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Der Betreiber des Parks ist für den Zugang zu den Gemeinschaftsflächen verantwortlich: Tore, interne Straßen, Parkplätze. Der Mieter ist für den Zugang zu seiner Fläche verantwortlich und dafür, wen er dort hineinlässt. Die Grenze verläuft dort, wo die Gemeinschaftsfläche endet, verschwimmt aber an drei Stellen: bei Lieferanten, die zu einem bestimmten Mieter fahren, bei Fremdfirmen, die auf der Gemeinschaftsfläche arbeiten, und bei den personenbezogenen Daten der Fahrer, die jemand als Verantwortlicher verarbeiten muss.
Diese drei Punkte regelt man im Mietvertrag, bevor es zum ersten Streit kommt.
Lieferanten der Mieter, Fremdfirmen und Fahrerdaten
Ein Lieferant, der zu einem Mieter fährt, kommt durch das Tor des Betreibers und fährt auf der Straße des Betreibers, liefert aber an den Mieter. Wer entscheidet über den Einlass? Meist kontrolliert der Betreiber die Einfahrt auf das Gelände, und der Mieter entscheidet über die Annahme der Lieferung. Damit das funktioniert, muss das Avis des Mieters am Tor des Betreibers sichtbar sein, sonst ruft der Sicherheitsdienst bei jedem Fahrzeug beim Mieter an.
Eine Fremdfirma auf der Gemeinschaftsfläche, also ein Instandsetzungsteam, ein Wartungsdienst für Anlagen oder eine Reinigungsfirma, lässt formal der Betreiber ein, beauftragt wird sie aber oft vom Mieter. Legt niemand fest, wer die Liste der Berechtigten führt, arbeiten auf dem Gelände bald Personen, von denen niemand weiß.
Der dritte Punkt sind die personenbezogenen Daten der Fahrer im Zufahrtsprotokoll. Wer ist dafür Verantwortlicher: der Betreiber, der Mieter oder beide? Diese Frage stellt irgendwann der Datenschutzbeauftragte eines Mieters, und es ist besser, die Antwort vorher zu haben.
Was der Mietvertrag zur Zufahrtskontrolle regeln sollte
Der Mietvertrag sollte festlegen:
- wer das Zufahrtsprotokoll für die Gemeinschaftsflächen führt und auf welcher Grundlage; meist der Betreiber, um die Sicherheit des Objekts zu gewährleisten,
- wer Zugriff auf die Verkehrsdaten eines Mieters hat: der Mieter auf seine eigenen, der Betreiber auf alle, andere Mieter auf keine; nach dieser Klausel suchen Mieter am häufigsten,
- wer Fremdfirmen anmeldet und in welchem Verfahren, mit Vorlaufzeit und der Angabe, wer die Berechtigungen prüft,
- wie lange die Daten aus dem Protokoll aufbewahrt werden; die Aufbewahrungsfrist sollte für das ganze Objekt einheitlich sein, statt dass jeder Mieter seine eigene festlegt.
Ein gemeinsames System für den Park oder getrennte Systeme der Mieter
Mieter wünschen sich manchmal eine eigene Lösung für ihren Teil. Bei einer großen, eigenständigen Fläche ist das vernünftig, bei mehreren kleineren teuer.
| Gemeinsames System des Parks | Getrennte Systeme der Mieter | |
|---|---|---|
| Überblick über den gesamten Verkehr | der Betreiber hat ein Gesamtbild | keiner; niemand weiß, wer auf dem Gelände ist |
| Evakuierungsliste | umfasst den ganzen Park | verstreut, im Alarmfall unbrauchbar |
| Hausverbote | eine Liste für das Objekt | wer bei A Hausverbot hat, fährt bei B ein |
| Kosten | eine Lizenz für das Objekt | eine Lizenz bei jedem Mieter |
| Unabhängigkeit des Mieters | Sichtbarkeitsbereich durch die Rolle begrenzt | vollständig |
Meist gibt das Argument der Evakuierungsliste den Ausschlag: Im Alarmfall wird niemand die Liste der Anwesenden aus drei Systemen dreier Firmen zusammensetzen.
Grenzen des Systems in einem Park mit mehreren Mietern
TraxSystem legt keine rechtliche Verantwortung fest und ersetzt keinen Mietvertrag. Es bildet die vereinbarte Aufteilung ab und vergibt Sichtbarkeitsbereiche entsprechend dem, was festgehalten wurde. Schweigt der Vertrag, gibt auch das System keine Antwort vor.
Das System tauscht keine Verbotslisten zwischen Objekten aus. Ein Verbot gilt innerhalb einer Installation, eine Person mit Hausverbot in einem Park ist in einem anderen also nicht automatisch erfasst.
Bei vielen Parteien auf einem Gelände ist noch eine Grenze besonders wichtig: Ein Hausverbot sperrt die Schranke nicht von selbst. Das System zeigt eine Warnung, und die Entscheidung trifft das Pfortenpersonal.
Fragen und Antworten
Kann ein Mieter eigene Zutrittskarten im System des Betreibers haben?
Ja. Karten werden aus einem Pool ausgegeben, und die Zuordnung zu einer Organisation entscheidet, wer die Durchgangshistorie einer Person sieht.
Wer bezahlt das System in einem Park mit mehreren Mietern?
Meist der Betreiber, über die Nebenkosten. Die Lizenz gilt für das Objekt und hängt nicht von der Zahl der Firmen ab; den Betrag für die Tore und Module des Parks berechnet der Preiskonfigurator.
Kann man mit den Gemeinschaftsflächen anfangen und die Mieter nach und nach anbinden?
Ja. Einen Mieter anzubinden, erfordert nur die Konfiguration von Organisation und Rollen, ohne Ausbau des Systems. Eine Erweiterung des Funktionsumfangs erfordert dagegen eine neu generierte Lizenz und wird deshalb im Zeitplan vorgesehen.
Siehe auch: Logistikpark mit Mietern: Wie Sie Verkehr und Daten zwischen Firmen trennen · Zufahrtsprotokoll und DSGVO: Wer im Unternehmen Fahrerdaten sehen darf · Evakuierungsliste: So liegt sie in drei Minuten vor