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Die Einführung eines Zufahrtskontrollsystems dauert von der Vertragsunterzeichnung bis zur Inbetriebnahme ein bis drei Monate. In diese Zeit fallen die Analyse vor der Einführung, die Konfiguration für Ihren Prozess, gegebenenfalls die Montage der Installation, die Schulung und die Abnahme. Die Spanne hängt davon ab, wie viele dieser Schritte am jeweiligen Standort anfallen: Ein Standort mit vorhandener Hardware und einfachem Prozess kommt mit einem Monat aus, ein Standort, der Montagearbeiten und Abstimmungen zwischen mehreren Abteilungen braucht, mit drei.
Einen Zeitplan von weniger als einem Monat sollten Sie daraufhin prüfen, ob Analyse und Schulung darin vorkommen, denn diese beiden Schritte fehlen am häufigsten.
Die Schritte bei der Einführung eines Zufahrtskontrollsystems
Der erste Schritt, die Analyse vor der Einführung, klärt, wie der Standort arbeitet: wie viele Tore er hat, welche Zufahrtsarten, wer am Tor entscheidet, welche Dokumente erfasst werden und was bei Ausnahmen geschehen soll. Wer an der Analyse spart, zahlt am Ende am meisten drauf, denn ein falsch verstandener Prozess zeigt sich erst bei der Abnahme.
Die Konfiguration dauert Tage. Das System hat mehrere hundert Schalter und konfigurierbare Formularfelder, die Anpassung an den Prozess geschieht also über Einstellungen, ohne Programmierung.
Montagearbeiten fallen nur an, wenn Hardware gebraucht wird, und das ist oft nicht der Fall, weil das System die vorhandene Installation abbildet. Die Kompatibilität der Geräte wird in der Analyse geprüft.
Die Schulung findet getrennt für das Pfortenpersonal und für den Administrator statt. Das Pfortenpersonal lernt einen Bildschirm, der Administrator die gesamte Konfiguration.
Am Ende steht die Abnahme, also die Prüfung, wie sich das System in Ihrem Prozess verhält. Ins Protokoll kommen auch Dinge, die sich vorher nicht festlegen lassen, zum Beispiel das Verhalten des Standorts bei einem Verbindungsausfall in der Cloud-Variante.
Was die Einführung verlängert
Die Einführung verlängern:
- die Montage neuer Hardware, denn Liefertermine und Elektroarbeiten liegen nicht in unserer Hand,
- abteilungsübergreifende Abstimmungen, wenn der Prozess gleichzeitig Logistik, Sicherheitsdienst, Personalabteilung und IT berührt,
- ungewöhnliche Geräte, zum Beispiel ein Wägeterminal oder ein Controller, der nicht auf der Liste der geprüften Geräte steht,
- eine offene Entscheidung über den Umfang, denn Module, die während der Einführung dazukommen, erfordern eine neue Lizenz,
- die Cloud-Variante, bei der die Konfiguration des Netzwerkzugangs zu den Geräten hinzukommt.
Am häufigsten verzögert die Einführung jedoch eine fehlende Entscheidung auf Kundenseite: Wer gibt den Prozess frei, wer vergibt die Berechtigungen, wie lange werden die Daten aufbewahrt? Deshalb muss vor dem Start eine Person benannt sein, die diese Entscheidungen trifft.
Was Sie vor der Vertragsunterzeichnung sehen können
Vor der Vertragsunterzeichnung können Sie sich den gesamten Prozess in einer Vorführung ansehen, ohne Hardware zu kaufen. Dort richten wir Ihre Tore, Zufahrtsarten und Regeln ein, sodass Sie sehen, wie sich das System in Ihrem Prozess verhält: vom Avis über Ankunft, Einfahrt, Verwiegung und Ausfahrt bis zum Bericht.
Die Vorführung nimmt dem Kauf sein größtes Risiko, nämlich dass die Hardware schon gekauft und montiert ist und sich erst dann herausstellt, dass der Prozess anders aussieht als angenommen.
Was die Einführung kostet
Die Einführung kostet einen Prozentsatz des Lizenzwerts, mit einem Mindestbetrag. Der Satz ist gleich, unabhängig von der Zahlungsweise und davon, ob der Server bei Ihnen oder in der Cloud steht, denn es ist dieselbe Arbeit. Den Mindestbetrag gibt es, weil Analyse, Konfiguration und Schulung beim kleinsten Standort ungefähr so viel kosten wie bei einem größeren.
Die Einführung durch uns ist eine Option, denn das System lässt sich auch selbst einführen. Im Preiskonfigurator ist die Einführung ein eigenes Feld zum Ankreuzen und wird nicht automatisch hinzugerechnet; Sie sehen den Betrag für Ihre Konfiguration also mit und ohne Einführung.
Was die Einführung nicht umfasst
Die Einführung umfasst nicht Kauf und Montage der Hardware. Diese werden gesondert kalkuliert, in drei Varianten: eigene Hardware des Kunden, Montage durch den Kunden nach unserer Planung oder Montage durch uns.
Eine ERP-Integration ist ein eigener Arbeitsumfang über die API, denn TraxSystem hat keine fertigen Konnektoren für SAP oder Oracle.
Auch die Migration historischer Daten aus dem bisherigen System gehört nicht zur Einführung. Ihr Umfang wird, falls sie überhaupt nötig ist, individuell festgelegt.
Fragen und Antworten
Kann man mit einem Tor starten und die übrigen später dazunehmen?
Ja, und so wird es oft gemacht. Tore über das Limit des Basispakets hinaus erfordern eine neu generierte Lizenz.
Wer muss auf unserer Seite beteiligt sein?
Eine Person, die den Prozess am Tor kennt, jemand aus der IT für Netz und Server und eine entscheidungsbefugte Person, die den Umfang freigibt. Bei der Cloud-Variante kommt der Datenschutzbeauftragte hinzu, weil ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) unterschrieben werden muss.
Ist die Schulung einmalig?
Ja, die Einführungsschulung findet einmal statt. Für die tägliche Arbeit gibt es das in die Anwendung eingebaute Handbuch, das von jedem Bildschirm aus erreichbar ist.
Siehe auch: Müssen bei der Einführung Schranken und Kameras ersetzt werden? · Vertrag über ein Zutrittskontrollsystem: worauf Sie achten sollten · Zufahrtskontrolle im Produktionswerk: Womit anfangen?