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Die Organisation von Zeitfenstern an den Rampen beginnt mit der Festlegung, wie lange ein Fenster für jede Transportart dauert, wie viele Rampen zur Buchung freigegeben werden, wer bucht und was mit einem Fahrzeug ohne Buchung geschieht. Zu jedem Fenster muss Zeit hinzugerechnet werden, die niemand plant: das Vorfahren an die Rampe, das Rangieren und das Aufräumen nach der Lieferung. Ein Zeitplan, der nur aus Entladefenstern besteht, sieht in der Tabelle gut aus, gerät aber in der zweiten Arbeitsstunde durcheinander, weil zwischen zwei Lieferungen keine Minute Puffer bleibt.
Entscheidungen, bevor der Rampenplan startet
Die erste Entscheidung betrifft die Länge des Fensters und die Frage, ob sie für alle gleich sein soll. Das Entladen von Paletten aus einem Planenauflieger dauert anders als eine Schüttgutlieferung oder die Abholung von Fertigware, und eine einheitliche Fensterlänge für alle Transportarten ist der häufigste Fehler junger Zeitpläne. Die Zeit wird besser an die Zufahrtsart gekoppelt, denn dann schlägt das Portal dem Spediteur selbst die richtige Länge vor.
Danach müssen Sie entscheiden, wie viele Rampen zur Buchung freigegeben werden. Selten gibt man alle frei, denn eine Rampe außerhalb des Plans nimmt einen Transport auf, mit dem niemand gerechnet hat.
Buchen kann der Spediteur im Portal, der Einkauf oder beide. Das Portal verlagert diese Arbeit auf den Spediteur, muss aber nicht der einzige Weg sein.
Bleibt das Fahrzeug ohne Buchung. Was mit ihm geschieht, muss auf dem Papier entschieden sein, bevor es um sieben Uhr morgens an der Schranke der Sicherheitsdienst entscheidet.
Zeit vor und nach der Lieferung in der Rampenbuchung
Eine Rampenbuchung umfasst mehr als die Lieferung selbst. Vorher muss das Fahrzeug vorfahren und sich positionieren. Danach muss der Platz aufgeräumt, der Stapler weggestellt und manchmal etwas gereinigt werden. Steht das nicht in der Buchung, fährt das nächste Fahrzeug an eine Rampe, die noch nicht frei ist.
In TraxSystem stellt man das als Vorbereitungszeit vor der Lieferung und Nachlaufzeit danach ein, und das System rechnet beide automatisch in die Buchung ein. Beide Zeiten ergeben sich aus der Zufahrtsart, denn ein Tankwagen braucht eine andere Vorbereitung als ein Planenauflieger an derselben Rampe. Sie an die Rampe zu koppeln, wirkt naheliegender und ist ein Fehler, der sich nach einem Monat zeigt.
Was mit einem Fahrzeug geschieht, das sein Zeitfenster verpasst hat
Verspätungen erfordern zwei Festlegungen. Die erste ist die Toleranz, also wie viele Minuten nach dem Fenster ein Fahrzeug noch zu seinen Bedingungen abgefertigt wird: Ein Zeitplan ohne Toleranz ist unrealistisch, mit zu großer verliert er seinen Sinn. Die zweite ist die Reaktion nach Überschreiten der Toleranz. Das Fahrzeug kommt dann ins nächste freie Fenster, ans Ende des Tages oder wird zurückgeschickt, wobei das Zurückschicken vor allem bei Kühlrampen begründet ist.
Separat wird das Verwerfen von Avisen geregelt, zu denen niemand erschienen ist, denn sonst füllt sich der Zeitplan mit Buchungen ohne Deckung. In TraxSystem ist das eine Schwelle in Stunden: Nach ihrem Überschreiten wird das Avis als verwaist markiert und gibt die Rampe frei.
Rampenwechsel in letzter Minute
Rampenwechsel in letzter Minute kommen vor und werden weiter vorkommen, entscheidend ist also, ob die Information den Fahrer erreicht. Eine Korrektur in der Tabelle auf dem Bildschirm des Disponenten sagt dem Fahrer nichts. TraxSystem schickt die Benachrichtigung über den Rampenwechsel per SMS an die Fahrernummer aus dem Avis.
Die Zustellung der SMS garantiert das System nicht: Der Mobilfunkbetreiber kann die Nachricht verzögern, und das Telefon des Fahrers ist mitunter außer Reichweite. Bei einem Wechsel wenige Minuten vor der Lieferung ist ein Anruf zuverlässiger.
Wer im Alltag über den Zeitplan wacht
Über den Zeitplan wacht der Disponent oder das System. Im manuellen Modus sieht der Disponent den Rampenkalender und teilt die Fahrzeuge selbst zu, was sich bei wenigen Rampen und starken Schwankungen bewährt.
Im automatischen Modus weist TraxSystem die Rampe nach Regeln zu. Das wird oft als „das System ordnet alles selbst“ missverstanden, dabei hält sich der Automat an die festgelegten Regeln. Passen die Regeln nicht dazu, wie an den Rampen tatsächlich gearbeitet wird, ist das Ergebnis schneller und konsequenter schlecht als bei einem Menschen.
Rampenkalender und Rampendisposition sind Teil des Moduls Avisierung und Lager und werden nicht separat gekauft. Das Modul wird nach der Zahl der Rampen bezahlt, und den Betrag für Ihren Standort zeigt der Preiskonfigurator.
Was Zeitfenster nicht lösen
Der Zeitplan verteilt die Auslastung der Rampen über die Zeit, schafft aber keine Kapazität, und Rampen kommen durch ihn nicht hinzu. Er erzwingt auch keine Pünktlichkeit beim Spediteur, zeigt aber Nichterscheinen und Ankünfte außerhalb des Fensters; die Schlussfolgerungen und die Gespräche mit den Spediteuren liegen bei Ihnen.
TraxSystem ist kein Lagerverwaltungssystem (WMS). Es plant Einfahrt, Rampe und Zeit, weiß aber nicht, was im Auflieger ist, und führt keine Lagerbestände. Es blockiert auch nicht von sich aus die Einfahrt eines Fahrzeugs ohne Avis: Der Bediener sieht, dass keine Buchung vorliegt, und entscheidet, ob das Fahrzeug einfährt.
Fragen und Antworten
Wie lange sollte ein typisches Zeitfenster dauern?
Das hängt von der Transportart und den Bedingungen an Ihrem Standort ab, deshalb wird die Länge an die Zufahrtsart gekoppelt und nicht global eingestellt. Ausgangspunkt ist die Messung von einem guten Dutzend realer Lieferungen.
Sieht der Spediteur die Belegung aller Rampen?
Nein. Er sieht freie Termine in dem Rahmen, den Sie ihm freigeben, Daten anderer Spediteure sieht er nicht.
Lässt sich eine Rampe für Wartung oder Reparatur sperren?
Ja. Eine zeitweise Herausnahme der Rampe aus der Buchung ist im Kalender möglich.
Siehe auch: Was unterscheidet einen Zeitfensterkalender von einem YMS? · LKW-Stau vor dem Tor: Woher er kommt und wie Sie ihn auflösen · Anrufe „Wann soll ich da sein?“: So hören sie auf