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Derselbe Mensch kommt nach einem Monat mit einem anderen Auflieger und einem anderen Frachtbrief wieder und passiert das Tor ohne jedes Signal. Der Sicherheitsdienst erkennt ihn nicht, denn am Tor arbeitet längst eine andere Schicht.
Warum ein Verbot für eine Firma oder ein Fahrzeug nicht reicht
Ein Verbot für eine Firma sperrt die falschen Leute (die ganze Firma wegen eines Fahrers) und sperrt den richtigen nicht, wenn er den Arbeitgeber wechselt. Sinnvoll ist es nur, wenn das Problem die Firma selbst betrifft, zum Beispiel bei wiederholten Verstößen desselben Spediteurs gegen die Abläufe.
Ein Zufahrtsverbot für ein Kennzeichen bleibt am Fahrzeug, und das Fahrzeug bleibt in der Firma, wenn der Fahrer geht, das Verbot trifft also das falsche Objekt. Für sich genommen ist es mitunter nützlich, bei einem nicht verkehrssicheren oder nicht berechtigten Fahrzeug, ein Verbot für die Person ersetzt es aber nicht. Eine Notiz „Auf diesen Herrn aufpassen“ hält höchstens bis zum Schichtende.
Was ein personenbezogenes Hausverbot bedeutet
Ein personenbezogenes Hausverbot betrifft einen Menschen, der über Personendaten und Ausweisdokument identifiziert ist, unabhängig davon, wen er gerade vertritt. Bei der Zufahrtserfassung vergleicht TraxSystem die eingegebenen Daten mit der Verbotsliste und zeigt dem Bediener eine Warnung an.
Der Vergleich arbeitet mit einer normalisierten Form der Daten, sodass „Max Mustermann“, „Mustermann Max“ und eine Schreibweise mit anderer Groß- und Kleinschreibung auf denselben Eintrag treffen. Die Normalisierung betrifft ausschließlich den Vergleich, die Daten in der Datenbank bleiben genau so, wie sie eingegeben wurden.
Auch das personenbezogene Verbot endet mit einer Warnung und blockiert das Tor nicht. Der Bediener sieht das Signal und trifft die Entscheidung, denn ein Automat würde auch einen Menschen mit ähnlichem Namen aufhalten.
In der Preisliste von TraxSystem bilden Hausverbote für Personen, Zufahrtsverbote für Fahrzeuge und Warnungen zu Fahrern das Modul „Verbote und Warnungen“; den Preis des Basispakets zusammen mit diesem Modul berechnet der Preiskonfigurator.
Wann ein personenbezogenes Hausverbot nicht greift
Ein personenbezogenes Verbot greift nicht bei jemandem, der andere Daten angibt. Beruht die Identifikation auf der Aussage des Fahrers und schaut niemand in den Ausweis, lässt sich der Mechanismus umgehen. Diese Lücke schließt das Verfahren am Tor, also die Prüfung des Ausweises bei der Erfassung. Das System erkennt keine Gesichter, die Identifikation erfolgt also immer über Daten und Ausweis.
Verbotslisten werden nicht zwischen Standorten ausgetauscht, ein Verbot gilt also nur bei Ihnen. Eine gemeinsame, zwischen Firmen geteilte Datenbank „unerwünschter Fahrer“ werden wir nicht aufbauen: Sie wäre eine Verarbeitung personenbezogener Daten ohne Rechtsgrundlage und ohne Wissen der betroffenen Person. Das System beurteilt auch nicht, ob ein Eintrag berechtigt ist. Wer wofür auf die Liste kommt, entscheiden Sie.
Wie Sie eine Liste von Hausverboten führen
Zuerst muss festgelegt werden, wer ein Verbot eintragen darf. Die Berechtigung zum Eintragen und die Berechtigung zum Aufheben sollten getrennt sein. Die Berechtigungen in TraxSystem sind feingranular, 217 Positionen in 24 Gruppen, sodass sich das genau einstellen lässt.
Jeder Eintrag braucht ein Enddatum und einen Grund. Ein unbefristeter Eintrag ist meist einer, von dem in einem Jahr niemand mehr sagen kann, woher er stammt, ein Eintrag mit Datum dagegen läuft von selbst ab. Ein Satz im Feld „Grund“ erlaubt es in einem halben Jahr zu beurteilen, ob das Verbot noch sinnvoll ist.
Warnung und Verbot müssen auseinandergehalten werden. Wenn alles ein Verbot ist, unterscheidet der Sicherheitsdienst nicht mehr zwischen wichtigen und unwichtigen Signalen und klickt nach einem Monat reflexhaft auf „Weiter“.
Ein Hausverbot ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten, deshalb müssen Sie mit der für den Datenschutz zuständigen Person abstimmen, auf welcher Rechtsgrundlage Sie eine solche Liste führen, wie lange Sie Einträge aufbewahren und ob die betroffene Person über den Eintrag informiert wird.
Fragen und Antworten
Kann man gleichzeitig ein Verbot für eine Firma und für eine Person verhängen?
Ja, das sind zwei unabhängige Einträge. Ein Verbot für eine Firma ist bei wiederholten Verstößen aufseiten des Spediteurs mitunter gerechtfertigt.
Zeigt das System, dass ein Fahrer schon einmal für eine andere Firma bei uns war?
Ja, sofern er jedes Mal mit denselben Daten identifiziert wurde. Die Einfahrtshistorie ist mit der Person verknüpft, frühere Besuche sind also sichtbar.
Ist ein Verbotseintrag für alle Benutzer sichtbar?
Das hängt von den Berechtigungen ab. Die Warnung am Tor soll der Bediener sehen, die vollständige Liste mit Gründen lässt sich auf einen kleinen Personenkreis beschränken.
Siehe auch: Hausverbot für Fahrer: Wie Sie es wirksam durchsetzen · Zufahrtsprotokoll und DSGVO: Wer im Unternehmen Fahrerdaten sehen darf · Fahrerdaten an der Pforte: Wie lange aufbewahren und was löschen