Auf dieser Seite (5)
Ein verwaistes Avis ist eine Buchung, zu der niemand erschienen ist und die die Rampe genauso blockiert wie eine echte Lieferung. Damit es nicht bis zum Tagesende im Plan hängt, schließt TraxSystem es nach einer eingestellten Schwelle automatisch, gerechnet in vollen Stunden ab dem Ende des Zeitfensters. Die Länge der Schwelle legt das Werk fest, und von dieser Entscheidung hängt ab, ob die Spediteure die ganze Regel akzeptieren.
Eine echte Lieferung ist irgendwann abgeschlossen, eine verwaiste Buchung dagegen steht bis zum Tagesende im Plan, und niemand löscht sie, weil es niemandes Aufgabe ist. Nach einigen Wochen ist der Plan voll, und die Rampen stehen leer. Deshalb behandelt man verwaiste Buchungen mit einer Regel und nicht mit der Wachsamkeit des Disponenten.
Woher verwaiste Buchungen kommen
Am häufigsten bucht der Spediteur ein Zeitfenster auf Vorrat, für den Fall, dass die Ladung fertig ist. Oft verschiebt sich eine Lieferung um einen Tag, und die alte Buchung bleibt stehen. Seltener storniert der Auftraggeber den Auftrag. Am seltensten ist ein Fehler bei der Buchung, also zwei Zeitfenster für dieselbe Lieferung, aber ein solcher Fehler ist am schwersten zu entdecken.
Eine Buchung auf Vorrat ist kein böser Wille. Der Spediteur handelt rational, wenn es weniger Zeitfenster als Interessenten gibt, und hört damit erst auf, wenn das Stornieren einfacher ist als das Festhalten.
Automatisches Verfallen von Avisen und die Zeitschwelle
TraxSystem schließt eine Buchung, zu der niemand erschienen ist, nach einer eingestellten Schwelle, gerechnet in vollen Stunden ab dem Ende des Zeitfensters. Die Buchung wird als verwaist markiert, in ihrer Historie bleibt eine Spur des Abschlusses, und die Rampe ist nicht mehr durch sie belegt.
Die Schwelle legt man zusammen mit der Verspätungstoleranz fest, die angibt, wie viele Minuten über das Zeitfenster hinaus ein Fahrzeug seine Rechte behält. Fehlt die Toleranz, ist der Plan unrealistisch, ist sie zu groß, bedeutet er nichts mehr. Außerdem muss entschieden werden, was mit dem Fahrzeug nach Ablauf der Toleranz geschieht: ob es ins nächste freie Zeitfenster kommt, ans Tagesende rückt oder zurückgeschickt wird, was vor allem bei Kühlrampen begründet ist. Die Automatik schließt die Buchung ohne SMS an den Fahrer und ohne Nachricht an den Spediteur, die Regel muss den Spediteuren also vorab bekannt gemacht werden.
Eine zu kurze Schwelle schadet mehr als gar keine. Schließt die Buchung zu schnell, verliert ein Fahrer, der im Stau steht, seine Buchung, bevor er ankommt, und die ganze Regel verliert schon in der ersten Woche den Rückhalt der Spediteure.
Auswertung verwaister Buchungen nach Spediteur
Eine Übersicht der Buchungen ohne Fahrzeug, aufgeschlüsselt nach Spediteur, verändert das Geschäftsgespräch, auch wenn sie nicht zum Bestrafen gedacht ist. Sie zeigt, wo das Problem liegt: bei einem Spediteur, bei allen zugleich oder zu einer bestimmten Tageszeit.
Was die Automatik nicht leistet
Die Automatik in TraxSystem unterscheidet eine Buchung auf Vorrat nicht von einer Lieferung, die sich verspätet, denn sie sieht nur, dass das Fahrzeug nicht im Zeitfenster gekommen ist. Pünktlichkeit erzwingt sie auch nicht, denn eine Buchung ist eine geschäftliche Zusage.
Eine Buchung storniert die Automatik nicht anstelle des Spediteurs, denn sie schließt das Zeitfenster erst nach der Schwelle. Eine rechtzeitige Stornierung muss ein Mensch vornehmen, und darum sollten Sie die Spediteure ausdrücklich bitten. Schließlich repariert sie keinen Plan, in dem es zu wenige Zeitfenster gibt; Buchungen auf Vorrat sind dann ein Symptom dieses Mangels.
Fragen und Antworten
Welche Schwelle ist für den Start sinnvoll?
Eine, die ungefähr der Länge eines typischen Zeitfensters entspricht, in vollen Stunden, denn in dieser Einheit wird sie eingestellt. Nach einem Monat korrigiert man sie anhand der Auswertung verwaister Buchungen.
Erhält der Spediteur eine Nachricht, wenn die Buchung geschlossen wird?
Nein. Die Automatik schließt die Buchung ohne SMS und ohne Nachricht an den Spediteur, und der Abschluss ist in der Historie des Avis zu sehen. Die Regel muss den Spediteuren deshalb vor dem Einschalten bekannt gemacht werden, sonst halten sie den ersten Abschluss für einen Systemfehler.
Wie schnell schließt die Automatik eine Buchung, wenn die Schwelle überschritten ist?
Innerhalb von etwa einer Minute, denn die Automatik prüft offene Buchungen jede Minute.
Lässt sich die Automatik für bestimmte Rampen abschalten?
Nein. Die Schwelle ist eine einzige Einstellung für das gesamte Avisierungsmodul, und der Wert 0 schaltet die Automatik vollständig ab.
Wird das automatische Verfallen gesondert berechnet?
Nein. In TraxSystem gehört die Automatik zum Modul Avisierung und Lager und hat keinen eigenen Preis; der Preis des Moduls steht in der Preisliste.
Siehe auch: Wie Sie Zeitfenster an den Rampen organisieren · Was ist ein Zeitfenster an der Rampe? · Avisierung in Excel: Was bei zwanzig Lieferungen pro Tag schiefgeht