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Ein Wiegeschein, umgangssprachlich auch Wiegezettel, ist die Aufzeichnung einer Wägung und beantwortet eine einzige Frage: wie viel die Ladung wog und woher diese Zahl stammt. Damit er glaubwürdig ist, muss er das Bruttogewicht (Fahrzeug mit Ladung), die Tara (Gewicht des leeren Fahrzeugs) und das daraus berechnete Nettogewicht enthalten, also das Gewicht der Ladung allein, dazu die Identifikation des Fahrzeugs, Datum und Uhrzeit beider Wägungen und die Bezeichnung der Waage, auf der gewogen wurde. Ein Wiegeschein ohne Uhrzeiten und ohne Angabe der Waage ist im Streitfall wertlos, weil er sich mit nichts abgleichen lässt. In TraxSystem entsteht der Wiegeschein automatisch nach der zweiten Wägung, mit dem direkt vom Wägeterminal übernommenen Gewicht.
Was ein Wiegeschein enthalten muss
| Element | Wozu |
|---|---|
| Nummer des Wiegescheins | eindeutiger Bezug in Korrespondenz und Reklamation |
| Bruttogewicht, Tara, Nettogewicht | alle drei; das Nettogewicht allein erlaubt keine Prüfung der Berechnung |
| Datum und Uhrzeit beider Wägungen | erlaubt den Abgleich mit dem Zufahrtsprotokoll und der Videoüberwachung |
| Kennzeichen des Fahrzeugs | verknüpft den Wiegeschein mit einem bestimmten Transport |
| Spediteur und Fahrer | zeigt, wer für die Ladung verantwortlich ist |
| Art der Ladung | ohne sie sagt der Wiegeschein nicht, worauf sich das Gewicht bezieht |
| Bezeichnung der Waage | bei mehreren Waagen am Standort unverzichtbar, um die Wägung nachzuvollziehen |
| Bediener | die für den Vorgang verantwortliche Person |
Diese Felder ergeben sich daraus, wozu der Wiegeschein im Streitfall dient, und sind keine Liste gesetzlicher Anforderungen. Dokumentationspflichten beim Handel mit bestimmten Waren (Abfälle, Gesteinskörnungen, verbrauchsteuerpflichtige Waren) ergeben sich aus eigenen Branchenvorschriften; klären Sie diese mit der Person, die in Ihrem Unternehmen für Compliance zuständig ist.
Warum ein von Hand ausgestellter Wiegeschein zu Streit führt
Einen Wiegeschein von Hand auszustellen dauert einen Moment, die Probleme damit beginnen später. Ein vom Display abgeschriebenes Gewicht ist kein gemessenes Gewicht mehr, denn zwischen der Anzeige des Wägeterminals und dem Feld im Dokument steht ein Mensch. Ein Empfänger, der die Lieferung bei sich nachwiegt und eine andere Zahl erhält, hat einen Grund zur Reklamation, und das Werk hat nichts, womit es sie abwehren könnte.
Ein nachträglich ausgestellter Wiegeschein verliert seine Beweiskraft: Ein Dokument, das „am Ende des Tages aus dem Heft“ ergänzt wird, beweist nur, dass sich jemand an etwas erinnert hat. Einen Papierschein kann man auch nicht durchsuchen. Die Frage nach einem Transport von vor zwei Monaten bedeutet, einen Ordner durchzublättern, und im Streitfall zählen Stunden.
Die automatische Ausstellung beseitigt einen konkreten Vorwurf: dass die Zahl auf dem Wiegeschein von einem Menschen eingetragen wurde. Der Messwert geht vom Wägeterminal direkt in den Datensatz, und es gibt keine Stelle, an der sich jemand vertun oder etwas korrigieren könnte.
Automatischer Wiegeschein in TraxSystem
In TraxSystem entsteht der Wiegeschein während der Wägung, niemand stellt ihn gesondert aus. Bei der zweistufigen Verwiegung, also einer Wägung bei der Einfahrt und einer zweiten bei der Ausfahrt, ist der Wiegeschein fertig und gedruckt, wenn das Fahrzeug nach der zweiten Wägung von der Waage fährt. Eine Kopie bleibt im System, verknüpft mit der Zufahrtserfassung, dem Fahrer und dem Frachtbrief.
Der Wiegeschein ist bei der Einfahrt gespeichert, auf die er sich bezieht, sodass es auf die Frage „Was ist mit diesem Transport passiert?“ eine Antwort an einer einzigen Stelle gibt, zusammen mit Ein- und Ausfahrtszeit und etwaigen Ereignissen dazwischen.
Der Wiegeschein gehört zum Modul Verwiegung, das die automatische, die zweistufige und die manuelle Verwiegung umfasst. Das Modul wird nach der Zahl der Waagen berechnet, oberhalb des Limits des größten Basispakets erfolgt die Preisermittlung individuell. Was es bei einer Waage kostet und was bei dreien, sehen Sie in der Preisliste.
Was TraxSystem mit dem Wiegeschein nicht macht
Die Eichung der Waage ersetzt TraxSystem nicht. Die Waage unterliegt dem Eichrecht unabhängig von der Software, und das System dokumentiert die Anzeige des Wägeterminals, ist selbst aber kein Messgerät.
Es prüft auch nicht automatisch, ob das Gewicht mit dem Frachtbrief übereinstimmt. Es zeigt beide Werte nebeneinander an, und die Abweichung bewertet der Bediener.
Es führt keine kaufmännische Abrechnung: Ein Wiegeschein ist keine Rechnung, und das System erzeugt auf seiner Grundlage keine Verkaufsbelege.
Fragen und Antworten
Lässt sich die Vorlage des Wiegescheins an unsere anpassen?
Ja. Aufbau und Inhalt des Wiegescheins werden bei der Einführung festgelegt, im Rahmen der Konfiguration auf den Prozess des Kunden.
Kann der Wiegeschein dem Fahrer geschickt statt gedruckt werden?
Wie der Wiegeschein an den Fahrer übergeben wird, wird bei der Einführung festgelegt. Unabhängig davon bleibt er elektronisch im System und ist beim Datensatz der Einfahrt abrufbar.
Wie lange werden Wiegescheine aufbewahrt?
So lange, wie der Verantwortliche es im Löschkonzept festlegt. Das System hat Mechanismen für Aufbewahrung und Anonymisierung, die Fristen bestimmt der Kunde.
Siehe auch: Zweistufige Verwiegung: Warengewicht ohne Rechnen von Hand · Fahrerdaten an der Pforte: Wie lange aufbewahren und was löschen