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Ein Gespräch über den Liefertermin ist nur deshalb nötig, weil der Spediteur die freien Zeitfenster nicht sieht. Sieht er sie im Spediteursportal, bucht er den Termin selbst, und die Logistikabteilung hat statt zwanzig Gesprächen am Tag zwanzig Buchungen im Kalender. Das Telefon unterbricht die Arbeit dann nicht mehr jede Viertelstunde.
Das Spediteursportal ist eine eigene Ansicht im Browser, in die sich das Transportunternehmen mit einem eigenen Konto einloggt. Der Zugang wird jedem Spediteur einzeln erteilt, sodass der Verkehr schrittweise ins Portal wandert, beginnend mit denen, die am häufigsten kommen.
Was der Spediteur sieht und was nicht
Nach der Anmeldung sieht der Spediteur die freien Termine an den zur Buchung freigegebenen Rampen, seine Avise mit Status und Verlauf, Termin- und Rampenänderungen zu seinen Lieferungen sowie die Daten, die er selbst eingegeben hat, also Fahrer und Fahrzeug. Er sieht weder die Buchungen anderer Spediteure noch Daten anderer Firmen, weder interne Daten des Werks noch das Zufahrtsprotokoll.
Die Datentrennung prüft man bei jedem Portalanbieter als Erstes. Ein Spediteur, der nach der Anmeldung den Zeitplan der Konkurrenz sieht, ist ein geschäftliches Problem auf Ihrer Seite.
Was das Portal der Logistikabteilung abnimmt
Der Spediteur wählt einen Termin aus den freien Zeitfenstern, und es gibt keine Verhandlung, weil niemand da ist, mit dem verhandelt werden müsste. Fahrer- und Fahrzeugdaten gibt am Vortag derjenige ein, der sie kennt, statt um sieben Uhr morgens am Telefon einen Namen zu buchstabieren.
Eine Rampen- oder Terminänderung geht an den Spediteur und per SMS an den Fahrer, sodass niemand mit der Nachricht „Wir haben Sie auf die Drei verlegt“ anruft. Die Frage „Kann ich früher kommen?“ beantwortet der Kalender, denn darin sieht man, ob ein Zeitfenster frei ist.
Was das Portal nicht von allein erledigt
Ein Teil der Spediteure wird das Portal nicht nutzen: kleinere, einmalige und solche, die zweimal im Jahr zu Ihnen kommen. Deshalb muss auch ein Mitarbeiter des Werks ein Avis erfassen können, und ein Spediteur ohne Konto fällt nicht aus dem Zeitplan.
Pünktlichkeit stellt das Portal nicht her, denn eine Buchung ist eine geschäftliche Verpflichtung. Das System zeigt, wer nicht erschienen ist, das Gespräch mit dem Spediteur führen Sie.
Über den Erfolg entscheidet eine Regel, die zum Start eingeführt wird: Ab einem festgelegten Datum wird eine Lieferung ohne Avis nach allen avisierten abgefertigt. Kündigt das Werk sie rechtzeitig an, wechseln die Spediteure innerhalb weniger Wochen ins Portal.
Spediteurskonten und Berechtigungen im Portal
Der Spediteur erhält ein eigenes Konto, dessen Zugriff auf seine Daten beschränkt ist. In TraxSystem sind die Berechtigungen feingranular aufgeteilt (217 Berechtigungen in 24 Gruppen), sodass sich der Sichtbarkeitsbereich genau festlegen lässt, ohne einen simplen Schalter „Portal ja/nein“.
Ob eine Firma ein einziges Konto erhält oder jeder Disponent ein eigenes, entscheiden Sie. Getrennte Konten zeigen, wer die Buchung vorgenommen hat, ein gemeinsames ist leichter zu pflegen.
Die Zahl der Spediteurskonten wirkt sich nicht auf den Preis aus. Das Portal gehört zum Modul Avisierung und Lager, über den Betrag entscheidet die Zahl der Rampen, und berechnen lässt er sich mit dem Preiskonfigurator.
Grenzen des Portals: Integrationen, Bewertung der Spediteure und SMS
TraxSystem hat keine fertigen Integrationen mit den Transportmanagementsystemen der Spediteure und keine fertigen Schnittstellen zu SAP oder Oracle. Ein Datenaustausch ist über die API möglich, ist aber ein eigenes Projekt.
Das System bewertet die Spediteure auch nicht. Es gibt kein Pünktlichkeitsranking und kein Scoring, aber Daten, auf deren Grundlage sich eine solche Bewertung außerhalb des Systems vornehmen lässt.
Für die Zustellung der SMS ist der Mobilfunkbetreiber verantwortlich. TraxSystem vermerkt den Zeitpunkt des Versands, die Nachricht kann sich aber verzögern, oder das Telefon des Fahrers ist außer Reichweite.
Fragen und Antworten
Muss der Spediteur etwas installieren?
Nein. Das Portal läuft im Browser, auch auf dem Smartphone.
Kann der Spediteur eine Buchung stornieren?
Ja, in dem Rahmen, den Sie einstellen, und eine stornierte Buchung gibt das Zeitfenster frei.
Was ist mit Avisen, zu denen niemand erschienen ist?
Nach einer festgelegten Schwelle in Stunden markiert das System sie als verwaist und gibt die Rampe frei. Ohne das füllt sich der Zeitplan mit Buchungen ohne Deckung.
Gibt es das Portal auf Englisch?
Ja. Die Oberfläche unterstützt vierzehn Sprachen, darunter Englisch, und der Spediteur wählt die Sprache selbst.
Siehe auch: Wie Sie Zeitfenster an den Rampen organisieren · LKW-Stau vor dem Tor: Woher er kommt und wie Sie ihn auflösen · Bahnlieferungen avisieren: ein Portal für Eisenbahnverkehrsunternehmen