Avisierung in Excel: Was bei zwanzig Lieferungen pro Tag schiefgeht

Eine Tabelle zur Lieferplanung, etwa in Excel, reicht, solange es wenige Lieferungen am Tag gibt und eine Person den Plan führt. Bei zwanzig Lieferungen driftet der Plan immer weiter von dem ab, was vor dem Tor passiert: Die Tabelle weiß nichts von dem Fahrzeug, das schon angekommen ist, verhindert keine zwei Buchungen für dieselbe Rampe und benachrichtigt weder Spediteur noch Fahrer über eine Änderung. Außerdem bleiben verwaiste Buchungen bis zum Tagesende darin stehen, und die Abwicklungshistorie verschwindet beim ersten Überschreiben der Datei.

Die Tabelle weiß nichts von dem Fahrzeug, das schon da ist

Laut Plan kommt die Lieferung um zehn. Das Fahrzeug steht seit halb neun vor dem Tor, und das Lager erfährt davon durch einen Anruf von der Pforte. Die Tabelle kann das nicht wissen, denn Ankünfte trägt dort niemand ein.

Der Unterschied liegt zwischen Plan und Ist-Stand. Die Tabelle führt nur den Plan. Ein Avisierungssystem hält beides an derselben Stelle, weil die Zufahrt am Tor aus der Buchung entsteht und mit ihr verknüpft bleibt.

Zwei Buchungen für dieselbe Rampe zur selben Uhrzeit

Eine Buchung in der Tabelle ist ein Eintrag in einer Zelle. Nichts hindert zwei Personen daran, zwei Lieferungen für dieselbe Rampe zur selben Uhrzeit einzutragen, besonders wenn sie an einer Kopie der Datei arbeiten. Der Konflikt fällt morgens an der Rampe auf, wenn er sich nur noch mit einer Warteschlange lösen lässt.

Die Rampenänderung erreicht den Fahrer nicht

Eine Lieferung von Rampe drei auf Rampe fünf zu verlegen, ist in der Tabelle eine einzige Korrektur, außerhalb davon sind es zwei Anrufe: beim Spediteur und beim Fahrer. Den ersten erledigt meist jemand, den zweiten meist nicht. Das ist der häufigste Grund, warum ein Fahrer an der falschen Rampe steht, obwohl jeder in dieser Kette seinen Teil erledigt hat und sich keiner schuldig fühlt.

Für verwaiste Buchungen ist niemand zuständig

Eine Lieferung, die nicht gekommen ist, bleibt bis zum Tagesende in der Tabelle und blockiert das Zeitfenster. Gelöscht wird sie von dem, der es bemerkt, also oft von niemandem. Nach zwei Wochen ist der Plan voll, und die Rampen stehen leer.

Die Abwicklungshistorie verschwindet beim Überschreiben der Datei

Die Frage „Wie lange hat die Entladung im letzten Monat gedauert?“ braucht Daten, die die Tabelle nicht sammelt, denn sie dient der Planung und hält den Ablauf der Lieferungen nicht fest. Die Version der letzten Woche ist womöglich überschrieben, und die des letzten Monats liegt in einer Datei mit dem Datum im Namen.

Wann eine Tabelle zur Lieferplanung reicht

Ein Werkzeug, das funktioniert, muss man nicht ersetzen. Die Tabelle reicht, wenn alle vier Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind:

1. es gibt höchstens ein paar Lieferungen am Tag,
2. eine Person führt den Plan, und dieselbe Person nimmt die Anrufe entgegen,
3. die Spediteure sind feste Partner, und es sind nur wenige,
4. niemand fragt nach der Abwicklungshistorie.

Sobald eine dieser Bedingungen nicht mehr zutrifft, funktioniert die Tabelle zwar weiter, kostet aber an anderer Stelle Zeit: am Telefon und am Tor.

Was der Umstieg von der Tabelle auf ein System nicht behebt

Ein Avisierungssystem schafft keine zusätzlichen Rampen. Gibt es mehr Lieferungen, als der Standort physisch aufnehmen kann, macht der Zeitplan das sichtbar, beseitigt das Problem aber nicht. Pünktlichkeit kann das System dem Spediteur auch nicht aufzwingen: Es zeigt, wer nicht erschienen ist, und das Gespräch mit dem Spediteur führen Sie.

Organisatorische Entscheidungen trifft das System nicht anstelle des Werks. Lieferungen ohne Avis erst nach den avisierten abzufertigen, ist Ihre Regel, und die stellt man nicht im System ein.

Fragen und Antworten

Siehe auch: Wie Sie Zeitfenster an den Rampen organisieren · Anrufe „Wann soll ich da sein?“: So hören sie auf · Verwaiste Avise: So blockiert ein Fahrzeug, das nicht kommt, keine Rampe