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Um zu beantworten, wie viele Personen gerade auf dem Werksgelände sind, braucht es ein einziges Register, in dem zu jedem Eintritt ein Austritt gehört, und zwar für alle: Mitarbeiter, Besucher, Fremdfirmen und Fahrer. In vielen Werken gibt es ein solches Register nicht. Mitarbeiter buchen ihre Karten an den Lesern, Besucher tragen sich ins Besucherbuch ein, Fahrer stehen im Zufahrtsprotokoll, und Fremdfirmenmitarbeiter stehen mitunter nirgends. Statt einer Antwort gibt es also mehrere Teilantworten, die niemand rechtzeitig zusammenzählt. Das fällt meist dann auf, wenn die Frage während eines Alarms, einer Kontrolle oder nach einem Unfall gestellt wird.
Warum die Anwesenheitsliste von der Wirklichkeit abweicht
Am häufigsten verliert die Anwesenheitsliste ihre Glaubwürdigkeit durch nicht erfasste Austritte. Den Eintritt erfasst jeder, sonst kommt er nicht hinein. Hinaus geht man dagegen oft durch ein Tor, das gerade offen steht, oder hinter jemand anderem her. Das Register zeigt dann Personen an, die nicht mehr auf dem Gelände sind, und nach einer Woche nutzt es niemand mehr, weil jeder weiß, dass es nicht stimmt. Deshalb beginnt die Reparatur der Liste mit der Frage, wo die Leute hinausgehen.
Der zweite Grund liegt in der Organisation. Mitarbeiter, Besucher, Fremdfirmenmitarbeiter und Fahrer sind vier verschiedene Prozesse, die an vier verschiedenen Stellen geführt werden, obwohl physisch alle auf demselben Hof stehen. Ein Besucherbuch wiederum lässt sich nicht durchsuchen: Um daraus abzulesen, wer gerade da ist, muss man mehrere Seiten umblättern und diejenigen abziehen, die schon gegangen sind, sofern jemand notiert hat, dass sie gegangen sind.
Was in ein gemeinsames Register gehört
| Kategorie | Erfassung des Eintritts | Erfassung des Austritts |
|---|---|---|
| Mitarbeiter | Leser am Durchgang | Leser am Durchgang |
| Besucher | Empfang, Karte aus dem Pool | Rückgabe der Karte |
| Fremdfirmenmitarbeiter | Liste der Organisation, befristete Karte | Leser oder Rückgabe der Karte |
| Fahrer | Zufahrtserfassung, Kiosk | Ausfahrtserfassung |
In TraxSystem landen alle vier Kategorien in derselben Liste der Anwesenden auf dem Gelände, sodass niemand vier Aufstellungen zu einer zusammenführen muss. Das Zufahrtsprotokoll für Fahrzeuge ist im Basispaket enthalten; die Anwesenheit von Mitarbeitern, Besuchern und Fremdfirmen erfordert das Modul Zutrittskontrolle für Personen, dessen Leserlimit mit der Größe des Basispakets wächst. Eine solche Zusammenstellung kalkulieren Sie im Preiskonfigurator; Leser und Drehkreuze sind wie die gesamte Hardware eine eigene Position.
Ausgang durch das Fahrzeugtor, nicht zurückgegebene Karten und Aufenthalt nach Feierabend
Wer durch das Fahrzeugtor hinausgeht, bucht beim Gehen keine Karte. Organisatorisch hilft es, feste Ausgänge vorzugeben, technisch ein Leser auf der Ausgangsseite. Ein Drehkreuz hat zwei Leser, einen für jede Richtung, sodass sich die Durchgangsrichtung aus dem Leser ergibt, an dem die Karte gebucht wurde.
Ein Besucher, der ohne Rückgabe der Karte geht, hinterlässt ein Signal. Eine ausgegebene und nicht zurückgegebene Karte aus dem Pool bedeutet, dass die Person entweder noch auf dem Gelände ist oder die Karte verloren gegangen ist, und beides muss geklärt werden.
Es kommt auch vor, dass jemand nach Feierabend bleibt. Die automatische Beendigung von Aufenthalten schließt Aufenthalte, die länger als die festgelegte Schwelle dauern, sodass im Register keine Personen hängen bleiben, die vor drei Tagen gegangen sind.
Was TraxSystem über Personen auf dem Gelände nicht weiß
Die Liste umfasst ausschließlich Personen, die im System erfasst sind. Wer durch ein Loch im Zaun oder hinter jemand anderem hereingekommen ist, steht nicht auf der Liste. Diese Grenze beseitigt keine Software, und man muss sie offen ansprechen, vor allem wenn die Liste der Evakuierung dienen soll.
TraxSystem ortet keine Personen auf dem Gelände. Es weiß, dass jemand da ist, und wenn die Zugänge zu den Bereichen über Leser laufen, auch, in welchem Bereich die Person bei der letzten Buchung war, aber nicht, wo genau sie steht. Die Ortung im System betrifft ausschließlich Fahrzeuge. Das System erkennt auch keine Gesichter. Die Identifikation erfolgt über Karte und Personendaten, und Biometrie ist keine Grundlage für den Zutritt.
Fragen und Antworten
Lässt sich eine Anwesenheitsliste ohne Leser führen?
Teilweise. Fahrer und Besucher lassen sich ohne Leser erfassen, am Tor und am Empfang. Mitarbeiter ohne Leser würden eine manuelle Erfassung von Ein- und Austritten erfordern, und eine solche Erfassung hält auf Dauer nicht.
Berücksichtigt die Liste Personen von Fremdfirmen?
Ja, über Listen von Fremdfirmenmitarbeitern, die einer Organisation zugeordnet sind. Eine Karte aus dem temporären Pool ist für einen festgelegten Zeitraum gültig.
Wie schnell ist die Anwesenheitsliste verfügbar?
Sofort. Die Liste ist eine laufend aktualisierte Ansicht und muss weder erzeugt noch als Bericht angefordert werden, sodass sie sich in einer Situation nutzen lässt, in der Minuten zählen.
Siehe auch: Evakuierungsliste: So liegt sie in drei Minuten vor · Zufahrtsprotokoll und DSGVO: Wer im Unternehmen Fahrerdaten sehen darf · Zeiterfassung und Zutrittskontrolle: Worin sie sich unterscheiden