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In einer Pension ohne besetzte Rezeption kann die Buchung selbst den Gast hereinlassen. Das bei der Buchung angegebene Kennzeichen öffnet die Schranke an der Einfahrt und am Parkplatz, ein per SMS geschickter Code öffnet die Zimmertür, und nach dem Check-out erlischt alles von selbst. Niemand muss bis Mitternacht sitzen oder Schlüssel einsammeln. In TraxSystem übernimmt das das Modul Raumbuchung, und um die Schranke per Kennzeichen zu öffnen, braucht es eine Kamera am Tor.
Ein Gast bucht ein Zimmer für drei Nächte, gibt sein Kennzeichen an und kommt nach 23 Uhr an, die Rezeption hat aber um 18 Uhr Feierabend gemacht. Ohne einen solchen Mechanismus muss dann jemand die Schranke für ihn öffnen, ihm den Parkplatz zeigen und den Schlüssel übergeben.
Bereitschaft bis Mitternacht, offene Schranke, Schlüsseltresor
Kleine Häuser lösen das meist auf eine von drei Arten:
- jemand hat Bereitschaft bis Mitternacht, was am häufigsten und am teuersten ist, denn bei einer Handvoll bis gut einem Dutzend Zimmern frisst eine Stelle für nächtliche Ankünfte schnell den Gewinn aus der Belegung,
- die Schranke bleibt offen, sodass der Parkplatz des Hauses zum öffentlichen Parkplatz wird und morgens jemand anruft, weil er keinen Platz findet,
- der Schlüssel liegt in einem Schlüsseltresor mit Code, was funktioniert, solange der Code für alle gleich ist und niemand ihn weitergibt; der Tresor weiß dabei nicht, wer ihn wann geöffnet hat.
Alle drei Lösungen kommen daher, dass die Buchung keine Verbindung zur Schranke oder zum Schloss hat.
Wie die Buchung Schranke, Parkplatz und Zimmer öffnet
In TraxSystem ist eine Aufenthaltsbuchung eine Berechtigung, die drei Punkte gleichzeitig umfasst: die Schranke an der Einfahrt, die Schranke am Parkplatz und die Zimmertür.
Der Gast gibt bei der Buchung sein Kennzeichen an. Wenn er ankommt, liest die Kamera am Tor das Kennzeichen, das System prüft, ob es einen gültigen Aufenthalt gibt, der dieses Tor umfasst, und öffnet die Schranke. Ins Zimmer kommt der Gast mit dem per SMS geschickten Code, und auf dem Weg dorthin öffnen sich die Durchgänge in seinen Bereich: Treppenhaus, Etage, Aufzug.
Nach dem Check-out funktionieren Code und Kennzeichen nicht mehr, jeweils nach ihrem eigenen Zeitpuffer. Es muss nichts eingesammelt werden, weil nichts dauerhaft vergeben wurde.
Zeitpuffer für das Auto und für die Zimmertür
Die Zeitpuffer, also der Vorlauf vor dem Check-in und der Nachlauf nach dem Check-out, sind in TraxSystem für Tür und Auto getrennt. An der Zimmertür genügt eine Viertelstunde. An der Schranke genügt eine Viertelstunde überhaupt nicht, denn der Gast kommt früher an, parkt, lädt das Gepäck aus und geht erst dann zum Zimmer.
Deshalb hat das Fahrzeug eigene, großzügigere Zeitpuffer: meist eine Stunde vor dem Check-in und eine Stunde nach dem Check-out. Ohne diese Trennung steht entweder der Gast vor einer geschlossenen Schranke, oder die Zimmertür öffnet sich für jemanden eine Stunde zu früh.
Buchung nach Übernachtungen
Ein Aufenthalt in einer Pension wird in Nächten gezählt. Von Freitag bis Sonntag sind das zwei Nächte, in Stunden aber sechsundvierzig, und ein Kalender, der in Stunden rechnet, läge bei jeder Buchung daneben.
Die Check-out-Zeit liegt bewusst vor der Check-in-Zeit. So passen die Abreise eines Gastes um zwölf und die Ankunft des nächsten um vierzehn Uhr nebeneinander, statt einen Konflikt auszulösen, und in einem Beherbergungsbetrieb ist jeder Tag ein Wechseltag.
Was eine Aufenthaltsbuchung nicht leistet
TraxSystem verkauft keine Übernachtungen. Zimmerpreise, Abrechnung, Rechnungen, Buchungskanäle und die Buchungsmaschine auf der Website bleiben, wo sie sind; das System verwaltet Aufenthalt und Zugang.
Ohne Kamera öffnet es die Schranke nicht, denn die Kennzeichenerkennung braucht eine Kamera am Tor. Einen Gast, der kein Kennzeichen angegeben hat, lässt es auch nicht herein, denn diese Nummer kann es nicht erraten.
Es ersetzt keine Hotelschlösser, wenn das Haus bereits ein eigenes Kartensystem an den Türen hat; das ist ein eigenes Gespräch über eine Integration. Es prüft auch nicht, ob der Gast übernachtet hat: Es sieht Durchfahrten und Zutritte an den Türen, die Anwesenheit im Zimmer erfasst es nicht.
Fragen und Antworten
Bleibt das Kennzeichen des Gastes nach der Abreise im System?
Nein. Das Kennzeichen lebt so lange wie die Buchung und gelangt nicht in die Fahrzeugstammdaten. Nach dem Check-out ist dasselbe Auto genauso unbekannt wie vor der Ankunft.
Kann die Buchung die Durchfahrt eines anderen abfangen?
Nein. Die Buchung wird erst geprüft, wenn weder die Stammdaten noch eine Fahrzeuggruppe das Fahrzeug erkannt haben. Sie greift also nur bei einer Durchfahrt, die bisher mit der Meldung „Fahrzeug unbekannt“ endete.
Was, wenn der Gast einen Tag früher kommt?
Die Schranke öffnet nicht, denn der Aufenthalt hat noch nicht begonnen: Die Zeitpuffer zählen ab der Check-in-Zeit.
Kann man ohne Kamera am Tor anfangen?
Ja. Der Aufenthaltskalender allein funktioniert ohne Hardware, und der Code an der Tür ohne Kamera. Die Kamera kommt dazu, wenn die Einfahrt Probleme macht.
Was kostet das?
Die Raumbuchung ist ein Zusatzmodul zum Basispaket, und ihr Preis hängt von der Zahl der Räume ab. Für eine Pension zählt die Zahl der Zimmer, denn davon hängt die Stufe des Moduls ab; die Preise der Stufen stehen in der Preisliste.
Siehe auch: TraxSystem im Hotel und in der Pension · Buchung von Räumen und Gästezimmern · Was ist ANPR? Automatische Kennzeichenerkennung erklärt