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Von einer einfachen Lieferanmeldung unterscheidet sich die Avisierung dadurch, dass sie zeitlich verbindlich ist. Die Anmeldung sagt „wir kommen am Mittwoch“, das Avis „Mittwoch, 10:30 Uhr, Rampe 4“.
Was ein Avis enthält
Ein Avis enthält in der Regel:
- den Termin, also Datum und Uhrzeit des Zeitfensters,
- den Ort der Abfertigung: Rampe, Tor oder Abfertigungsstelle,
- die Kennzeichen von Zugmaschine und Auflieger,
- die Fahrerdaten, die nötig sind, um den Fahrer aufs Gelände zu lassen,
- den Spediteur, also das Unternehmen, das für den Transport verantwortlich ist,
- die Art des Vorgangs: Beladung, Entladung oder Sonderabfertigung,
- die Bestell- oder Belegnummer, die die Lieferung mit dem Einkaufsprozess verknüpft.
Der Umfang kann größer sein, etwa um Dokumente oder Scans, wenn das Werk sie vor der Einfahrt verlangt.
Wer ein Avis anlegt
Ein Avis entsteht auf drei Wegen, und meist laufen mehrere davon parallel.
Der Spediteur kann es selbst im Portal anlegen: Das Transportunternehmen meldet sich an und wählt ein freies Zeitfenster. Die Arbeit wandert dann von der Logistikabteilung zu dem Unternehmen, das am meisten über Fahrzeug und Fahrer weiß.
Ein Avis erfasst auch ein Mitarbeiter des Werks, meist aus dem Einkauf oder der Logistik, nachdem der Termin abgestimmt ist. Ohne diesen Weg lassen sich Spediteure nicht bedienen, die das Portal nicht nutzen werden.
Der dritte Weg sind Avise, die automatisch aus Bestellungen im übergeordneten System entstehen, zum Beispiel im ERP. Das erfordert eine Integration, also ein eigenes Projekt.
Wozu die Lieferavisierung dient
Avise verteilen den Verkehr über den Tag. Ohne sie kommen alle morgens, sodass die Rampen um sieben verstopft sind und nachmittags leer stehen. Ein Fahrzeug mit Termin muss nicht ab dem Morgengrauen am Zaun stehen, dadurch wird die Schlange vor dem Tor kürzer, und das Lager weiß, wie viele Lieferungen wann kommen und wie viele Leute es in der Schicht braucht.
Nach jedem Avis bleibt außerdem eine Aufzeichnung: ob der Spediteur erschienen ist, ob er sein Zeitfenster eingehalten hat und wie lange die Abfertigung gedauert hat.
Avis, Zeitfenster, YMS und Booking
Ein Zeitfenster (englisch time slot) ist der Zeitraum, für den ein Avis gebucht ist; das Avis belegt also ein Zeitfenster. Ein Yard-Management-System (YMS) ist der weitere Begriff: Es umfasst die Steuerung des gesamten Verkehrs auf dem Werksgelände, und Avise sind einer seiner Bestandteile. Booking ist die englische Entsprechung des Avis und begegnet einem in internationalen Unternehmen.
Das Wort „Avis“ wird auch im Sinne von „Lieferankündigung“ verwendet, ohne Terminbuchung. Am Anfang eines Gesprächs sollte deshalb geklärt werden, welche Bedeutung gemeint ist.
Avisierung in TraxSystem
In TraxSystem ist ein Avis die Buchung eines Zeitfensters an einer bestimmten Rampe, und die Vorbereitungszeit vor und nach der Lieferung wird in die Buchung eingerechnet. Der Spediteur legt es im Spediteursportal an, der Fahrer meldet seine Ankunft am Self-Check-in-Kiosk am Tor und erhält per SMS die Freigabe zur Einfahrt. Ein Avis, zu dem niemand erschienen ist, markiert das System nach einer festgelegten Zeit als verwaist und gibt die Rampe frei.
TraxSystem blockiert die Einfahrt eines Fahrzeugs ohne Avis nicht: Es zeigt dem Bediener an der Pforte, dass keine Buchung vorliegt, und er entscheidet über den Einlass. Es ist auch kein Lagerverwaltungssystem (WMS): Das Avis plant Einfahrt und Rampe, den Inhalt des Aufliegers und die Lagerbestände umfasst es nicht.
Für die Avisierung ist das Modul Avisierung und Lager zuständig, das zum Basispaket hinzugekauft und nach der Zahl der Rampen berechnet wird. Das Limit wächst mit der Größe des Basispakets: bis zu 2 Rampen im Basispaket Start, bis zu 6 im Basispaket Standard und bis zu 20 im Basispaket Erweitert. Die Beträge für jede Variante stehen in der Preisliste von TraxSystem.
Fragen und Antworten
Ist die Avisierung Pflicht?
Das hängt vom Werk ab. Die meisten Standorte führen die Regel ein, dass eine Lieferung ohne Avis nach allen avisierten abgefertigt wird, ohne formales Zufahrtsverbot.
Lässt sich ein Avis nach dem Anlegen ändern?
Ja, in dem Rahmen, den das Werk festlegt. Eine Änderung von Termin oder Rampe sollte auch den Fahrer erreichen, am besten per SMS.
Wie früh muss avisiert werden?
Meist zwischen einem Tag und einigen Stunden vor der Lieferung; den erforderlichen Vorlauf legt das Werk fest.
Siehe auch: Was ist ein Zeitfenster an der Rampe? · Was ist ein Yard-Management-System (YMS)? · Was kostet ein Avisierungssystem?