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Ein eigener Server (On-Premises) und die Cloud unterscheiden sich bei einem Zufahrtskontrollsystem in drei Punkten: wer den Server betreibt, wer rechtlich für die personenbezogenen Daten verantwortlich ist und was passiert, wenn die Verbindung ausfällt. TraxSystem läuft in beiden Varianten, und die Lizenz umfasst in beiden dieselben Funktionen. Der dritte Unterschied wird im Verkaufsgespräch am häufigsten übergangen, obwohl er bei der Zufahrtskontrolle am schwersten wiegt: Tore, Kameras und Leser stehen bei Ihnen, der Server in der Cloud dagegen woanders.
Eigener Server oder Cloud: Betrieb, personenbezogene Daten und Verbindung
Wer den Server betreibt
Einen Server am Standort betreibt die IT-Abteilung des Kunden, die für Updates, Datensicherungen und Überwachung zuständig ist. In der Cloud übernimmt das der Hersteller, und die Kosten sind im Abonnement enthalten. Ein Unternehmen ohne IT-Abteilung hat hier meist keine Wahl.
Wer für die personenbezogenen Daten verantwortlich ist
Die Verantwortung für personenbezogene Daten ist ein rechtlicher Unterschied und für manche Kunden der entscheidende. Am Standort verlassen die Daten die Infrastruktur des Kunden nicht, und es gibt keinen Auftragsverarbeiter, also auch keinen Auftragsverarbeitungsvertrag, keine Frage nach einer Datenübermittlung und keinen Unterauftragsverarbeiter. In der Cloud ist der Hersteller Auftragsverarbeiter und unterschreibt einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO), und Verantwortlicher bleibt der Kunde.
Die Zusicherung, in der Cloud „bleiben die Daten bei Ihnen“, ist deshalb falsch und fällt spätestens bei der Vertragsprüfung auf, also im ungünstigsten Moment.
Was passiert, wenn die Verbindung ausfällt
Bei einem Server am Standort befinden sich Server und Geräte im selben Netz, der Standort arbeitet also weiter. In der Cloud steht der Server auf der anderen Seite der Leitung, während Tore, Kameras, Leser und Waage bei Ihnen bleiben. Wie stark sich ein Verbindungsausfall auswirkt, hängt dann von der Konfiguration der Installation ab: Das wird in der Analyse vor der Einführung festgelegt und ins Abnahmeprotokoll eingetragen. Wir versprechen nicht vorab, dass „das Tor trotzdem funktioniert“, denn in manchen Konfigurationen stimmt das nicht.
Die Cloud-Variante von TraxSystem: Daten, Vertrag, Verfügbarkeit und Sicherungen
In der TraxSystem-Cloud liegen die Daten in Polen, es gibt also keine Übermittlung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. Die Infrastruktur gehört dem Hersteller oder einem externen Anbieter, und der Kunde wählt aus. Ein Unterauftragsverarbeiter kommt nur bei externer Infrastruktur hinzu und wird dann im Vertrag offengelegt. Ein Muster des Auftragsverarbeitungsvertrags liegt bereit und wird vor dem Start unterschrieben.
Die zugesagte Verfügbarkeit beträgt 99 %. Datensicherungen entstehen alle 8 Stunden, beim Zwei-Server-Betrieb laufend. Beim Ausstieg aus dem Dienst erhalten Sie eine Kopie der Datenbank Ihrer Instanz.
Ein Server in Polen erledigt das ganze Thema Übermittlung außerhalb des EWR, Standardvertragsklauseln und Drittländer, also den zeitaufwendigsten Teil des Gesprächs mit dem Datenschutzbeauftragten.
Wann ein eigener Server, wann die Cloud
| Variante am Standort, wenn … | Cloud-Variante, wenn … |
|---|---|
| die Unternehmensrichtlinie verbietet, personenbezogene Daten auszulagern | es keine IT-Abteilung oder keinen Platz für einen weiteren Server gibt |
| es einen eigenen Serverraum und ein Team gibt, das ihn betreibt | Updates und Sicherungen beim Anbieter liegen sollen |
| der Standort unabhängig von der Verbindung arbeiten muss | es mehrere Standorte gibt und ein gemeinsamer Zugang zu allen gewünscht ist |
| volle Unabhängigkeit vom Anbieter zählt | eine niedrigere Einstiegsschwelle und keine Ausgabe zu Beginn zählen |
Preisunterschied zwischen eigenem Server und Cloud
Der Abonnementsatz in der Cloud ist höher, weil er Server, Datensicherungen, Überwachung und Updates auf unserer Seite abdeckt. Der Aufschlag wird auf das gesamte Abonnement berechnet, also auf Basispaket und Module zusammen, nicht nur auf das Basispaket. Lizenz und Funktionsumfang sind in beiden Varianten identisch.
Beide Beträge für dieselbe Konfiguration zeigt der Preiskonfigurator nebeneinander, Sie können den Unterschied also mit Ihren eigenen Zahlen prüfen.
Hosting gibt es ausschließlich im Abonnement. Eine Kauflizenz lässt sich nicht bei uns hosten, denn laufende Kosten lassen sich mit einer Einmalzahlung nicht decken.
Was in beiden Varianten gleich bleibt
Die Hardware steht in beiden Varianten am Standort. Die Cloud macht Kameras, Schranken und Leser nicht überflüssig, und damit der Server sie erreicht, ist eine Netzwerkkonfiguration auf Ihrer Seite nötig; der Browser allein reicht also nicht.
Der Preis der Einführung ist in beiden Varianten gleich, denn es ist dieselbe Arbeit, und der Funktionsumfang der Lizenz ist derselbe. Die Varianten unterscheiden sich dafür in der Verantwortung für die Daten und in der Abhängigkeit von der Verbindung.
Fragen und Antworten
Kann man in der Cloud anfangen und das System später auf einen eigenen Server umziehen?
Ja, beide Richtungen sind möglich, zu einem individuell vereinbarten Preis.
Was erhalten wir, wenn wir die Cloud kündigen?
Eine Kopie der Datenbank Ihrer Instanz; die Daten gehören Ihnen.
Hat TraxSystem eine ISO- oder TISAX-Zertifizierung?
Noch nicht. Wir sind dabei, TISAX und ISO einzuführen.
Siehe auch: Fahrerdaten an der Pforte: Wie lange aufbewahren und was löschen · Kauflizenz oder Abonnement: Was rechnet sich eher?