsbereich aus der Rolle umgehen sie nicht, auch nicht im Export.
Die Daten werden nicht unbefristet aufbewahrt, denn ältere Datensätze unterliegen den Aufbewahrungsregeln, die der Verantwortliche festlegt. Wie die Aufbewahrung funktioniert, beschreibt die Seite zur Datensicherheit.
Fragen zu Berichten und Export
Kann man einen eigenen Bericht bauen?
Nicht von Grund auf. Die Auswertungen sind fertig und werden über Umfang, Filter und Spaltenanordnung konfiguriert. Freie, vom Benutzer gebaute Abfragen gehören nicht zum Umfang; dafür gibt es den Export und das Analysewerkzeug auf Kundenseite.
In welchen Formaten wird exportiert?
XLSX und PDF.
Kann ein Bericht auch nach außen verschickt werden?
Ja, an jede Adresse, die in der Konfiguration angegeben ist. Ein Bericht kann aber personenbezogene Daten enthalten, der Umfang muss dann zum Empfänger passen.
Können wir die Daten vollständig herunterladen, wenn wir das System wechseln?
Ja. Bei einer Installation in unserer Cloud übergeben wir eine Kopie der Datenbank der Kundeninstanz. Die Datenübergabe bei Kündigung beschreibt die Seite zur Architektur.
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