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Vom Anbieter eines Zufahrtssystems sollten Sie bei der ERP-Integration Konkretes verlangen: eine Liste der Daten, die über die API verfügbar sind, das Austauschprotokoll, die Auskunft, ob eine Schnittstelle zu Ihrem ERP bereits existiert und wer sie pflegt, sowie die Versionierung der API. Die Antwort „Ja, wir integrieren uns“ fällt fast immer und ist fast immer wahr, sie umfasst aber alles von der fertigen Schnittstelle bis zur Zusicherung, dass sich etwas programmieren lässt, wenn der Kunde dafür bezahlt.
Fragen an den Anbieter zur ERP-Integration
Diese Fragen machen aus einem allgemeinen „Ja“ eine Information, auf deren Grundlage sich ein Projekt planen lässt:
- Welche Daten sind programmatisch zugänglich und welche nur auf dem Bildschirm? Ein in der Oberfläche sichtbarer Bericht heißt nicht, dass er sich von außen abrufen lässt; verlangen Sie deshalb eine Liste der Ressourcen statt einer Zusicherung.
- Über welches Protokoll? REST, ein Live-Ereigniskanal und Dateiaustausch bedeuten auf Ihrer Seite unterschiedlich viel Arbeit.
- Gibt es eine fertige Schnittstelle zu unserem ERP? Diese Frage entscheidet am meisten. Die Antwort „schreiben wir“ ist ehrlich, bei der Antwort „haben wir“ sollten Sie nachfragen, bei wie vielen Kunden die Schnittstelle läuft und mit welcher ERP-Version.
- Wer schreibt die Schnittstelle und wer pflegt sie: Ihre IT, ein Integrator oder der Anbieter? Die Pflege ist wichtiger als das Schreiben, denn ein Versionswechsel auf irgendeiner Seite legt die Schnittstelle lahm.
- Ist die API versioniert, und welche Übergangsfrist gilt bei Änderungen? Ohne das ist jedes Update ein Risiko.
- Ist das Integrationskonto von den Benutzerkonten getrennt? Eine Integration, die über das Konto eines Mitarbeiters läuft, funktioniert an dem Tag nicht mehr, an dem dieser Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.
Warnsignale im Angebot für die ERP-Integration
Der Satz „Wir integrieren uns mit allem“ bedeutet meist, dass der Anbieter eine API hat und nicht mehr, denn niemand integriert sich mit allem.
Vorsicht ist auch geboten, wenn vor Vertragsunterzeichnung keine API-Dokumentation vorliegt. Die IT-Abteilung hat das Recht, den Aufwand auf ihrer Seite zu bewerten, bevor irgendjemand etwas unterschreibt.
Eine Integration, die „im Rahmen der Einführung“ ohne eigene Position kalkuliert ist, kommt später als Änderung des Leistungsumfangs zurück, denn eine Integration ist ein Projekt und hat ihre Kosten.
Das Versprechen einer bidirektionalen Echtzeitsynchronisation beim ersten Termin ist die Zusage der schwierigsten Integrationsvariante, abgegeben ohne jede Analyse.
Integrationen in TraxSystem: REST-API und Ereigniskanal
TraxSystem stellt eine REST-API bereit, die Zufahrten, Zutrittskontrolle, Schranken, Kameras, Waage, Avisierung, Parkplätze und Rundgänge umfasst, dazu einen Live-Ereigniskanal. Berichte lassen sich als XLSX und PDF exportieren, auch automatisch per E-Mail.
TraxSystem hat keine fertigen Schnittstellen zu SAP oder Oracle, die Integration ist also immer ein eigenes Projekt. Zwei produktive Konnektoren laufen bei Kunden und dienen als technische Referenz, sie sind aber für bestimmte Installationen entstanden und kein Produkt von der Stange. Einzelheiten stehen auf der Seite Integrationen und API.
Was eine ERP-Integration nicht repariert
Eine Integration gleicht keine Daten ab, die auf beiden Seiten etwas anderes bedeuten. Wenn „Lieferant“ im ERP die fakturierte Firma ist und im Zufahrtssystem das Transportunternehmen, überträgt die Schnittstelle diese Abweichung, statt sie zu beseitigen.
Eine Integration ersetzt auch nicht die Entscheidung, welches System für die Stammdaten der Geschäftspartner und Fahrzeuge führend ist. Ohne diese Entscheidung erzeugt die Integration Dubletten.
Jede Integration braucht auf beiden Seiten eine zuständige Person, denn ein Projekt ohne benannte Person wird nach dem ersten Update nicht mehr gepflegt.
Fragen und Antworten
Womit beginnt man das Gespräch über die Integration?
Mit der Richtung: was in das Zufahrtssystem hinein soll und was aus ihm heraus; der Rest ist Technik.
Kann man ohne Integration starten und sie später ergänzen?
Ja, und oft ist das besser, denn die ersten Wochen zeigen, welche Daten tatsächlich ausgetauscht werden müssen.
Ist der Import von Avisen aus dem übergeordneten System eine Integration?
Ja, und es ist die häufigste Richtung. Sie wird oft per Dateiaustausch umgesetzt, ohne Programmierung.
Erfordert eine Änderung des Integrationsumfangs eine neue Lizenz?
Nein. Eine neue Lizenz ist erst nötig, wenn ein Modul zum Funktionsumfang hinzukommt, und das wird im Zeitplan eingeplant.
Was kostet es, eine Schnittstelle zu schreiben?
Das hängt vom System auf der anderen Seite ab, deshalb wird die Integration separat kalkuliert, außerhalb der Lizenz. Den Betrag für die Lizenz allein zeigt der Preiskonfigurator.
Siehe auch: Vertrag über ein Zutrittskontrollsystem: Worauf Sie achten sollten · Avisierungssystem auswählen: sieben Fragen an den Anbieter · Wie lange dauert die Einführung eines Zufahrtskontrollsystems?