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Eine Erinnerung an die Inspektion des Firmenwagens funktioniert, wenn der Termin beim Fahrzeug hinterlegt ist und die Benachrichtigung rechtzeitig bei einer bestimmten Person ankommt. Termine, die in einer Tabelle überwacht werden, bewähren sich nur so lange, wie jemand hineinschaut, und meistens schaut jemand hinein, wenn es schon zu spät ist. Eine überfällige Hauptuntersuchung fällt bei einer Verkehrskontrolle oder bei der Schadensregulierung auf und kostet dann ein Vielfaches der Untersuchung selbst. In TraxSystem führt das Modul Fuhrpark die Termine und Erinnerungen.
Welche Termine Sie für den Fuhrpark führen sollten
| Termin | Hinweis |
|---|---|
| Hauptuntersuchung | häufigste Ursache für Ärger bei einer Kontrolle |
| Haftpflicht- und Kaskoversicherung | zwei verschiedene Termine, oft bei zwei Versicherern |
| Wartung in der Werkstatt | meist nach Kilometerstand fällig, nicht nach Datum |
| Reifenwechsel | saisonal; bei einem größeren Fuhrpark leicht zu übersehen |
| Leasing- oder Mietvertrag | das Vertragsende verlangt eine rechtzeitige Entscheidung |
| Feuerlöscher, Verbandkasten | eine Kleinigkeit, die bei einer Kontrolle auffällt |
Die Wartung unterscheidet sich von den übrigen Terminen, weil sie sich nach der Fahrleistung richtet. Eine Erinnerung, die nur auf dem Datum beruht, versagt bei einem Fahrzeug, das in diesem Jahr fünfmal so viele Kilometer gefahren ist wie sonst.
Termine und Erinnerungen gehören in TraxSystem zum Modul Fuhrpark, das nach der Zahl der Fahrzeuge berechnet wird; das Limit wächst mit der Größe des Basispakets. Die Preise für einen Fuhrpark mit bis zu zehn, dreißig und hundert Fahrzeugen stehen in der Preisliste.
Wie Sie Erinnerungen einstellen, damit jemand darauf reagiert
Die Vorlaufzeit muss zum Termin passen. Bei der Hauptuntersuchung reichen zwei Wochen, beim Leasingende braucht es zwei Monate, weil eine Entscheidung fallen muss. Ein einziges globales „7 Tage vorher erinnern“ bewährt sich schlecht.
Eine Erinnerung sollte einen namentlichen Empfänger haben. Eine Erinnerung „an die Verwaltung“ gehört niemandem, eine an eine bestimmte Person schon. Hat sich danach nichts getan, muss sie wiederholt werden, denn eine einzelne Erinnerung geht im Postfach unter.
Das Ganze steht und fällt mit einem Grundsatz: Alarme nur für das, was Handeln erfordert. Ein Postfach, das mit Benachrichtigungen zugeschüttet wird, liest nach zwei Wochen niemand mehr, und dann ist die überfällige Hauptuntersuchung trotz funktionierendem System wieder da.
Der Prüftermin ist bei der Fahrzeugausgabe sichtbar
Termine beim Fahrzeug sind im Moment der Ausgabe am nützlichsten: Wer das Fahrzeug ausgibt, sieht, dass die Hauptuntersuchung in drei Tagen fällig ist, bevor er die Schlüssel für eine einwöchige Dienstreise übergibt.
TraxSystem sperrt die Ausgabe eines Fahrzeugs mit abgelaufener Prüfung nicht. Es zeigt den Hinweis, und die Entscheidung trifft der Mensch, wie in den übrigen Bereichen des Systems auch: Eine automatische Sperre würde eine Fahrt wegen eines Tippfehlers im Datum aufhalten.
Was Erinnerungen an Inspektionen nicht leisten
TraxSystem vereinbart keinen Termin bei der Prüfstelle oder in der Werkstatt: Es erinnert, anrufen muss ein Mensch. Es holt auch keine Termine aus externen Datenbanken. Die Daten werden einmal bei der Einführung beim Fahrzeug eingetragen und dann nach jeder Prüfung aktualisiert.
Den Kilometerstand liest das System nicht automatisch aus. Er wird bei Ausgabe und Rückgabe eingetragen, denn das System ist nicht mit dem Fahrzeug verbunden.
Auch die Zustellung einer Benachrichtigung garantiert es nicht. Es hält fest, dass eine E-Mail oder SMS verschickt wurde, aber nicht, dass sie angekommen ist; bei einem kritischen Termin ist deshalb ein zweiter Kanal sinnvoll.
Fragen und Antworten
Kommen die Erinnerungen per SMS oder per E-Mail?
Auf beiden Wegen. Der SMS-Versand setzt ein konfiguriertes Gateway voraus, und die Kosten der Nachrichten tragen Sie; sie sind nicht im Lizenzpreis enthalten.
Lassen sich alle anstehenden Termine an einer Stelle sehen?
Ja, in einer Terminübersicht für den gesamten Fuhrpark mit Zeitraumfilter.
Gilt das auch für Gabelstapler und andere Geräte?
Das Modul ist für Fahrzeuge gedacht. Ob es auch andere Geräte abdeckt, hängt davon ab, ob die vorhandenen Felder zu Ihrem Bedarf passen, und das wird in der Analyse vor der Einführung geprüft.
Siehe auch: Dienstwagen-Nachweis: Wer hatte das Fahrzeug am Freitag?