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- Was ein Protokoll der Fahrzeugausgaben enthalten muss
- Erklärungen, die bei Ausgabe und Rückgabe unterschrieben werden
- Fuhrpark-Alarme: Kraftstoff, Prüftermine und nicht zurückgegebene Fahrzeuge
- Kilometererfassung und steuerliche Abrechnung
- Was TraxSystem bei der Fuhrparkverwaltung nicht leistet
- Fragen und Antworten
Die Frage, wer an einem bestimmten Tag den Dienstwagen hatte, beantwortet ein Ausgabe- und Rückgabeprotokoll, in dem jede Ausgabe mit Person, Zeit und Fahrzeugzustand erfasst ist. Ohne ein solches Protokoll bleibt nur die Rekonstruktion aus Erinnerung und Kalender, also meist keine Antwort. Gestellt wird die Frage fast immer im ungünstigsten Moment: nach einem Bußgeldbescheid vom Blitzer, nach einem Parkschaden oder nachdem jemand das Auto mit leerem Tank und einem Kratzer zurückgegeben hat. In TraxSystem führt das Modul Fuhrpark das Ausgabe- und Rückgabeprotokoll der Dienstwagen.
Was ein Protokoll der Fahrzeugausgaben enthalten muss
| Element | Wozu |
|---|---|
| Wer hat es abgeholt | Antwort auf die Frage, wer das Fahrzeug hatte |
| Wann abgeholt und zurückgegeben | ermöglicht es, ein Ereignis der richtigen Person zuzuordnen |
| Kilometerstand | Fahrleistung pro Person, Grundlage für Abrechnungen |
| Tank- oder Ladestand | zeigt, wer das Fahrzeug leer zurückgegeben hat |
| Bemerkungen und Schäden | ein bei der Rückgabe gemeldeter Kratzer ist etwas anderes als einer, den man eine Woche später findet |
Am wichtigsten im Protokoll ist der Moment der Rückgabe. Die Ausgabe hält jeder fest, weil er sonst keine Schlüssel bekommt. Die Rückgabe dagegen wird gern übersprungen, obwohl von ihr abhängt, ob die Daten überhaupt etwas taugen.
Erklärungen, die bei Ausgabe und Rückgabe unterschrieben werden
Manches sammeln Sie am besten als Erklärung, die bei der Ausgabe oder Rückgabe unterschrieben wird: Bestätigung des Fahrzeugzustands, Zustimmung zu den Nutzungsregeln, Schadensmeldung. Unterschrieben wird auf dem Bildschirm, und das Dokument bleibt mit Datum im System. Einen eigenen Papierumlauf gibt es dann nicht, und bei einem Schaden kommt es darauf an, ob sich das Dokument überhaupt finden lässt.
Die Ausgaben erfasst das Modul Fuhrpark, das nach der Zahl der Fahrzeuge berechnet wird, mit einem Limit, das mit der Größe des Basispakets wächst. Die Unterschriften bei Ausgabe und Rückgabe übernimmt das separate Modul Erklärungen. Was beide bei Ihrem Fuhrpark kosten, rechnen Sie im Preiskonfigurator aus.
Fuhrpark-Alarme: Kraftstoff, Prüftermine und nicht zurückgegebene Fahrzeuge
Bei der Dienstwagenverwaltung helfen drei Alarme:
- wenn der Tank- oder Ladestand unter eine festgelegte Schwelle fällt,
- wenn eine Inspektion oder Hauptuntersuchung näher rückt,
- wenn ein Fahrzeug nach einer festgelegten Zeit nicht zurückgegeben wurde.
Der Kraftstoffalarm sollte einmal auslösen, nämlich in dem Moment, in dem die Schwelle unterschritten wird. Löst ihn jeder niedrige Messwert aus, erzeugt ein Fahrzeug, das mit leerem Tank herumsteht, stündlich einen Alarm, und nach einem Tag schaut niemand mehr hin. Die Erinnerung an die Prüfung macht sich bezahlt, sobald zum ersten Mal eine Fahrt mit abgelaufener Hauptuntersuchung unterbleibt.
Kilometererfassung und steuerliche Abrechnung
TraxSystem führt ein Protokoll der Ausgaben, Rückgaben und Kilometerstände. Ob ein solches Protokoll die Anforderungen einer bestimmten steuerlichen Abrechnung erfüllt, insbesondere für den vollen Vorsteuerabzug bei ausschließlich betrieblich genutzten Fahrzeugen nach polnischem Umsatzsteuerrecht, hängt davon ab, welche Daten wie erfasst werden. Das ist also eine Frage an Ihre Buchhaltung.
Das System liefert das Protokoll, und ob es den steuerlichen Anforderungen genügt, beurteilt die Buchhaltung. Wir behaupten nicht, dass TraxSystem „das Fahrtenbuch erledigt“.
Was TraxSystem bei der Fuhrparkverwaltung nicht leistet
TraxSystem ist weder ein GPS-System noch eine Flottentelematik. Es verfolgt die Route eines Fahrzeugs außerhalb des Geländes nicht und liest keine Daten aus dem Fahrzeugbus aus, denn es ist ein Ausgabe- und Rückgabeprotokoll.
Den Kilometerstand liest es auch nicht selbst ab. Ihn trägt ein Mensch bei Ausgabe und Rückgabe ein, die Daten sind also so gut wie die Disziplin beim Eintragen. Ein Bußgeld ordnet das System nicht automatisch zu: Es nennt, wer das Fahrzeug zur fraglichen Zeit hatte, und die Zuordnung sowie alle weiteren Schritte liegen bei Ihnen.
Ein Personalsystem ersetzt es ebenfalls nicht: Es rechnet weder mit Mitarbeitern ab noch verwaltet es Pauschalen.
Daten darüber, wer wann ein Fahrzeug gefahren hat, sind Mitarbeiterdaten. Zweck, Umfang und Aufbewahrungsdauer stimmen Sie mit der Person ab, die bei Ihnen für den Datenschutz zuständig ist.
Fragen und Antworten
Kann ein Mitarbeiter ein Fahrzeug selbst abholen, ohne die Verwaltung?
Ja, wenn Sie den Prozess so konfigurieren, mit einer Erklärung, die bei der Abholung unterschrieben wird. Das ist bei einem größeren Fuhrpark sinnvoll; bei fünf Autos ist es meist einfacher, sie über eine Person auszugeben.
Lässt sich ein Fahrzeug im Voraus reservieren?
Ja, Fahrzeugreservierungen werden unterstützt. Ihr Umfang hängt von der Konfiguration ab und wird bei der Einführung festgelegt, denn die Praxis ist in jedem Unternehmen anders.
Ist die Historie eines einzelnen Fahrzeugs sichtbar?
Ja: wer es abgeholt hat, wann, mit welchem Kilometerstand und mit welchen Bemerkungen.
Siehe auch: Erinnerungen an Fahrzeuginspektionen im Fuhrpark · Standzeiten von Fahrzeugen auf dem Gelände kontrollieren