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Eine Notiz, die am nächsten Tag aus dem Gedächtnis geschrieben wird, ist keine Dokumentation eines Ereignisses, sondern ein Bericht darüber. Die Dokumentation eines Vorfalls entsteht vor Ort: mit einer vom System festgehaltenen Uhrzeit, einem Punkt auf dem Lageplan des Objekts, Fotos und der Unterschrift der meldenden Person. Einer Notiz aus dem Gedächtnis fehlen die Uhrzeit, der genaue Ort, die Reihenfolge der Ereignisse und das, was vor Ort zu sehen war und jetzt nicht mehr zu sehen ist. In einem Streitfall oder bei der Meldung an den Versicherer gibt dieser Unterschied den Ausschlag.
Notizen entstehen aus einem einzigen Grund erst am nächsten Tag: Im Moment des Ereignisses fehlt das Werkzeug dafür.
Was sich im Moment des Ereignisses festhalten lässt
Die Uhrzeit wird als Zeitstempel des Systems gespeichert, sodass niemand sie aus dem Gedächtnis einträgt. Der Ort wird als Punkt auf dem Lageplan des Objekts markiert statt mit einer Beschreibung wie „am Tor auf der Lagerseite“. Fotos zeigen den Zustand vor dem Aufräumen, der sich später nicht mehr rekonstruieren lässt, und die Beschreibung entsteht, solange die Einzelheiten noch frisch sind. Personen und Fahrzeuge werden aus dem Protokoll ausgewählt, wodurch die Meldung mit konkreten Datensätzen verknüpft ist. Zum Schluss unterschreibt die meldende Person auf dem Gerät.
Am wertvollsten sind Fotos und Position, denn die Beschreibung lässt sich später ergänzen, den Zustand des Ortes vor dem Aufräumen aber nicht mehr.
Warum ein Foto vom privaten Handy nicht reicht
Ein mit dem privaten Handy aufgenommenes Foto landet in der Galerie des Wachmanns, in der Vorgangsakte aber nicht. Es ist nicht mit dem Vorfall verknüpft, wird oft per Messenger verschickt, und wenn der Wachmann die Stelle wechselt, verschwindet es mit dem Telefon. Ein eigenes Problem ist, dass auf dem privaten Gerät Daten aus dem Objekt zurückbleiben.
Vorfallsregister und PDF-Bericht in TraxSystem
In TraxSystem landet ein gemeldeter Vorfall mit Kategorie und Status im Vorfallsregister. Die verantwortliche Person bekommt ihn zur Bearbeitung, und aus dem Ganzen entsteht ein PDF-Bericht mit Fotos, Karte und Unterschrift.
Ein Vorfallsregister ist erst dann sinnvoll, wenn jemand hineinschaut. Ohne benannte Person und ohne regelmäßige Durchsicht wird es zu einem Archiv, das niemand öffnet.
Wie Sie die Vorfallskategorien vor dem Start festlegen
Die Vorfallskategorien werden festgelegt, bevor das Register in Betrieb geht. Bei einer zu feinen Einteilung wählt der Wachmann den ersten Eintrag der Liste, bei einer zu groben landet alles unter „Sonstiges“. Eine Kategorie ist sinnvoll, wenn klar ist, wer die Meldungen dieser Kategorie bearbeitet.
Was das Vorfallsregister nicht leistet
TraxSystem beurteilt nicht, ob ein Ereignis ein Vorfall ist, denn gemeldet wird er von einem Menschen. Es erkennt ein Ereignis auch nicht selbst, weil es kein Videoüberwachungssystem mit Bildanalyse ist.
Das System ersetzt weder die Meldung an Polizei und Behörden noch die an den Versicherer: Es liefert die Dokumentation, führt aber keinen formalen Vorgang. Es entscheidet auch nicht über die Haftung, denn es sammelt Fakten und zieht daraus keine Schlüsse.
Fragen und Antworten
Womit meldet der Wachmann einen Vorfall?
Mit einem Mobilgerät, demselben, mit dem er beim Rundgang die Kontrollpunkte bestätigt.
Lässt sich der Bericht an den Versicherer weitergeben?
Ja, als PDF-Datei mit Fotos, Karte und Unterschrift. Ob er im konkreten Verfahren genügt, entscheidet der Versicherer.
Gelten die Aufbewahrungsregeln auch für die Fotos?
Ja, wie für alle anderen Daten. Die Aufbewahrungsdauer legen Sie im Löschkonzept fest.
Kann auch jemand außerhalb des Sicherheitsdienstes einen Vorfall melden?
Ja, wenn Sie ihm die Berechtigung erteilen. Das ist zum Beispiel für Schichtleiter im Lager praktisch.
Ist das Vorfallsregister ein eigenes Modul?
Nein. Das Vorfallsregister ist Teil des Moduls Objektschutz, dessen Preis von der Zahl der Posten abhängt. Den Preis des Moduls beim gewählten Basispaket zeigt der Konfigurator auf der Preisseite.
Siehe auch: Was ist ein Wachbuch? · Wächterkontrolle: Kontrollpunkte statt Ehrenwort · Software für Sicherheitsdienste im Objektschutz: Was wirklich gebraucht wird