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Das Wachbuch ist die chronologische Aufzeichnung des Dienstverlaufs an einem Posten: von der Dienstübernahme über Ereignisse und Kontrollgänge bis zur Übergabe an die nächste Schicht. Es ist das grundlegende Arbeitsdokument des Sicherheitsdienstes, denn aus ihm lässt sich rekonstruieren, wer Dienst hatte, was geschehen ist und welche Maßnahmen ergriffen wurden. In manchen Organisationen heißt dasselbe Dokument Schichtbuch.
Was ein Eintrag im Wachbuch enthält
Ein typischer Eintrag im Wachbuch enthält die Uhrzeit des Ereignisses oder der Tätigkeit, die diensthabende Person und die Art des Eintrags: Dienstübernahme, Kontrollgang, Ereignis oder Übergabe. Es folgt eine Beschreibung, was passiert ist und was getan wurde, und zuletzt die Folgen, also Benachrichtigungen, Einsätze und getroffene Entscheidungen. Der Umfang der Einträge ist manchmal in der Dienstanweisung für das Objekt oder im Vertrag mit dem Sicherheitsdienst festgelegt und dann verbindlich.
Wozu man ein Wachbuch führt
Das Wachbuch ist vor allem nach einem Ereignis nützlich. Nach einem Einbruch, einem Schaden oder einer Beschwerde lautet die Frage „Was war damals los?“, und ohne Aufzeichnung bleibt nur die Erinnerung derer, die gerade Schicht hatten.
Das Wachbuch sorgt außerdem für Kontinuität zwischen den Schichten. Bei der Dienstübergabe gehen die meisten Informationen verloren, und ein Eintrag „Tor drei schließt seit Dienstag nicht richtig“ ist mehr wert als ein Gespräch beim Kaffee.
Bei einem beauftragten Sicherheitsdienst belegt das Wachbuch, dass der Dienst geleistet wurde, und ist damit die Grundlage für die Abrechnung der Leistung. Mit der Zeit wird es auch zum Material für Auswertungen, denn wiederkehrende Ereignisse derselben Art erkennt man erst in der Zusammenstellung.
Wachbuch auf Papier oder elektronisch
| Papier | Elektronisch | |
|---|---|---|
| Suche | Blättern | Filter nach Datum, Art, Person |
| Lesbarkeit | abhängig von der Handschrift | immer gleich |
| Fernzugriff | keiner | möglich für Berechtigte |
| Auswertungen | von Hand | mit Zeitraumfilter |
| Verlustrisiko | Wasserschaden, Abhandenkommen | Datensicherungen |
| Glaubwürdigkeit des Eintrags | handschriftliche Unterschrift | Autor und Zeitpunkt vom System festgehalten |
Ein elektronisches Wachbuch ist dem Papier dann überlegen, wenn die Einträge laufend entstehen. Wird es am Schichtende von einem Zettel nachgetragen, hat es denselben Mangel wie das Papierbuch und erweckt zusätzlich den Anschein von Präzision: Die Uhrzeit am Eintrag ist genau, bezeichnet aber den Moment des Abschreibens vom Zettel.
Das Wachbuch in TraxSystem
In TraxSystem gehört das Wachbuch zum Modul Objektschutz und ist mit den übrigen Werkzeugen des Postens verknüpft: mit den Meldungen (Bestätigung, dass der Mitarbeiter in Sicherheit ist), mit den Kontrollgängen (Bestätigungen der Kontrollpunkte) und mit der Wachübersicht, die die aktuelle Besetzung zeigt. Vom System erfasste Ereignisse wie Durchgänge, Einfahrten und Alarme erscheinen neben den manuellen Einträgen, sodass sich der Verlauf der Schicht rekonstruieren lässt, ohne zwei Quellen zusammenzuführen.
Ein schwerwiegenderes Ereignis wird in einem Vorfallsbericht beschrieben, aus dem eine PDF-Datei mit Beschreibung, Anhängen und Unterschrift entsteht.
Wachbuch, Meldungen, Kontrollgänge und Wachübersicht gehören zu einem Modul, das nach der Zahl der Posten berechnet wird, und werden nicht einzeln hinzugekauft. Den Preis des Moduls für zwei, vier oder sechs Posten nennt die Preisliste.
Was ein elektronisches Wachbuch nicht ersetzt
TraxSystem ersetzt nicht die Dienstanweisung für das Objekt und legt nicht fest, was ins Wachbuch gehört. Das ergibt sich aus Ihren Verfahren und aus dem Vertrag mit dem Sicherheitsdienst.
Das System speichert auch keine Aufnahmen der Videoüberwachung. Ein Eintrag kann auf eine Aufnahme im Rekorder verweisen, die aber außerhalb des Systems bleibt; in TraxSystem liegen Fotos und Clips zu konkreten Ereignissen, zum Beispiel zu einem Durchgang an einem Zutrittskontrollpunkt.
Das Wachbuch enthält Daten über die Arbeit bestimmter Personen. Legen Sie deshalb die Aufbewahrungsdauer der Einträge und den Kreis der Zugriffsberechtigten gemeinsam mit der Person fest, die bei Ihnen für den Datenschutz zuständig ist.
Fragen und Antworten
Lassen sich Einträge im Wachbuch nach dem Speichern bearbeiten?
Das hängt von den Berechtigungen ab, denn sie bestimmen, wie weit bearbeitet werden darf. Legen Sie das bewusst fest: Einträge, die sich spurlos korrigieren lassen, verlieren ihren Wert als Aufzeichnung.
Hat der Sicherheitsdienst Zugriff auf das Wachbuch?
Ja, in dem Umfang, den die Berechtigungen festlegen. Die Mitarbeiter des Sicherheitsdienstes sind im System ganz normale Benutzer.
Lässt sich das Wachbuch für einen bestimmten Zeitraum ausdrucken?
Ja, mit Filter nach Datum und Umfang.
Siehe auch: Wächterkontrolle: Kontrollpunkte statt Ehrenwort · Postenmeldung: So funktioniert die Kontrolle bei Alleinarbeit · Software für Sicherheitsdienste im Objektschutz: Was wirklich gebraucht wird