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Ein Fahrer einer fremden Firma, der auf Ihrem Gelände aus dem Fahrzeug gestiegen ist, bewegt sich auf einem Standort, für den Sie verantwortlich sind. Er ist nicht Ihr Mitarbeiter, aber ein Vorfall, an dem er beteiligt ist, ist ein Vorfall auf Ihrem Gelände, mit Ihrem Werksverkehr, Ihrer Beschilderung und Ihren Gabelstaplern. Eine dokumentierte Unterweisung vor der Einfahrt verringert dieses Risiko und ordnet die Nachweise, die Verantwortung überträgt sie aber nicht auf den Fahrer.
Aushang mit der Werksordnung, Unterschrift auf dem Ausdruck und mündliche Belehrung
Die Tafel mit der Werksordnung hängt am Tor, sie ist nur in der Landessprache verfasst, und niemand kann nachweisen, dass ein bestimmter Fahrer sie gelesen hat. Die Unterschrift auf einem Ausdruck an der Pforte gibt es zwar, sie liegt aber in einem Ordner ohne Bezug zur Einfahrt, und eine Unterschrift von vor einem Jahr wiederzufinden, dauert einen halben Tag, wenn es überhaupt gelingt. Die mündliche Belehrung durch den Sicherheitsdienst hängt davon ab, wer gerade Schicht hat, und hinterlässt keine Spur.
Eine Unterweisung, die nur in der Landessprache stattfindet, hat noch einen Mangel: Ein Fahrer, der sie nicht versteht, unterschreibt alles, was man ihm vorlegt. Eine Unterschrift unter einem Inhalt, den der Unterzeichnende nicht verstanden hat, ist schlimmer als gar keine, weil sie eine Absicherung vortäuscht.
Was sich vor der Einfahrt dokumentieren lässt
Vor der Einfahrt eines Fahrers lassen sich dokumentieren:
- der Inhalt der Unterweisung in der Sprache des Fahrers, was belegt, dass die Botschaft verständlich war,
- die Unterschrift am Terminal, verknüpft mit Person, Inhalt und Zeitpunkt,
- die Version des Inhalts, sodass auch nach einer Änderung der Werksordnung feststeht, was genau unterschrieben wurde,
- die Gültigkeit der Unterweisung, sodass eine weitere Einfahrt desselben Fahrers keine Wiederholung erfordert, solange die Unterweisung gültig ist,
- die Verknüpfung mit der Einfahrt, über die sich das Dokument nach Fahrzeug und Datum finden lässt, ohne einen Ordner durchzublättern.
Die Gültigkeitsdauer ist eine Einstellung und wird passend zum Standort gewählt: Ist sie zu lang, wird die Unterweisung zur Formalität, ist sie zu kurz, ärgert sie Fahrer, die jede Woche kommen.
Wer unterweist: der Sicherheitsdienst oder ein Terminal
Bei der Einführung von Unterweisungen macht die Personalfrage mehr Schwierigkeiten als die Technik. Eine Unterweisung durch den Sicherheitsdienst konkurriert mit der Schlange vor dem Tor, und die Schlange gewinnt schon in der ersten Woche. Deshalb verlagert man sie auf ein Terminal, an dem der Fahrer sie selbst durchläuft, ohne dass ein Mitarbeiter dafür gebunden ist.
Was Unterweisung und Dokumentation nicht regeln
Die Dokumentation der Unterweisung ersetzt weder die Beschilderung des Geländes noch die Verkehrsregeln. Die Unterweisung erklärt Regeln, und diese Regeln müssen existieren und sichtbar sein.
Die Dokumentation überträgt auch keine Verantwortung auf den Fahrer: Sie verringert das Risiko und ordnet die Nachweise, über den Umfang der Verantwortung entscheiden aber Vorschriften und Umstände, nicht die Unterschrift.
Die Unterweisung am Terminal ist eine Erstunterweisung für Personen, die das Gelände betreten; eine regelmäßige Arbeitsschutzunterweisung für Mitarbeiter ist sie nicht. TraxSystem sperrt die Einfahrt auch nicht von selbst: Es zeigt dem Pfortenpersonal, dass keine gültige Unterweisung vorliegt, und überlässt ihm die Entscheidung. Umfang und Inhalt der Unterweisung legt Ihre Fachkraft für Arbeitssicherheit fest, und wir liefern den Weg, sie durchzuführen und zu dokumentieren.
Fragen und Antworten
Wie lange dauert die Unterweisung am Terminal?
Meist einige Minuten bei der ersten Einfahrt, die Dauer hängt aber vom Inhalt ab, den Sie festlegen.
Was ist mit einem Fahrer, der keine der verfügbaren Sprachen spricht?
Dann bleibt die Betreuung durch einen Menschen, und die muss im Ablauf vorgesehen sein. Die Unterweisung ist in achtzehn Sprachen verfügbar, ein Fall außerhalb dieser Liste kann aber vorkommen.
Lässt sich die Unterweisung nur für bestimmte Zufahrtsarten verlangen?
Ja. Ein Servicetechniker, der in die Halle geht, und ein Kurier, der ein Paket an der Pforte abgibt, sind zwei verschiedene Fälle.
Genügt eine elektronische Unterschrift?
Über ihr Gewicht in einem konkreten Verfahren entscheidet Ihre Rechtsabteilung. Die Unterschrift ist eine Aufzeichnung, die mit Person, Inhalt und Zeitpunkt verknüpft ist.
Wovon hängt der Preis des Unterweisungsmoduls ab?
Von der Größe des Basispakets, zu dem das Modul hinzugekauft wird; mit dem Basispaket wächst das Limit der unterwiesenen Personen pro Jahr. Den Preis des Moduls für jedes Basispaket nennt die Preisliste.
Siehe auch: Sicherheitsunterweisung für fremdsprachige Fahrer · Sicherheitsunterweisung am Terminal ohne Personaleinsatz · Der Fahrer meldet sich selbst an: So funktioniert der Kiosk am Tor