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Berechtigung und Sichtbarkeitsbereich sind zwei voneinander unabhängige Einstellungen: Die Berechtigung sagt, was ein Benutzer tun darf, der Datenbereich, wessen Datensätze er dabei sieht. Wer beides verwechselt, landet bei der häufigsten Ursache für die Meldung „Dieser Bericht zeigt falsche Zahlen“, die in Wirklichkeit kein Fehler ist.
Derselbe Bericht, unterschiedliche Zahlen bei zwei Leitern
Der Sicherheitsleiter von Objekt A und der Sicherheitsleiter von Objekt B haben dieselbe Berechtigung: das Recht, den Bericht über Zutrittsereignisse zu öffnen. Sie öffnen denselben Bericht für denselben Zeitraum und sehen unterschiedliche Zahlen, weil der Bereich jedes der beiden auf sein eigenes Objekt beschränkt ist.
So soll es sein: Sähen sie dasselbe, würde das bedeuten, dass der Bereich nicht greift.
Berechtigung und Datenbereich in TraxSystem
| Einstellung | Beantwortet die Frage | Beispiel |
|---|---|---|
| Berechtigung | was man tun darf | Bildschirm öffnen, speichern, exportieren, Schranke öffnen |
| Datenbereich | wessen Datensätze man sieht | Objekt, Tor, Zufahrtsart, Firma des Mieters |
In TraxSystem sind die Berechtigungen fein aufgegliedert: 217 Positionen in 24 Gruppen, sodass sich eine Rolle genau zusammenstellen lässt, ohne zwischen „sieht alles“ und „sieht nichts“ wählen zu müssen.
Die feine Aufgliederung hat ihren Preis, denn eine planlos zusammengestellte Rolle ist nach einem Jahr unübersichtlich. Beginnen Sie am besten mit drei oder vier Rollen, die den Stellen entsprechen, statt für jede Person eine eigene Rolle zu bauen.
Wo Berechtigungen und Bereich am häufigsten verwechselt werden
Die erste solche Stelle ist der Export. Eine XLSX-Datei ist kein Umweg um den Bereich: Sie enthält nur die Daten, die der Benutzer auf dem Bildschirm sieht. Das überrascht manchen, der darauf gesetzt hat, „alles herunterzuladen und bei sich zu filtern“.
Im Logistikpark mit Mietern ist der Bereich die Voraussetzung dafür, dass das Ganze funktioniert: Der Mieter sieht seine Fahrzeuge und sein Tor, der Betreiber sieht alles.
Bei der Zeiterfassung sind die Berechtigung für den Bericht und der Bereich auf eine Abteilung zwei verschiedene Entscheidungen, die zusammen ergeben, was die Personalabteilung sieht.
Beim Öffnen der Schranke sind das Recht, eine Einfahrt zu erfassen, das Recht auf Zugriff auf alle Tore und das Recht, die Schranke zu öffnen, getrennte Berechtigungen, sodass ein Bediener das erste ohne das dritte haben kann.
Rollen und Bereiche Schritt für Schritt einrichten
- Listen Sie Stellen auf statt Personen.
- Beantworten Sie für jede Stelle getrennt zwei Fragen: was sie tun soll und wessen Daten sie sehen soll.
- Prüfen Sie die Einstellung an einem Bericht, denn ein Bericht zeigt schneller als eine Durchsicht der Konfiguration, ob der Bereich greift.
- Halten Sie fest, wer Berechtigungen vergibt und wer sie nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters entzieht.
Was TraxSystem bei der Vergabe von Rollen nicht leistet
TraxSystem entwirft die Rollen nicht für Sie, denn ihre Aufteilung ergibt sich aus der Arbeitsorganisation. Es warnt auch nicht davor, dass eine Rolle zu weit gefasst ist: Jemandem vollen Zugriff zu geben, ist ein technisch korrekter Vorgang. Es unterscheidet auch nicht zwischen Versehen und Entscheidung; die Aufhebung eines Bereichs wird im Änderungsprotokoll festgehalten, aber das System beurteilt nicht, ob sie begründet war.
Fragen und Antworten
Kann man jemandem Lesezugriff ohne Änderungsrecht geben?
Ja, Lesen und Schreiben sind getrennte Berechtigungen.
Sieht der Administrator alles?
Ja, wenn das Konto Administratorstatus hat: Ein solcher Benutzer sieht alle Daten unabhängig vom Bereich der Rolle. Alle anderen sehen so viel, wie ihre Rolle zulässt, deshalb wird der Administratorstatus nur einem kleinen Personenkreis vergeben.
Wirkt eine Änderung des Bereichs rückwirkend auf Berichte?
Ja. Ein Bericht zeigt die Daten immer gemäß dem aktuellen Bereich der Person, die ihn öffnet.
Wer sieht, dass jemand Berechtigungen geändert hat?
Die Änderung landet im Änderungsprotokoll, mit der Angabe, wer wann was geändert hat. Das beschreibt die Seite Datensicherheit und personenbezogene Daten.
Sind Rollen und Berechtigungen ein eigenes Modul?
Nein, sie sind im Basispaket enthalten, dessen Betrag der Preiskonfigurator zeigt.
Siehe auch: Zufahrtsprotokoll und DSGVO: Wer im Unternehmen Fahrerdaten sehen darf · Logistikpark mit Mietern: Wie Sie Verkehr und Daten zwischen Firmen trennen · Zeiterfassung und Zutrittskontrolle: Worin sie sich unterscheiden