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Eine Buchung des Besprechungsraums mit Türzugang ist zugleich eine Berechtigung für das Schloss während des Termins: Teilnehmer kommen mit ihrer eigenen Karte hinein, und ein Gast ohne Karte bekommt einen Code, der nur an diesem Raum und nur im gebuchten Zeitraum gilt. In den meisten Unternehmen sind Raumkalender und Zutrittskontrolle zwei getrennte Systeme, die nichts voneinander wissen. Der Kalender sagt, dass der Raum belegt ist, und die Zutrittskontrolle weiß nicht, für wen. In TraxSystem verbindet beides das Modul Raumbuchung.
Die Folge der fehlenden Verbindung sieht man auf jedem Flur: Ein Termin wurde eine Woche vorher vereinbart, alle sind pünktlich und stehen vor verschlossener Tür, weil die Karte für diesen Gebäudeflügel bei der Haustechnik liegt.
Offener Raum, Schlüssel am Empfang und Gäste begleiten
Die einfachste und häufigste Notlösung ist ein dauerhaft offener Raum. Das funktioniert, bis der Beamer verschwindet oder jemand den Raum ohne Buchung belegt.
Die zweite Notlösung ist ein Schlüssel oder eine Generalkarte, die der Empfang, die Assistenz oder der Sicherheitsdienst bei sich trägt. Bei zwei Terminen am Tag ist das eine Kleinigkeit, bei zehn eine halbe Stelle, und zwar von jemandem, der eigentlich etwas anderes tun sollte.
Bei Gästen von außerhalb bleibt das Begleiten, denn der Gast hat keine Karte. Jemand geht zur Pforte hinunter, holt ihn ab, bringt ihn hin und begleitet ihn nach dem Termin wieder zum Ausgang.
Alle drei Wege umgehen dieselbe Lücke: Die Buchung hat keinerlei Verbindung zum Schloss.
Die Buchung als Berechtigung für die Raumtür
In TraxSystem ist eine Raumbuchung ein Kalendereintrag und zugleich eine Berechtigung für die Tür während des Termins. Ein Teilnehmer aus den Stammdaten kommt mit seiner eigenen Karte hinein, derselben, mit der er das Gebäude betritt. Für die Dauer der Buchung funktioniert die Karte auch an diesem Raum, nach dem Termin nicht mehr.
Ein Gast ohne Karte bekommt einen Code, der nur an diesem Raum und nur im Zeitraum dieser Buchung funktioniert.
Das Zugangsfenster stellt man weiter ein als den Termin selbst, um gut zehn Minuten auf jeder Seite. Ohne das stünde die erste Person bis zur vollen Stunde vor der Tür, und das ist genau das Problem, das die Buchung lösen sollte.
Türen auf dem Weg zum Raum: Flur, Aufzug, Etagentür
Besprechungsräume liegen selten am Haupteingang. Auf dem Weg dorthin gibt es meist einen Flur, einen Aufzug oder eine Etagentür, und jeder dieser Durchgänge kann verschlossen sein.
Öffnet die Buchung nur die Raumtür, verschiebt sich das Problem um einen Durchgang: Der Teilnehmer kommt mit seiner Karte bis zum verschlossenen Flur und sucht genauso jemanden, der ihn hereinlässt. Deshalb müssen beim Raum seine eigene Tür und die Zugänge zum Bereich auf dem Weg dorthin hinterlegt werden, und die Berechtigungen dafür müssen zusammen mit der Buchung erlöschen, statt dauerhaft vergeben zu bleiben.
Was eine Raumbuchung nicht löst
Die Buchung in TraxSystem ersetzt nicht den Firmenkalender. Der Termin erscheint nicht von selbst in Outlook oder Google Calendar, und die Teilnehmer erhalten eine eigene Benachrichtigung.
Sie lässt auch keinen Gast auf das Gelände. Der Code öffnet den Raum, aber weder das Tor noch den Empfang, denn das Betreten des Geländes ist eine eigene Sache und ein eigener Prozess.
Das System prüft nicht, ob der Raum genutzt wurde. Man sieht die Durchgänge wie bei jeder anderen Tür, aber das System gibt eine Buchung nicht frei, nur weil niemand gekommen ist.
Ohne Controller an der Tür funktioniert das Öffnen nicht. Ein Raum ohne Controller hat weiterhin Kalender und Benachrichtigungen, nur die Tür bleibt abgeschlossen.
Fragen und Antworten
Müssen alle Räume auf einmal ausgestattet werden?
Nein. Räume ohne Controller funktionieren als Planer: Kalender und Benachrichtigungen ohne Türöffnung. Controller kommen dort dazu, wo verschlossene Türen Probleme machen.
Lässt sich der Gastcode weitergeben?
Ja, physisch geht das wie bei jedem Code. Deshalb ist der Code einmalig an Buchung und Raum gebunden, nicht an eine Person, und erlischt mit dem Termin. Jeder Teilnehmer bekommt dabei seinen eigenen Code in einer separaten Nachricht.
Braucht man einen Leser mit Tastatur?
Ja, für den Gastcode; Teilnehmer mit Karte kommen ohne ihn hinein.
Was kostet das?
Die Raumbuchung ist ein Zusatzmodul zum Basispaket und wird nach der Zahl der Räume berechnet. Sie berechnen es zusammen mit dem übrigen Umfang im Preiskonfigurator.
Siehe auch: Buchung von Räumen und Gästezimmern · Gästezimmer auf dem Werksgelände · Berechtigungen und Sichtbarkeitsbereich