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In drei Minuten liegt die Evakuierungsliste vor, wenn sie schon vor dem Alarm bereitsteht: ein einziges Register für Mitarbeiter, Besucher, Fremdfirmen und Fahrer, verfügbar als Ansicht auf dem Bildschirm, die sich ausdrucken oder auf dem Weg zum Sammelplatz auf einem Mobilgerät ablesen lässt. Eine Liste, die man aus drei Systemen zusammensetzen muss, nachdem man sich in jedes davon eingeloggt hat, entsteht während eines Alarms nicht.
Eine solche Liste umfasst ausschließlich im System erfasste Personen, also niemanden, der unerfasst hereingekommen ist. Daran ändert keine Software etwas, und etwas anderes zu versprechen ist gefährlich, weil es dazu verleitet, auf die physische Kontrolle am Sammelplatz zu verzichten.
Was eine Evakuierungsliste enthalten muss
Die Evakuierungsliste muss alle Personengruppen an einer Stelle bündeln: Mitarbeiter von den Lesern, Besucher vom Empfang, Fremdfirmenmitarbeiter aus den Listen der Organisationen und Fahrer aus dem Zufahrtsprotokoll. Aus vier getrennten Listen stellt der Koordinator am Sammelplatz nicht rechtzeitig eine zusammen. In TraxSystem stehen Fahrer und Einfahrten schon im Basispaket auf der Liste; Mitarbeiter, Besucher und Fremdfirmen deckt das Modul Zutrittskontrolle für Personen ab, dessen Leserlimit mit der Größe des Basispakets wächst. Die Beträge des Moduls für fünf, fünfzehn und vierzig Leser stehen in der Preisliste.
An einem großen Standort braucht die Liste eine Gliederung nach Zonen oder Bereichen, denn zweihundert Namen ohne Gliederung helfen dem Koordinator am Sammelplatz nicht. Bei jeder Person sollte die Firma stehen, zu der sie gehört; bei Fremdfirmen weiß deren Vorarbeiter, wer heute auf dem Gelände sein sollte. Nützlich ist auch die Zeit des letzten Ereignisses, also der Moment, in dem die Person hereingekommen ist, denn damit lassen sich Datensätze aussortieren, die durch einen nicht erfassten Austritt offen geblieben sind.
Warum die Liste unzuverlässig sein kann und wie Sie das beheben
Die Evakuierungsliste verliert ihre Glaubwürdigkeit vor allem durch nicht erfasste Austritte. Den Eintritt erfasst jeder, denn sonst kommt er nicht hinein, hinaus geht man aber durch ein Tor, das gerade offen steht. Das Register zeigt dann Menschen an, die nicht mehr da sind, und eine Liste mit zu vielen Personen ist bei einer Evakuierung genauso schlecht wie eine mit Lücken: Der Koordinator sucht jemanden, der längst nach Hause gefahren ist.
Die Glaubwürdigkeit der Liste verbessern:
- ein Leser auf der Ausgangsseite, denn die Durchgangsrichtung soll sich aus dem Gerät ergeben; ein Drehkreuz hat dafür zwei Leser,
- die Rückgabe der Karte durch Besucher, denn eine ausgegebene und nicht zurückgegebene Karte ist ein Anlass zur Prüfung,
- das automatische Beenden von Aufenthalten nach einer festgelegten Schwelle, damit im Register keine Aufenthalte von vor einer Woche liegen bleiben.
Ablauf am Sammelplatz: Was vor der ersten Übung zu klären ist
In TraxSystem ist die Evakuierungsliste eine laufend verfügbare Ansicht und muss nicht als Bericht erzeugt werden. Vor der ersten Übung ist zu klären:
- wer die Liste öffnet und auf welchem Gerät; wird ein Gebäude evakuiert, fällt der Bürorechner aus,
- in welcher Form die Liste zum Koordinator am Sammelplatz gelangt,
- wer die Personen am Sammelplatz überprüft und wie die Anwesenheit vermerkt wird,
- was mit Personen geschieht, die nicht auf der Liste stehen, denn solche wird es geben.
Am letzten Punkt zeigt sich, ob der Ablauf durchdacht ist. Die Liste aus dem System ist der Ausgangspunkt für die physische Kontrolle und ersetzt sie nicht.
Grenzen der Evakuierungsliste
Die Evakuierungsliste in TraxSystem erfasst keine nicht registrierten Personen, und das ist die wichtigste Einschränkung in diesem Bereich. Sie ortet auch keine Menschen auf dem Gelände: Sie kennt nur den Bereich der letzten Buchung an einem Leser, wenn die Bereiche Leser haben, und die Ortung betrifft ausschließlich Fahrzeuge.
Die Anwesenheit am Sammelplatz bestätigt das System nicht automatisch, denn die Überprüfung am Sammelplatz ist Aufgabe von Menschen. Es ersetzt auch weder die Brandschutzanweisungen noch die gesetzlich vorgeschriebenen Abläufe; es liefert dazu ein Element, nämlich die aktuelle Liste der Personen.
Fragen und Antworten
Kann man die Liste vorsorglich im Voraus ausdrucken?
Das geht, aber ein Ausdruck von vor einer Stunde beschreibt den Stand von vor einer Stunde. Sinnvoll ist der Zugriff auf den aktuellen Stand in einer Form, die sich außerhalb des Gebäudes lesen lässt.
Benachrichtigt das System die Personen über eine Evakuierung?
Das kann es, über die SMS- und E-Mail-Alarme, die im System vorhanden sind. Das System vermerkt den Versand der Nachricht, nicht aber ihren Empfang. Es ist kein Alarmierungssystem und ersetzt keines.
Berücksichtigt die Liste Personen, die sich in einem Fahrzeug auf dem Gelände befinden?
Den Fahrer ja, wenn er bei der Einfahrt erfasst wurde. Beifahrer nur dann, wenn sie erfasst wurden, und das hängt davon ab, wie die Zufahrtserfassung konfiguriert ist.
Siehe auch: Wie viele Personen sind gerade auf dem Werksgelände? · Alleinarbeit am Standort: Pflichten des Arbeitgebers und wie Sie sie einhalten