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Viele Werke haben auf dem Gelände ein paar Gästezimmer: für Servicetechniker, die zu einem Anlagenstillstand anreisen, für Fahrer, die ihre Ruhezeit einlegen, für Gäste aus der ausländischen Zentrale. Wer darin übernachtet, weiß meist das Pfortenbuch oder eine Tabelle in der Personalabteilung, denn kaum jemand führt diese Zimmer im System. In TraxSystem rechnet die Buchung von Gästezimmern den Aufenthalt in Nächten und öffnet die Tür für den ganzen Aufenthalt, und die Übernachtenden stehen im selben Register wie Einfahrten und Durchgänge.
Das Pfortenbuch funktioniert ganz gut bis zu dem Moment, in dem jemand fragt, wer in der Nacht von Dienstag auf Mittwoch in Zimmer drei geschlafen hat.
Warum eine Tabelle mit Übernachtungen nicht zurechtkommt
Übernachtungen werden in Nächten gezählt. Ein Aufenthalt von Montag bis Donnerstag sind drei Nächte, auch wenn es in Stunden gerechnet siebzig sind; eine Tabelle, die Zeitdifferenzen rechnet, liegt also jedes Mal daneben, und wer die Aufzeichnungen führt, fängt an, im Kopf zu rechnen.
Der Wechseltag sieht in der Tabelle wie eine Kollision aus. Ein Gast reist mittags ab, der nächste checkt um vierzehn Uhr ein. Das sind zwei Aufenthalte, aber im stundenweise geführten Kalender sieht man einen Tag mit zwei Einträgen, und beim ersten Automatisierungsversuch meldet jemand das als Fehler.
Ein Schlüssel hat auch kein Ablaufdatum. Ein Servicetechniker, der eine Karte für drei Tage bekommen hat, hat sie im Juni immer noch, und ein Zettel „Schlüssel zurückgegeben“ ist oft die einzige Spur.
Gästezimmer in TraxSystem: Buchung nach Nächten
In TraxSystem unterscheidet sich ein Gästezimmer von einem Konferenzraum dadurch, dass die Buchung in Nächten gemessen wird. Eingetragen werden nur An- und Abreisedatum, die Uhrzeiten kommen aus den Einstellungen des Zimmers, meist Check-in um vierzehn Uhr und Check-out um zwölf.
Die Check-out-Zeit liegt vor der Check-in-Zeit, und das ist so gewollt. Dadurch passen die Abreise eines Gastes und die Anreise des nächsten am selben Tag nebeneinander, statt wie eine Terminkollision auszusehen.
Der Zugang zum Zimmer umfasst den ganzen Aufenthalt in einem einzigen Zeitfenster. Würde er für jede Nacht einzeln vergeben, stünde der Gast jeden Tag mittags vor einer verschlossenen Tür. Zusammen mit der Zimmertür öffnen sich die Durchgänge auf dem Weg dorthin: Etage, Flur, Aufzug, und alle erlöschen am Abreisetag.
Ein Gast ohne Karte erhält einen Code, der nur an diesem Zimmer und nur während dieses Aufenthalts funktioniert.
Übernachtungen im selben Register wie Einfahrten und Durchgänge
Die Übernachtungen sind in TraxSystem Teil desselben Registers, in dem Einfahrten und Durchgänge stehen. Auf die Frage, wer in der Nacht von Dienstag auf Mittwoch auf dem Gelände war, gibt es dann eine einzige Antwort, die auch die Personen umfasst, die abends nicht weggefahren sind. Das hilft bei einer Evakuierung, bei einer Kontrolle und in jedem Streitfall, in dem rekonstruiert werden muss, wer wo war.
Was die Zimmerbuchung nicht leistet
Die Zimmerbuchung in TraxSystem ist kein Hotelverwaltungssystem. Es gibt keine Übernachtungspreise, keine Abrechnung, keine Rechnungen und keinen Rezeptionsbetrieb. Der Übernachtungsmodus ist eine Art, die Buchung zu messen, und der Verkauf von Übernachtungen bleibt außerhalb des Systems.
Der Zimmercode öffnet kein Tor: Einfahrt und Zutritt zum Gelände werden separat geregelt. Das System prüft auch nicht, ob der Gast übernachtet hat, denn es sieht nur die Buchungen an den Durchgängen.
Ohne Controller an der Tür bleibt nur der Kalender. Er ist trotzdem nützlich, weil man weiß, welches Zimmer frei ist und wer es belegt, aber die Tür öffnet ein Schlüssel.
Fragen und Antworten
Sind Zimmer und Konferenzräume ein Modul?
Ja, es ist ein Modul, Raumbuchung. Die Räume unterscheiden sich im Betriebsmodus: Konferenzräume werden in Stunden gemessen, Zimmer in Nächten.
Wer führt solche Aufzeichnungen üblicherweise?
Meist der Empfang oder die Verwaltung des Standorts. Der Sicherheitsdienst nutzt sie bei der Frage, wer sich nach Feierabend auf dem Gelände aufhält.
Bekommt der Gast eine Bestätigung?
Ja: eine E-Mail mit allen Informationen und eine SMS mit einer Kurzfassung, für jede Person separat.
Was kostet das?
Das Modul wird zum Basispaket hinzugekauft, und sein Preis hängt von der Zahl der Räume ab, in der Gästezimmer zusammen mit den Konferenzräumen gezählt werden. Den Preis für drei, zehn oder dreißig Räume nennt die Preisliste.
Siehe auch: Raumbuchung für Konferenzräume und Gästezimmer · Raumbuchung, die selbst die Tür öffnet · Wie viele Personen sind auf dem Werksgelände?