Fremdfirmen auf dem Werksgelände: Einlass ohne Papierliste

Ein Team einer Fremdfirma lassen Sie ohne Papierliste ein, wenn es eine Auftragsliste gibt, also eine namentliche Liste der Personen, die einem Vertrag mit fester Laufzeit zugeordnet ist, und dazu Karten aus einem eigenen Pool, die mit dem Ende der Laufzeit ihre Gültigkeit verlieren. Fremdfirmenmitarbeiter sind die häufigste Lücke in der Anwesenheitserfassung, weil sie in keine der beiden Schubladen passen, die das Werk vorbereitet hat: weder in die Personalstammdaten noch zu den Besuchern.

Montag, sechs Uhr früh. Vor dem Tor stehen zwölf Leute einer Instandsetzungsfirma, die Arbeiten beginnen um sieben, und der Leiter der Instandhaltung ist noch nicht da. Die Pforte hat die Wahl: die Namen mit dem Kugelschreiber abschreiben oder anrufen und das Team warten lassen. Sie entscheidet sich für das Erste, denn das Zweite bedeutet einen Tag Verzug im Revisionsplan.

Warum weder Mitarbeiterausweis noch Besucherkarte funktioniert

Ein Mitarbeiterausweis setzt eine Personalakte, einen Arbeitsvertrag und ein Konto im Personalsystem voraus. Das legt niemand für ein Team an, das für zwei Wochen kommt.

Die Besucherkarte wiederum ist auf eine andere Aufenthaltsdauer ausgelegt. Ein Besucher kommt zu einem Termin, gibt die Karte nach einer Stunde zurück, und sein Aufenthalt wird in Stunden gezählt. Ein Fremdfirmenmitarbeiter behält die Karte zwei Wochen und kommt damit jeden Tag wieder. Greifen beide Gruppen auf denselben Pool zu, hat der Empfang um neun Uhr morgens nichts mehr für die Besucher, weil die Karten in den Taschen des Instandsetzungsteams stecken.

Bleibt der dritte Weg, und für ihn entscheidet man sich meistens: ein Heft an der Pforte, das funktioniert, bis der Evakuierungsalarm kommt.

Auftragsliste mit Namen und Karten aus einem eigenen Pool

In TraxSystem beschreibt eine Auftragsliste einen Vertrag: Firma, Laufzeit von bis, Objekt und namentliche Liste der Personen. Der Zutritt erlischt mit dem Ende der Laufzeit, ohne dass jemand etwas von Hand entziehen oder sich das im Kalender vormerken muss.

Die Namensliste kommt selten in bequemer Form. Meist ist es ein Ausschnitt aus einer E-Mail oder eine nach eigenem Gusto ausgefüllte Tabelle, deshalb kommt es vor allem darauf an, Text einfügen zu können, in dem das Geburtsdatum in derselben Zeile wie der Name steht. Ein zwölfköpfiges Team zu erfassen, dauert dann so lange wie das Abschreiben ins Heft, und diese zwölf Personen erscheinen anschließend auf der Liste der Anwesenden.

Die Karten für diese Personen kommen aus einem eigenen Pool und gehen nach Abschluss der Arbeiten dorthin zurück. Die Berechtigungen stecken in der Karte, das Team bekommt also genau die Durchgänge, die der Vertrag vorsieht: die Halle, in der es arbeitet, und nichts darüber hinaus.

Die Ausweisstelle legt die Liste an, der Empfang gibt die Karte aus

In den meisten Werken legt die Ausweisstelle die Liste an, und die Karte händigt der Empfang aus. Das sind zwei verschiedene Personen an zwei verschiedenen Schreibtischen, und gerade sie verlieren einander meist aus dem Blick: Der Empfang weiß nicht, wem er eine Karte geben darf, und die Ausweisstelle weiß nicht, ob die Karte schon ausgegeben ist.

Diese beiden Schritte sind auch in den Daten getrennt. Die Zuweisung reserviert die Karte für einen bestimmten Menschen und nimmt sie aus dem Pool, schaltet sie aber noch nicht frei, denn zwischen Zuweisung und Abholung liegt die Karte in der Schublade des Empfangs, manchmal mehrere Tage. Wäre sie sofort aktiv, würde jedes Vorhalten einen Zutritt auf den Namen eines Menschen buchen, der sie nie gesehen hat, und sein Name stünde auf der Liste der Anwesenden. Die Karte wird in dem Moment aktiv, in dem der Empfang bestätigt, dass er sie dieser Person übergeben hat.

Der Empfang braucht außerdem Einblick in die heute gültigen Listen, zusammen mit dem Stand jeder Person: welche Karte sie hat, ob sie sie schon abgeholt oder zurückgegeben hat und ob sie gerade auf dem Gelände ist. Er muss auch nach Namen suchen können, denn am Schalter steht ein Mensch, der nicht weiß, wie seine Firma den Auftrag genannt hat.

Einblick muss nicht das Recht zur Änderung bedeuten. Die Listen führt weiterhin die Ausweisstelle, und das ist die richtige Aufteilung: Eine Person ist dafür verantwortlich, wer hinein darf, die andere dafür, wer eine Karte in die Hand bekommen hat.

Kartenrückgabe am letzten Arbeitstag

Die Arbeiten enden, das Team fährt ab, die Karten bleiben in den Taschen. Nach drei solchen Aufträgen ist der Pool leer, und niemand kann sagen, wo die Karten geblieben sind.

Deshalb sollte der letzte Arbeitstag anders behandelt werden als jeder andere: Die Karte öffnet dann nicht den normalen Ausgang, sondern verweist an den Kartensammler. Die übrigen Fälle bleiben beim Personal, denn eine Karte wird mal von Hand zurückgegeben, mal verloren oder von jemandem mitgenommen, der hinter einem Kollegen hinausgegangen ist. Dabei zählt eines: Wird die Karte einer Person freigegeben, die als anwesend geführt wird, muss damit auch ihr Aufenthalt abgeschlossen werden. Sonst bleibt auf der Evakuierungsliste ein Mensch ohne Karte stehen, den niemand mehr über einen Leser hinauslässt, weil er nichts mehr hat, was er vorhalten könnte.

Was die Erfassung von Fremdfirmen nicht löst

Die Erfassung ersetzt keine Dokumentation. Arbeitsmedizinische Untersuchungen, berufliche Qualifikationen und arbeitsplatzbezogene Unterweisungen bleiben, wo sie waren. Das System beantwortet die Frage „Wer war wann auf dem Gelände?“, nicht „Durfte er dort arbeiten?“.

Das Limit an Arbeitstagen sieht nur Ihr Standort. Arbeitet dieselbe Person parallel für einen anderen Auftraggeber, sieht das kein Zutrittskontrollsystem.

Die Karte bestätigt nicht die Identität. Zwei Personen aus einem Team können ihre Karten tauschen, und ein kartenbasiertes System erkennt das nicht; diese Einschränkung gilt für Mitarbeiterausweise genauso.

Ohne ausgegebene Karte gibt es keine Erfassung. Wer von Hand und auf Zuruf eingelassen wird, erscheint nicht auf der Liste der Anwesenden, egal wie sorgfältig die Auftragsliste gepflegt ist. Auch die bloße Zuweisung einer Karte trägt ihn dort nicht ein, solange er sie nicht abgeholt hat.

Siehe auch: Fremdfirmenmitarbeiter auf dem Gelände · Zutrittskontrolle für Personen · Was die Evakuierungsliste nicht zeigt